Имеют ли право работодатели требовать копию паспорта при приеме на работу?

Один из наших видеороликов на тему предоставления копии удостоверения личности при трудоустройстве вызвал оживленное обсуждение в интернете. Поэтому мы решили прояснить данный вопрос. Часто HR-специалисты запрашивают копию удостоверения личности у кандидатов, хотя для трудоустройства требуется только ограниченный объем персональных данных. Работодатели аргументируют эту практику необходимостью проверки наличия судимости. Однако эксперты рекомендуют вместо копии удостоверения личности запрашивать справку о несудимости, что является более корректным и законным способом проверки.

Что говорит закон?

Закон № 133/2011 о защите персональных данных регулирует общую нормативную базу, которая устанавливает основные условия обработки персональных данных для государственных органов и организаций, которые самостоятельно или совместно с другими определяют цели и методы их обработки. В соответствии с законом, обработка персональных данных осуществляется на законных основаниях, предусмотренных статьями 4 и 5.

Статья 4 устанавливает, что персональные данные должны:

• обрабатываться корректно и в соответствии с положениями закона;
• собираться для объявленных, явных и законных целей и в дальнейшем не обрабатываться каким-либо образом, несовместимым с этими целями.;
• быть адекватными, относящимися к делу и не быть избыточными в отношении целей, для которых они собираются и/или в дальнейшем обрабатываются;
• быть точными и – если необходимо – актуализироваться;
• храниться в форме, позволяющей идентификацию субъектов персональных данных не долее, чем это необходимо для целей, для которых данные собирались и впоследствии обрабатывались.

Согласно статье 5, обработка данных осуществляется с согласия субъекта. Однако, согласие не требуется в случаях, когда обработка необходима для:

• для выполнения договора,стороной которого является субъект данных, или для действий до заключения договора по его просьбе;
• для выполнения предусмотренного законом обязательства контроллера;
• для защиты жизни, физической целостности или здоровья субъекта персональных данных;
• выполнения задач в общественных интересах или реализации официальных полномочий контролёра;
• в целях обеспечения законных интересов контролера или третьей стороны, которой раскрыты персональные данные, кроме случаев, когда такие интересы перекрываются интересами или основными правами и свободами субъекта персональных данных;
• для статистических целей или целей исторических или научных исследований, при условии, что персональные данные останутся анонимными в течение всего периода обработки;
• для обмена данными в соответствии с действующим законодательством об обмене данными.

Статья 9 регулирует обработку идентификационных данных, таких как государственный идентификационный номер (IDNP) и отпечатки пальцев, которая возможна только при наличии согласия субъекта или прямого указания закона.

«Запрос копии удостоверения личности для подтверждения личности заявителя, например, при подаче заявления или заключении договора, часто не оправдан с точки зрения цели сбора данных. Личные данные в копии документа могут быть лишними для конкретной ситуации. В таких случаях следует скрывать информацию, которая не нужна для выполнения задачи», — говорится в эксклюзивном ответе Национального центра по защите персональных данных для delucru.md.

Как можно предотвратить мошенничество?

Национальный центр по защите персональных данных предупреждает, что данные, содержащиеся в копиях удостоверений личности, представляют собой повышенный риск, поскольку могут иметь юридические последствия на протяжении длительного времени, в некоторых случаях даже после смерти правообладателя. Без строгого контроля такие копии могут быть использованы в иных, незаконных целях, отличных от первоначальных.

«В связи с этим, в соответствии с положениями ст. 4 п. (1) лит. c) Закона № 133/2011, персональные данные должны обрабатываться корректно и в соответствии с положениями закона. Национальный центр по защите персональных данных рекомендует физическим лицам при подаче заявлений указывать только необходимые данные, такие как IDNP, номер и дата выдачи удостоверения личности. При необходимости ответственные лица могут проверить корректность данных через государственные информационные реестры», — говорится в официальном ответе учреждения на запрос delucru.md.

Самые распространенные мошеннические схемы при поиске работы, смотрите в этой статье. 

А как насчет права работодателей?

Организации имеют право на обработку персональных данных, содержащихся в удостоверении личности, если это предусмотрено законом.

Примером такого регулирования служит Положение о замещении государственных должностей по конкурсу, утвержденное Постановлением Правительства № 201/2009, которое предусматривает, что кандидаты в срок, указанный в информации об условиях проведения конкурса, представляют лично, по почте или по электронной почте конкурсное досье, следующие документы:

• форму заявки, указанную в приложении к Постановлению; 
• концепцию институционального развития, отражающую видение кандидатом приоритетов и основных направлений развития органа государственной власти; 
• копия документа, удостоверяющего личность; 
• копии дипломов и сертификатов о прохождении курсов повышения квалификации и/или специализации; 
• документальное подтверждение профессионального опыта; 
• медицинская справка, если в должностной инструкции указаны особые требования к здоровью; 
• справка об отсутствии судимости; 
• свидетельство о волонтерской деятельности, если кандидат считает это необходимым. 

В то же время статья 57 Трудового кодекса устанавливает, что при заключении индивидуального трудового договора кандидат предъявляет работодателю следующие документы: 

• удостоверение личности или иной документ, удостоверяющий личность;
• диплом об образовании, квалификационное свидетельство, подтверждающее наличие специальной подготовки, – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или качеств;
• медицинское заключение – в случаях, предусмотренных действующим законодательством;
• декларацию под личную ответственность о том, что в период деятельности на предыдущих местах работы не нарушало положений части (2) статьи 7 Закона об оценке институциональной неподкупности №325 от 23 декабря 2013 года, за исключением случаев, когда лицо поступает на работу впервые.

Таким образом, Трудовой кодекс однозначно устанавливает, что работодатель не имеет права требовать от кандидатов на работу документы, не предусмотренные законодательством.

«При таких условиях контролер персональных данных имеет право собирать и хранить копии удостоверений личности только в случае, если это предусмотрено нормативным актом, и при условии строгого соблюдения требований по конфиденциальности, безопасности, срокам хранения и дальнейшему удалению или уничтожению данных», — подчеркнул Национальный центр по защите персональных данных в ответе для delucru.md.

Почему полезно быть «сдержанным» в Интернете?

С развитием социальных сетей, таких как Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok и других, наша социальная жизнь претерпела кардинальные изменения, превратившись в мощный инструмент для общения, обмена контентом и продвижения информации. Однако, несмотря на все преимущества, открытое размещение личной информации в сети создает благоприятные условия для различных махинаций. 

Как соцсети могут повлиять на трудоустройство, читайте в этой статье. 

Личные данные, раскрытые в интернете, могут стать мишенью для недобросовестных рекламодателей, мошенников, злоумышленников, создающих фальшивые благотворительные фонды, киберпреступников и лиц, стремящихся нанести вред. Эти данные могут включать информацию о ваших интересах, привычках, политических взглядах и повседневной деятельности. Поэтому важно быть крайне внимательным при публикации личных данных, фотографий или видеоматериалов, а также при выборе тех, кому вы доверяете в социальных сетях.

Законодательные требования

Сбор и обработка персональных данных в интернете, как и в любых других сферах, должны осуществляться в строгом соответствии с законодательством. Национальный центр по защите персональных данных настоятельно рекомендует защищать свою частную жизнь, тщательно обдумывая, какую информацию вы публикуете или распространяете в сети.

Заключение

Национальный центр по защите персональных данных напоминает о необходимости быть бдительными при раскрытии или передаче персональных данных. Документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения личности, свидетельства о гражданском состоянии, банковские карты и т.д.), содержат конфиденциальную информацию, требующую защиты. Передача копий таких документов или внесение данных в документы для целей, не предусмотренных законом, может привести к их незаконному использованию и нанесению вреда владельцу.

Помните! Персональные данные должны обрабатываться честно, законно, собираться для конкретных и законных целей и не использоваться для других целей без согласия. Безопасность и конфиденциальность таких данных должны быть приоритетом для каждого из нас.