Привычки, которые убивают продуктивность на работе

Иногда наше внимание распыляется из-за болтливых коллег или руководителей, которые нагружают нас постоянными заданиями. Но чаще всего, виной всему становятся наши ежедневные привычки. Исследования подтверждают, что отвлекаясь на звонки и электронную почту, мы теряем целых 23 минуты, прежде чем вновь войти в рабочий ритм. Это вызывает стресс и снижает удовлетворение от проделанной работы. Как же повысить продуктивность и выявить отвлекающие факторы? Сейчас расскажем.

Какие привычки вредят продуктивности?

Частые уведомления в телефоне

Исследования показывают, что частые уведомления могут отвлекать вас от работы, даже если вы не успели посмотреть содержание push-уведомления, а просто услышали звук оповещения или почувствовали вибрацию. В ходе экспериментов даже самые дисциплинированные люди проявляли снижение концентрации и внимания. Многие всегда держат телефон под рукой и, как только появляется свободный момент, инстинктивно тянутся к смартфону, чтобы просматривать Instagram или TikTok и тратить время впустую на ненужный контент.

Решение простое: настройте режим 'Не беспокоить' на своем смартфоне, который автоматически активируется во время рабочих часов. Таким образом, вы сможете игнорировать уведомления и избавить себя от соблазна посмотреть очередное видео или фото. Также можно установить определенное время, когда будете проверять соцсети, например, каждые два часа по 5 минут. 

То же самое касается и почты — выделите время на проверку рабочих мейлов и ответы на них. Эта система поможет вам не отвлекаться на гаджеты и работать продуктивно.

Отсутствие организации

Беспорядок на рабочем месте может замедлить выполнение задач и увеличить время, затрачиваемое на поиск нужных документов или инструментов. Если ваш браузер всегда забит множеством открытых вкладок, у вас также могут быть проблемы с концентрацией. Поэтому старайтесь всегда структурировать документы и поддерживать порядок на рабочем месте. А если автоматизировать некоторые процессы, это сэкономит ваше время и поможет улучшить продуктивность.

Прокрастинация

Прокрастинация — это как собственная ловушка времени, в которую мы сами себя запускаем. Постоянное маневрирование и игнорирование обязанностей может привести к более серьезным последствиям, чем просто "срыв сроков". Это ухудшает качество нашей работы, вызывает стресс и подрывает нашу производительность.

Чтобы избавиться от прокрастинации, важно установить четкие цели и сроки, а затем придерживаться намеченного плана. Составьте расписание и список дел на каждый день. Заранее определите, что и когда вы собираетесь делать. Разбейте сложные задачи на более мелкие, чтобы быстрее достигать результата.

И помните, если долго не получается сосредоточиться, просто переключитесь на другую задачу. 

Излишняя многозадачность

Сегодня все говорят о многозадачности. Кажется, что чем больше задач человек выполняет одновременно, тем он более продуктивен и организован. Однако на практике это часто приводит к ухудшению качества и замедлению работы, а также к большему числу ошибок и времени, затраченному на переключение между задачами.

Многозадачность может также вызвать стресс и истощение, негативно сказываясь на физическом и эмоциональном состоянии. Сосредоточьтесь на одной задаче, и вы увидите значительное улучшение своей продуктивности и результатов."

Отсутствие плана работы

Планирование позволяет увидеть весь объем работы и оценить, сколько времени и ресурсов потребуется для ее выполнения. Это помогает вам более эффективно управлять своим временем, избегать перегрузок и стресса.

Без плана человек может легко рассеивать свое внимание на разные задачи и детали, что приводит к неэффективному использованию времени. Он может начать одну задачу, затем переключиться на другую, и так далее, не завершая ничего значимого. Четкий план работы помогает установить приоритеты и сконцентрироваться на важных вопросах.

Работа без перерывов

Если вы трудоголик, постоянно перерабатываете и не следите за рабочим временем, будьте готовы к снижению эффективности. Недостаток перерывов может привести к чрезмерной физической и эмоциональной нагрузке, головным болям, бессоннице, чувству раздраженности и тревоге.

Исследования подтверждают, что правильно организованные перерывы могут улучшить эффективность и повысить уровень удовлетворенности на рабочем месте. Поэтому рекомендуется делать небольшие паузы каждые два часа, продолжительностью около 10 минут. Важно во время такого отдыха отвлекаться от рабочих задач и переключаться на что-то другое, чтобы разрядить ум и расслабиться.

Не умейте говорить “нет”

Когда человек не способен отказать, он может упускать возможности для реализации своих идей и достижения карьерных целей. Такой сотрудник будет постоянно принимать на себя дополнительные обязанности, что может увеличивать его рабочую нагрузку и снижать качество работы.

Умение говорить "нет" важно для того, чтобы устанавливать границы, эффективно управлять временем и ресурсами, а также сохранять баланс между личной жизнью и работой. Это позволяет повысить продуктивность и качество работы, а также улучшить качество жизни.

Перфекционизм

Перфекционисты могут уделять слишком много времени и внимания мелочам, что замедляет выполнение задач и процессов. Они стремятся к идеальному результату, который в реальности не всегда необходим. Это снижает производительность и эффективность. 

Чтобы качественно выполнять работу, разрешите себе быть гибкими и открытыми к компромиссам. Помните, что иногда "хорошо" может быть достаточно, и не всегда необходимо добиваться "идеально". Не бойтесь допускать ошибки и учиться на них. Управляйте стрессом и беспокойством: медитация, глубокое дыхание и релаксация могут быть полезными методами.

Неумение делегировать обязанности

Делегирование позволяет рационально распределить ресурсы и управлять временем, снижая нагрузку на одного сотрудника и увеличивая производительность команды. Также это дает возможность всем работникам развивать свои навыки и опыт, беря на себя новые задачи и ответственность.

Игнорирование этого аспекта может привести к стрессу, выгоранию и ухудшению физического и психологического здоровья. Вы также ограничиваете собственный профессиональный и карьерный рост, так как нет времени на изучение новых навыков.

Профессиональное выгорание

Люди, страдающие от выгорания(burnout), обычно испытывают физическое и эмоциональное истощение, что снижает их энергию и мотивацию. Это приводит к ухудшению производительности и качеству работы. Также снижается концентрация, внимание к деталям и способность принимать взвешенные решения. Выгорание ограничивает способность к творчеству и инновациям. Такое состояние  может привести к конфликтам и ухудшению отношений с коллегами, начальством или клиентами. Это влияет на коллектив и рабочую атмосферу.

Что делать? Выработайте и придерживайтесь четких границ между работой и личной жизнью. Не работайте сверхурочно без необходимости и уделяйте время отдыху и релаксации. Регулярные перерывы и отпуск помогут восстановить физическое и эмоциональное здоровье. Сбалансированное питание, физические упражнения и нормальный сон помогут укрепить физическое состояние и уменьшить стресс.

Для организации выгодно бороться с выгоранием и поддерживать физическое и психологическое благополучие своих сотрудников. Это поможет сохранить производительность, качество работы и уровень удовлетворенности на рабочем месте.

Продуктивность играет ключевую роль в достижении целей, поэтому важно отказаться от вредных привычек, которые снижают её! Это поможет достичь лучших результатов и максимально использовать ваш потенциал.

Как распределять время, чтобы все успевать на работе?

• Составьте список задач. Начните с составления списка всех задач, которые вам предстоит выполнить. Это включает в себя и срочные, и более долгосрочные задания.
• Установите приоритеты. Оцените каждую задачу и установите приоритеты. Решите, какие задачи являются наиболее важными и срочными, и начните с них.
• Используйте методы управления временем. Изучите различные методы управления временем, такие как метод "Помидора" (Pomodoro), матрица Эйзенхауэра и другие. Эти методы помогут вам более эффективно использовать свое время.
• Соблюдайте баланс. Помните о важности равновесия между работой и личной жизнью. Уделяйте время для отдыха и релаксации.
• Используйте технологии и инструменты. Используйте программы и инструменты, которые помогают вам управлять задачами и временем.
• Оценивайте и анализируйте. Регулярно оценивайте свой прогресс и анализируйте, что можно улучшить в вашем методе управления временем.

Соблюдение этих принципов и методов поможет вам более эффективно распределять время и успешно справляться со всеми задачами на работе.