Как организовать отпуск сотрудников без нарушений?

Декабрь — время планирования отпусков. Помимо годовых отчётов и планов на новый год, руководителям нужно не забыть о составлении графика отпусков. В 2023 году в Трудовом кодексе появились важные новшества, о которых мы расскажем в этой статье.

Три ключевых момента при планировании отпусков

Все сотрудники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней, не считая праздничных дней. Для работников некоторых отраслей национальной экономики, таких как образование, здравоохранение и государственная служба, законом может быть установлена иная продолжительность ежегодного отпуска (исчисляемая в календарных днях).

Согласно статье 115 ТК РМ, отпуск может быть предоставлен полностью или разделен на части по письменному заявлению работника. При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

С 2023 года график отпусков на следующий год можно планировать до конца текущего года по согласованию с представителями работников (статья 116 ТК). Ранее это было обязательным требованием и осуществлялось не позднее чем за две недели до конца года.

Важно: в 2025 году составлять графики отпусков не обязательно, за исключением случаев с неиспользованными отпусками за 2024 год.

Соответственно, каждая организация решает, утверждать или нет этот график. Решение будет зависеть от ряда факторов (размер организации, количество работников, технологический процесс производства, сфера деятельности и т. д.), чтобы избежать простоев и не допустить одновременного ухода в отпуск большого числа сотрудников.

Однако, отсутствие обязательного графика означает, что работодатель не вправе принуждать работника к определенному периоду отпуска, а сотрудники могут подавать заявления на отпуск в удобное для них время. 

Как можно получить дополнительный оплачиваемый отпуск в Молдове, читайте в этой статье. 

Грамотное планирование отпусков поможет сохранить баланс между интересами компании и сотрудников, поддерживая стабильную и эффективную работу.

Однако не все так просто, как кажется на первый взгляд.

Новые изменения в статье 118 Трудового кодекса

С апреля этого года в статью 118 Трудового кодекса внесены важные изменения. Если работник по уважительным причинам, подтвержденным документально, не смог воспользоваться своим ежегодным отпуском в соответствующем календарном году, работодатель обязан предоставить неиспользованный отпуск в течение двух лет. При этом необходимо получить согласие работника, а отсчет начинается с года, следующего за тем, в котором отпуск должен был быть предоставлен.

Кроме того, неиспользованный в течение двух лет отпуск будут аннулировать. Это значит, что ежегодного отпуска, накопленные или неиспользованные работниками в течение двух лет, будут считаться погашенными. 

По окончании каждого календарного года работодатель должен:

1. Сообщить работнику в письменной форме (на бумажном носителе или в электронном виде):

• количество дней начисленного/неиспользованного ежегодного отпуска;
• срок его окончания.

2. Издать приказ об использовании неиспользованных дней отпуска на основе взаимно согласованного графика.

Обратите внимание! Необоснованный отказ работника от использования начисленного или неиспользованного отпуска по согласованному графику является недействительным.

Помните! Необоснованный отказ работника = аннулирование неиспользованного отпуска. Данное положение обязывает работника использовать все дни ежегодного отпуска, которые не были использованы в соответствии с предыдущими ежегодными графиками.

Вот что необходимо сделать до конца 2024 года

1. Обязательно: составить график начисленных/неиспользованных ежегодных отпусков по состоянию на 01.04.2024.
2. Обязательно: составить график начисленных/неиспользованных ежегодных отпусков по 31.12.2024.
3. По желанию: составить график отпусков на 2025 год.
   

Теперь планирование стало понятнее и структурированнее, не так ли?

Важно помнить: период и продолжительность ежегодного отпуска, указанные в графике, могут быть изменены по просьбе работника с согласия работодателя, при условии учета потребностей учреждения и особенностей его функционирования. Работникам, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам, ежегодный отпуск предоставляется одновременно с отпуском жены на основании их письменного заявления.

Рекомендации по составлению графика отпусков

В соответствии с коллективным договором № 19/2020, всем учреждениям, независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы, рекомендуется использовать предложенную модель графика ежегодных отпусков. Однако организации вправе применять и альтернативные методы эффективного планирования отпусков.

Чтобы упростить процесс, мы рекомендуем сначала поговорить с сотрудниками, а затем приступить к заполнению шаблона. Не забывайте о неиспользованных отпусках сотрудников, которые можно присоединить к ежегодному отпуску в следующем году или запланировать на другие периоды. В этом случае вы можете составить общий график, в котором должны быть указаны тип отпуска (ежегодный или неиспользованный отпуск за предыдущие годы) и период. График должен содержать следующую информацию:

• Название учреждения;
• Фамилия, имя работника;
• Занимаемая должность;
• Месяц(ы), в котором(ых) будет предоставлен отпуск;
• Рабочий год, за который предоставляется отпуск;
• Продолжительность основного ежегодного отпуска (в календарных днях);
• Продолжительность дополнительного ежегодного отпуска (в календарных днях);
• Общая продолжительность ежегодного отпуска (в календарных днях). 

График ежегодных отпусков утверждается приказом (или положением, решением) руководителя организации, отдела или HR с указанием его фамилии, имени, отчества и подписью.

Хотя Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок для утверждения графика отпусков, в целях планирования неиспользованных отпусков рекомендуется утвердить приказ до конца текущего года.

Согласно статье 116 Трудового кодекса, утвержденный график отпусков должен быть доведен до сведения сотрудников под подпись или другим способом, который подтверждает, что они были уведомлены, в течение 10 рабочих дней с момента утверждения документа.

Когда и как предоставляется отпуск?

Согласно статье 117 ТК РМ, за время ежегодного отпуска работнику выплачивается отпускное пособие, которое не может быть ниже среднего заработка за данный период.

Важно! Отпускные должны быть выплачены работодателем не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска, или в иной день, согласованный сторонами, но не позднее дня выплаты заработной платы за месяц, в котором предоставлен отпуск.

Метод расчета отпускных регулируется исполнительной властью и установлен Постановлением Правительства № 426/2004.

Для расчета отпускных необходимо определить средний заработок за один календарный день на основе трехмесячного расчетного периода. Это значит, что в расчет берется заработная плата, начисленная за последние три месяца.

Порядок расчета:

1. Средняя зарплата за один рабочий день определяется делением общей заработной платы за три месяца на количество фактически отработанных рабочих дней за этот период.
2. Средняя зарплата за календарный день рассчитывается путем умножения средней зарплаты за рабочий день на коэффициент. Коэффициент определяется как отношение количества рабочих дней в расчетном периоде к количеству календарных дней за этот же период.

Таким образом, отпускные зависят от вашей заработной платы за последние три месяца и количества отработанных дней.

Если вы хотите рассчитать отпускные самостоятельно, воспользуйтесь пошаговыми инструкциями, приведенными в этой статье.

В случае смерти работника его заработная плата, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, выплачивается в полном объеме супругу (супруге), совершеннолетним детям или родителям. При их отсутствии средства передаются другим наследникам в соответствии с действующим законодательством. Более подробную информацию, вы найдете в этой статье. 

Выводы

До 2023 года составление графика ежегодных отпусков было обязательным. Но с прошлого года это требование было отменено. 

Внимание! Неиспользованный ежегодный отпуск не может быть заменен денежной компенсацией, за исключением случаев расторжения трудового договора.

Продолжительность отпуска по болезни, отпуска по беременности и родам, а также учебного отпуска не включается в ежегодный отпуск. Если ежегодный отпуск полностью или частично совпадает с одним из указанных отпусков, работник имеет право перенести его на другой срок или продлить. Для этого необходимо письменное заявление работника и соглашение сторон. Отпуск продлевается на количество дней, указанных в документе, оформленном в установленном порядке, о предоставлении соответствующего отпуска в том же календарном году.