Цифровой этикет: как общаться с коллегами, чтобы никого не бесить

Сегодня мы активно используем цифровые технологии, которые открывают перед нами множество возможностей для коммуникации и взаимодействия и повышают нашу продуктивность. Однако, чтобы эффективно использовать эти возможности и создать здоровую культуру цифрового общения, необходимо придерживаться норм делового этикета и проявлять уважение к собеседнику.

Цифровой этикет — это не просто набор формальных правил, но и важный инструмент для поддержания профессиональных и личных отношений в онлайн-среде. Это относительно новое явление, и многие стандарты и нормы общения в сети еще только формируются. Но, это не означает, что можно пренебрегать правилами хорошего тона. Поэтому важно проявлять понимание и терпимость к своим собеседникам. В некоторых случаях даже нужно озвучивать свои предпочтения и ожидания от виртуальных сообщений. Например, вы можете предупредить своего коллегу или начальника что после 6 вечера вы предпочитаете не обсуждать рабочие вопросы, чтобы подчеркнуть важность личного времени и баланса между работой и личной жизнью. 

Какие правила надо соблюдать в рабочих чатах?

Во-первых, правильно оформите свой профиль. Используйте настоящее имя и фамилию, актуальную фотографию, тогда коллегам будет проще найти вас в общем чате. Можете написать вашу должность и прикрепить номер телефона.

Обязательно перед отправкой сообщения или репоста, проверяйте, куда именно вы публикуйте информацию, чтобы не было недоразумений.

Правила переписки в рабочих чатах могут помочь поддерживать профессиональное и эффективное общение в команде. Вот несколько советов, которых стоит придерживаться:

• Соблюдайте профессионализм. Всегда помните, что рабочие чаты предназначены для профессионального общения. Формулируйте мысли кратко и ясно. Избегайте слишком сложных аббревиатур или жаргонных выражений. Если вопрос касается одного-двух человек, пишите не в общий чат, а в личку.

• Следите за объемом информации. Избегайте многочисленных коротких сообщений подряд. Постарайтесь сгруппировать информацию в одно сообщение.

• Будьте внимательны к контексту. Прежде чем задать вопрос, убедитесь, что он не был уже обсужден ранее в чате. Прикрепляйте ответ к нужному сообщению, чтобы ответить конкретному человеку и он долго потом не искал нужную информацию.

• Не игнорируйте сообщения и не оставляйте их без ответа. Если заняты, скажите, что увидели сообщение и ответите позже.

• Не засоряйте чат спамом. Не публикуйте бесполезные сообщения, мемы или ссылки, которые не имеют отношения к работе.

• Пишите сообщения только в рабочее время. Постарайтесь не отвлекать коллег своими вопросами в неподходящее время, учитывайте их рабочий график. Будьте особенно внимательны, если вы работаете в разных часовых поясах.

• Не используйте голосовые сообщения. Прослушивать длительные голосовые сообщения утомительно и не всегда удобно. Если вы в данный момент не можете напечатать, воспользуйтесь функцией голосового набора, которая есть почти во всех смартфонах.

• Избегайте конфликтов. Если возникли разногласия, лучше обсудите их лично или в более приватном чате, а не публично. 
  

От соблюдения этих  правил зависит не только атмосфера в коллективе, но и скорость, с которой мы решаем рабочие задачи, и эффективность общения.

Как вести себя в рабочих онлайн митингах?

Онлайн конференции дают возможность объединить всех участников рабочего процесса со всех уголков планеты и помогают обеспечить эффективное и профессиональное проведение встреч и совещаний в виртуальной среде. Поэтому очень важно соблюдать следующие правила общения:

• Позаботьтесь о необходимых материалах и документах заранее, если они будут необходимы на конференции. Возьмите блокнот и ручку, если вам нужно будет что-то записать. Если вы ведете митинг, убедитесь, что все слайды и презентации готовы. 

• Подумайте о своем внешнем виде и окружении, которое видно в камеру. Постарайтесь избегать беспорядка и дополнительных отвлекающих элементов.

• Приходите на онлайн-митинг вовремя или немного раньше. Это проявляет уважение ко времени всех участников.

• Используете видео. Это позволяет людям видеть вас и улучшает обратную связь. 

• Во время онлайн встречи проявляйте уважение к выступающим, не перебивайте их и не отвлекайтесь на посторонние вещи. Дайте другим участникам тоже высказать свое мнение и задать вопросы.

• Если вы не говорите, убедитесь, что ваш микрофон выключен, чтобы избежать фонового шума и переговоров.

• Избегайте оскорбительных или агрессивных комментариев, даже если вы не согласны с чьей-то точкой зрения.

• Не занимайтесь посторонними делами и не отвлекайтесь на соцсети. Не ешьте перед камерой и не чавкайте в микрофон, через какое-то время это начнет раздражать ваших собеседников.

• Соблюдайте установленное время митинга. Если необходимо продлить обсуждение, уточните это с участниками и предупредите о расширении времени. В заключении встречи, подведите краткий итог и определите следующие шаги и ответственных за них.
  

Соблюдение цифрового этикета способствует более эффективному и приятному общению, это важно для успешного взаимодействия как на работе, так и в личной жизни.