Правила деловой переписки: как составлять и оформлять электронные письма

Сегодня коммуникация даже по рабочим вопросам часто проходит в режиме онлайн, поэтому важно знать базовые правила деловой переписки и уметь правильно составлять электронные письма. Это не только делает наше общение более эффективным, но и помогает создавать положительное впечатление. 

Каким должен быть электронный адрес?

Тема и адресат — элементы делового письма, по которым пользователь принимает решение - тратить свое время на прочтение или нет. Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура организации.

Название почты не должно содержать милых прозвищ. Избегайте слов, никак не относящиеся к работе, чтобы вас воспринимали всерьез. 

Профессиональные адреса электронной почты:

• nume.prenume@gmail.com
• anastasia.casian@gmail.com

Адреса, которые нельзя использовать:

• pupsik@gmail.com
• papusicaluiiubi@gmail.com

Если работник обращается от имени бренда, рекомендуется пользоваться корпоративной почтой.

Структура делового письма

1. Тема письма

Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Это облегчает работу с электронной почтой и помогает адресату понять что содержит письмо, и насколько это для него важно. Тема письма должна быть краткой и понятной. Например: «Договор на согласование», «Материалы для подготовки презентации на тему X».

2. Приветствие

Обязательно пишите приветствие перед основным текстом письма. При обращении к незнакомому человеку  рекомендуется начинать с фразы «Здравствуйте!» или «Добрый день». Если вы знаете адресата, можете обратится к нему по имени. Иногда этикет электронной почты допускает более вольный стиль общения. К примеру, если вы работаете в молодёжной сфере или давно сотрудничаете с партнёром. 

3. Содержание

Правильно структурируйте свое письмо. Формулируйте предложения чётко и коротко. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. 

Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст, а саму информацию оформить в виде вложения.

Изображения, графики и текстовые документы также нельзя вставлять в текст письма. Их закрепляют вложением к письму или ссылкой. 

С осторожностью используйте смайлы, эмоджи и цветные шрифты. Для выделения слов используйте жирный шрифт или курсив, но не раскрашивайте письмо разными цветами.

4. Подпись

Согласно правилам email-этикета, письмо нужно заканчивать подписью. Обычно это фраза «С уважением» и имя с фамилией, также указывается должность и название компании. Не забудьте написать и контактные данные: номер телефона, мейл или название сайта, если вы пользуетесь корпоративной почтой.

Например:

Имя, Фамилия

Должность, название фирмы

————————————————

Телефон: 07xx xxx xxx 

E-mail: 

Website: www.delucru.md  

В большинстве почтовых сервисов предусмотрена функция автоматической подписи. Настройте её один раз и экономьте свое время.

Перечитывайте письмо перед отправкой, проверяйте грамматику и пунктуацию. Проверяйте, нет ли опечаток, не исправил ли некоторые слова Т9.

Чтобы избежать преждевременной отправки, пишите email «снизу вверх». Сначала прикрепляйте файл, потом составляйте сам текст письма, а затем вписывайте имя отправителя в адресную строку. 

Когда отвечать на письма?

По правилам этикета  время ответа на электронные письма не должно превышать 3-5 дней(если не указан другой срок, например, в госструктурах). Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если вам необходимо более длительное время для ответа или обсуждения, стоит сообщить об этом и объяснить причины задержки. Если в письме есть вложение, обязательно подтвердите, что вы получили его, и оно нормально открылось. 

Как отправить резюме по электронной почте, чтобы его прочли?

Структура письма с резюме, должна быть такой же как и при обычном мейле. Если вы отправляете CV через сайты поиска работы, вы пользуетесь облегченной формой отклика на вакансию, как, к примеру, на сайте delucru.md. 

Но, если вы решили отправить CV напрямую, обязательно заполните все поля. Отправлять работодателю пустое письмо с приложенным к нему резюме уже давно считается дурным тоном. Используйте тело сообщения для размещения в нем сопроводительного письма.

Никогда не называйте прикрепленный файл просто «резюме.doc». Лучше указать свое имя и название вакансии. 

Пример

Здравствуйте! 

Прошу рассмотреть мою кандидатуру на вакантную позицию... и ознакомиться с моим резюме во вложенном файле. 

С уважением, …

Тел:

E-mail: 

Этикет в переписке – это не только способ показать свое уважение, но и отличный рабочий инструмент, который сделает деловое общение более эффективным.