Offboarding персонала: безболезненное увольнение сотрудников

Каждая компания стремится собрать команду мечты и обеспечить ей отличный старт с помощью качественного онбординга. Однако, мало кто уделяет внимание процессу завершения рабочих отношений. 

В этой статье мы расскажем вам о важности offboarding — ключевом моменте в управлении персоналом, который помогает вашей компании создать положительные впечатления, даже когда сотрудники покидают компанию.

Что такое оffboarding?

Offboarding – увольнение сотрудника (как по его собственному желанию, так и по решению компании) и ряд бизнес-процессов, связанных с ним. Даже если уход происходит по взаимному согласию, это стресс для обеих сторон. Особенно если сотрудник проработал в компании несколько лет. 

Процесс оффбординга начинается с принятия решения об уходе сотрудника до его последнего рабочего дня, а иногда и дольше.

Offboarding - это больше, чем просто процедура. Это способ подчеркнуть вашу заботу о сотрудниках, поддержать их даже после ухода и сохранить свою репутацию как работодателя.

Почему важен хороший оffboarding?

Оффбординг — это не просто юридическое оформление документов, это правильная выстроенная коммуникация и забота о сотрудниках. Важно понимать, что процесс увольнения можно рассматривать как возможность создать положительные эмоции как у уходящего сотрудника, так и у оставшихся коллег. Он имеет важное значение по нескольким причинам:

• Сохранение лояльности сотрудника. Красивое прощание и уважительное отношение к уходящему сотруднику помогают сохранить его лояльность к компании. Сотрудник останется доволен своим опытом и, возможно, даже даст рекомендации в будущем или посоветует вам высококлассных специалистов в штат.
• Важность HR-бренда и репутации. Компании осознают, что процесс оффбординга влияет на их HR-бренд и репутацию бренда. Уважительное отношение к уходящему сотруднику, учёт его пожеланий и нормальная коммуникация помогают предотвратить негативные отзывы и подчеркнуть уважение к каждому члену команды.
• Ценность каждого сотрудника. Когда компания проявляет заботу о своих уходящих сотрудниках, это создаёт впечатление, что каждый сотрудник имеет ценность. 
• Материал для анализа: Разбираясь в причинах ухода сотрудника, HR-специалист могут собрать ценные данные для анализа и улучшения процессов компании. Это помогает выявить слабые места и предпринять меры для их устранения.
• Продолжение отношений. Уход сотрудника не всегда означает окончание отношений. В некоторых случаях сотрудничество может продолжаться в новом качестве, например, клиента, партнёра или консультанта. Возможно, он даже вернется в команду, спустя некоторое время, поэтому следует сохранить хорошие впечатления. Это выгодно для компании, поскольку найм и адаптация бывшего сотрудника сопряжены с более низкими затратами по сравнению с поиском нового члена команды. Вернувшийся сотрудник уже знаком с корпоративной культурой и бизнес-процессами компании, что делает его интеграцию в коллектив и начало продуктивной работы более гладкими и эффективными.
• Предотвращение претензий и штрафов: Процедура оффбординга, проведенная в соответствии с законодательством и корпоративными политиками, помогает избежать возможных претензий и юридических штрафов.

Чтобы все остались довольны, несмотря на мелкие разногласия, необходимо построить процесс увольнения так, чтобы позитивное впечатление перекрыло негативное, и ваши отношения могли продолжаться, если это необходимо.

Как правильно выстроить процесс оффбординга?

Прежде чем сотрудник покинет компанию, необходимо убедиться, что все дела закрыты и ничего не упущено. Составьте чек-лист для сотрудника, который включает в себя следующие шаги:

• Создайте план оффбординга. Разработайте структурированный план, который включает в себя все необходимые шаги и этапы. План поможет вам убедиться, что ничего не упущено и что процесс пройдет гладко.
• Поблагодарите сотрудника за его вклад и работу в компании.
• Проведите exit Interview (или интервью при завершении трудовых отношений). 
• Дайте четкие инструкции к дальнейшим действиям.
• Помогите сотруднику аккуратно завершить текущие задачи и передать ключевую информацию коллегам. Хорошо, если увольняемый сотрудник лично введёт в курс дела другого работника. А если он работал с клиентами, важно, чтобы он передал их своему коллеге, написав соответствующие письма. Особо ценным клиентам рекомендуется позвонить лично;
• Проверьте, чтобы сотрудник возвратил все выданное компанией оборудование, ключи, бейджи, и другие материальные активы;
• Гарантируйте своевременную выплату зарплаты и других компенсаций, таких как отпускные. Соблюдайте все законодательные требования и обязательства.
• Предложите сотруднику рекомендательное письмо, которое может пригодиться при поиске нового места работы.
• Подчеркните, что даже при уходе, остаются возможности для будущего сотрудничества, будь то в качестве клиента, партнёра или даже вновь привлечённого сотрудника.
• Сообщите коллективу об уходе коллеги. И предоставьте ему возможность уведомить о своем уходе в социальных сетях и на профессиональных платформах.

Что такое Exit Interview и зачем оно нужно?

Exit interview — это беседа, которая проводится с уходящим сотрудником перед его окончательным увольнением. Главная цель Exit Interview — получить честную и откровенную обратную связь от уходящего сотрудника. Он может рассказать о своем опыте работы в организации, выразить свое мнение о рабочей среде, команде, руководстве, указать на проблемы и предложить улучшения.

Такой разговор помогает выявить основные причины, по которым сотрудник решает покинуть компанию. Это важно для оценки факторов, влияющих на текучесть кадров, и для предотвращения аналогичных ситуаций в будущем. Также интервью может помочь укрепить отношения и оставить положительное впечатление, даже при уходе. 

Exit interview — важная часть процесса оффбординга, которая позволяет компании извлекать пользу из опыта уходящих сотрудников и улучшать свою работу.

Какие вопросы следует задавать во время  Exit Interview?

• Почему вы решили уйти из компании? (Этот вопрос позволяет понять основные мотивы увольнения.)
• Назовите главные факторы, которые повлияли на ваше решение? (Здесь можно выявить конкретные проблемы или области, которые нуждаются в улучшении.)
• В каких отношениях вы расходитесь с командой? 
• Чувствовали ли вы поддержку со стороны своего непосредственного начальника и команды?
• Как бы вы оценили приверженность компании балансу между работой и личной жизнью?
• Дайте отзывы о рабочей среде и культуре компании? (Этот вопрос позволяет понять, насколько сотрудник считает рабочую среду подходящей и комфортной.)
• Есть ли какие-либо события или ситуации, которые повлияли на ваше решение? (Здесь можно узнать о конкретных событиях или проблемах.)
• Как компания могла бы улучшить условия работы или рабочие процессы? (Этот вопрос может привести к ценным предложениям по улучшению.)
• Расскажите об общих впечатлениях от работы в компании? (Здесь можно получить общую оценку опыта работы.)
• Оцените сильные стороны компании
• Что компания могла бы сделать, чтобы удержать вас? (Здесь можно получить рекомендации по удержанию сотрудников.)
• Были ли какие-либо конкретные проблемы или препятствия, которые мешали вам эффективно выполнять свою работу?
• Как вы оцениваете возможности профессионального развития в компании? (Этот вопрос позволяет понять, насколько сотрудник доволен возможностями карьерного роста.)
• Как бы вы описали друзьям работу в компании?
• Готовы ли вы в будущем рассматривать возвращение в компанию? На каких условиях?

Важно не только задавать вопросы, но и внимательно слушать сотрудника. Это поможет предрасположить работника к честному и открытому диалогу.

В каких случаях следую удерживать персонал?

Бывают ситуации, когда удержание сотрудника внутри компании является более выгодной стратегией, чем его увольнение. Каждый новый сотрудник может обойтись компании значительной суммой, которая включает в себя расходы на поиск, найм, обучение новичка и время, затраченное на адаптацию на новом рабочем месте. В подобных ситуациях, предложение сотруднику, который задумал сменить место работы, называется контроффер. Его нужно предлагать:

• Сотрудникам, работа которых важна для бизнеса и чей уход может повлиять на качество услуг или продуктов организации. Это не только топовые позиции, но и менеджеры или администраторы, чей уход может нарушить внутренние бизнес-процессы.
• Узкопрофильному специалисту, навыки которого настолько востребованы на рынке, что спрос на них значительно превышает предложение. Удержание таких сотрудников может сэкономить ресурсы и время, необходимые для поиска альтернатив.
• Сотрудникам, у которых есть доступ к конфиденциальным данным о компании или клиентской базе. Их удержание может предотвратить утечку важных данных.
• Если компания уже инвестировала значительные ресурсы в обучение и развитие сотрудника, удержание может помочь окупить эти инвестиции.

Учитывая, что затраты на найм и обучение новых сотрудников могут быть значительными, удержание текущего персонала может оказаться более экономически выгодным.

Как эффективно удерживать сотрудников?

• Оценка мотивов ухода. Важно правильно выяснить, почему сотрудник хочет уйти и какие мотивы лежат в его решении.
• Пересмотр условий труда. Предложите уходящему сотруднику пересмотр условий трудового договора, включая уровень заработной платы, бонусы и бенефиты. Мотивируйте его остаться.
• Карьерные перспективы. Подчеркните возможности карьерного роста и развития внутри компании.
• Работа над причинами. Работайте над устранением факторов, которые могли привести к решению сотрудника уйти.
• Открытая коммуникация. Всегда поддерживайте открытую и честную коммуникацию, чтобы сотрудник чувствовал, что его ценят и уважают.

Правильный подход к контрофферу помогает компании сохранить ценные кадры и сэкономить ресурсы, которые могли бы быть потрачены на поиск и обучение новых сотрудников.

Помните, увольнение — это  естественный этап в развитии как сотрудников, так и компании. Оно не всегда оказывает негативное воздействие на HR-бренд компании и, на самом деле, может даже его укрепить, при условии правильной организации процесса. Главное, не воспринимать увольнение как личную обиду, а сосредоточиться на оффбординге построении хороших отношений, которые принесут значительные выгоды как компании, так и уходящему сотруднику.