Каких сотрудников можно направить в командировку и как это оплачивается?

Если вас часто отправляют в деловые поездки или вы ищете работу, требующую командировок, важно разбираться в том, какие компенсации вам полагаются. Давайте разберемся, какие расходы включаются в состав суточных и командировочных выплат, чем они отличаются, каков их минимальный размер и что прописано в законе.

Что такое служебная командировка?

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне постоянного места работы.

Работнику, направленному в служебную командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и средней заработной платы, а также возмещение расходов, связанных с командировкой.

Как долго сотрудник может находится в командировке?

Работник может быть направлен в служебную командировку на срок не более 60 календарных дней в порядке и на условиях, предусмотренных статьями 174 – 176 ТК РМ. Этот срок может быть продлен на срок до одного календарного года только с письменного согласия работника и на основании отдельного срочного индивидуального трудового договора.

При откомандировании может быть изменена и специфика работы, но только с письменного согласия работника.

Откомандированный работник имеет право на возмещение транспортных расходов и расходов по найму жилья, а также на получение специального пособия в соответствии с положениями действующего законодательства, условиями коллективного и/или индивидуального трудовых договоров.

Лица, занимающие дипломатические, административно-технические должности или должности обслуживающего персонала в Министерстве иностранных дел и европейской интеграции, откомандировываются в порядке перевода соответственно на дипломатические или консульские должности, административно-технические должности или должности обслуживающего персонала в дипломатические представительства или консульские учреждения Республики Молдова.

Максимальный срок пребывания в дипломатических представительствах и консульских учреждениях в соответствии с частью (1) составляет: для глав дипломатических представительств и консульских учреждений – 4 года, для остальных работников – 3 года.

Кого нельзя направлять в командировки?

Не допускается направление в служебную командировку:

• людей, которым командировка противопоказана согласно медицинскому заключению;
• людей с тяжелым и выраженным ограничением возможностей;
• беременных женщин;
• одиноких родителей, имеющие детей в возрасте до четырнадцати лет, 
• работников, имеющих детей в возрасте до четырех лет или детей с ограниченными возможностями;
• людей, совмещающие отпуска по уходу за ребенком, предусмотренные статьей 126 и частью (2) статьи 127, с работой;
• работников, ухаживающих за больным членом семьи на основании медицинского заключения.

Эти категории сотрудников могут быть направлены в служебную командировку только с их письменного согласия. При этом работодатель обязан письменно ознакомить указанных работников с их правом отказаться от командировки.

Что такое командировочные и суточные расходы? Чем они отличаются?

Командировочные расходы — это расходы, выплачиваемые работнику за время его нахождения в служебной поездке. Сюда относят оплату билетов и проживание в гостинице. За эти расходы сотрудник отчитывается, подтверждая их документально, например, прикладывая к отчету чек из отеля и посадочный талон.

Суточные расходы — дополнительные финансовые затраты, возникающие во время служебных поездок. Сюда входят все платежи, которые не были предварительно согласованы с работодателем. Например, расходы на питание, разнообразные услуги и затраты на городской транспорт.  Работодатель обязан выплатить суточные за каждый день пребывания работника в деловой поездке. Эти выплаты могут быть как в национальной валюте (в случае внутренних командировок), так и в иностранной валюте (при командировках за границу).

“Суточные — это денежная сумма, которая предоставляется работнику во время его командировки для покрытия повседневных расходов. Все сотрудники, которые были направлены в командировку по указанию руководителя, имеют право на получение этих дополнительных средств и могут воспользоваться этой формой компенсации. Но не все пользуются такой возможностью",  — подчеркивает Михай Русу, бывший инспектор в Финансовой инспекции.

В каком случае не платят суточные?

Давайте вместе рассмотрим следующую ситуацию: торговый представитель из Кишинева, который должен ежедневно перемещаться и ездить в другие населенные пункты страны, курьер, доставляющий товары по Молдове, или уличный продавец — могут ли они получить “суточные” ? Ответ — НЕТ. 

Если сотрудник направлен в командировку всего на один день в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Тем не менее, если сотрудник остается на месте командировки по собственной инициативе после окончания рабочего дня и предоставляет документы о размещении, работодатель обязан возместить ему расходы на проживание.

Что входит в состав командировочных расходов? Что должен возместить работодатель в командировке?

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

• расходы на проезд туда и обратно;
• расходы по найму жилья;
• суточные;
• иные расходы, связанные с командировкой.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, утверждаются Правительством. Хозрасчетные предприятия могут устанавливать в коллективном трудовом договоре более высокие размеры возмещения указанных расходов.

Возмещение расходов при переезде на работу в другую местность

При переезде работника по предварительной письменной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

• расходы по переезду работника, членов его семьи, а также провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику необходимый транспорт);
• расходы по обустройству на новом месте жительства.

Как оплачиваются суточные в командировке?

Нормы выплат суточных для различных категорий сотрудников отличаются в зависимости от занимаемых должностей, цели и характера поездки. 

За дни выезда в командировку и прибытия суточные выплачиваются в размере 100 %  от установленных норм.

При откомандировании на один день в пределах Молдовы суточные не выплачиваются, а при откомандировании за пределы республики суточные выплачиваются в размере 50% от установленной нормы.

Если срок командировки за пределы Молдовы превышает 30 календарных дней, норма суточных за каждый дополнительный день превышения сокращается на 20%.

"Сотруднику выплачиваются суточные за каждый день, проведенный за границей. Даже если по прибытии самолет сотрудника приземляется в Кишиневе в 1:00 ночи, суточные полностью выплачивается за день прибытия. Компенсацию можно получить как до, так и после поездки",  — добавляет Михай Русу.

Что произойдет, если сотрудник оказывается в транзите более 24 часов или если ему приходится остановиться  в отеле из-за непредвиденных обстоятельств, на которые он не может повлиять?

В такой ситуации, предприятие обязано выплатить ему суточные в соответствии с установленной нормой для страны, через которую пролегает маршрут.

Если сотрудник направлен в командировку на конференцию, семинар или симпозиум, и организатор предоставляет ему финансовые средства для покрытия суточных расходов, стипендии или другие документально подтвержденные выплаты, тогда сотрудник не будет получать дополнительные деньги от своего работодателя. 

Если финансовые средства, предоставленные организатором, меньше, чем установленные нормы суточных, согласно постановлению Правительства РМ, работодатель должен будет компенсировать сотруднику разницу при предъявлении подтверждающих документов или официального уведомления от организатора. Также, если день отправления и/или прибытия не совпадает с периодом, на который были предоставлены финансовые средства организатором, в эти дни суточные будет выплачиваться работодателем. 

При откомандировании работника в две и более страны суточные за день переезда из одной страны в другую выплачиваются в размере 50 процентов в иностранной валюте и в соответствии с установленной предельной нормой расходов для каждой страны. За время задержки в пути без уважительных причин суточные не выплачиваются, и расходы за проживание не возмещаются.

"Сотрудник может быть отправлен в командировку руководителем организации или другим уполномоченным лицом на основании утвержденного приказа, с указанием цели, срока и места назначения. Направление сотрудника внутри Молдовы осуществляется на основании приказа или удостоверения на командировку. Для расходов, связанных с размещением и транспортом как внутри страны, так и за границей, сотрудник должен представить подтверждающие документы по возвращении", —  указывает Михай Русу.

К смете расходов прилагается информация, включающая следующие данные:

• фамилия, имя, отчество откомандированного работника;
• наименование страны происхождения;
• субъект, который он представляет;
• занимаемая должность;
• цель командировки;
• срок пребывания в стране.

“Обычно, когда сотрудник находится в официальной командировке, он предпочитает использовать общественный транспорт, такой как автобусы или поезда, чтобы добраться от вокзала или аэропорта до места проживания или места жительства. Возмещение стоимости такси возможно только в случае, если время прибытия или отправления делегата не соответствует графику общественного транспорта и предоставлены соответствующие документы о поездке. Таким образом, например, если время прибытия составляет 14:00, и сотрудник прибыл в отель на такси с аэропорта, эти расходы не подлежат возмещению со стороны организации”, — поясняет Михай Русу.

Однако частные фирмы, по договоренности, могут оплачивать такси в\из аэропорта.

Военнослужащим, прикомандированным к воинскому контингенту или к группе военных наблюдателей в зоне конфликта, выплачивается за период нахождения в контингенте суточные в размере 100% от установленного в стране за фактические дни пребывания в этой зоне.

 За период нахождения военнослужащих по контракту в лагерях, учебных центрах (курсах), на полигонах, на учениях на территории Республики Молдова, при участии в маневрах и учениях вне пунктов постоянной дислокации воинских частей и подразделений выплачиваются суточные в размере 50% от суммы, предусмотренной для сельских населенных пунктов Республики Молдова.

Какие еще расходы оплачивает работодатель?

Работнику, направляемому в командировку, возмещаются, согласно представленным им первичным документам, следующие расходы на:

• получение визы, а также на прописку с отметкой в паспорте и другие пошлины, связанные с их получением;
• комиссионные пошлины и сборы при обмене иностранной валюты, использовании кредитных карточек или чека в банке на соответствующую валюту;
• телефоны, интернет, служебные междугородные телефонные переговоры;
• обязательное медицинское страхование за рубежом;
• дорожные пошлины и другие специфические расходы при выезде работника автомобильным транспортом, не являющимся транспортом общего пользования;
• провоз багажа;
• медицинские услуги в условиях и случаях, предусмотренных Министерством здравоохранения, такие как вакцинация и приобретение медикаментов, специфических для стран и местностей с тяжело переносимым климатом, госпитализация и хирургическое вмешательство в случае острой необходимости (за дни госпитализации при этом суточные не выплачиваются);
• в связи со смертью откомандированного работника за границей и транспортировкой его тела на родину.

Как рассчитывается размер суточных в Молдове?

В отличие от многих стран, Молдова не имеет определенной формулы расчета суточных, как, например, в Румынии. Величина этой выплаты устанавливается согласно Регламенту о направлении сотрудников организаций на территории нашей страны. Таким образом, сумма выплат может различаться в зависимости от страны и возмещаться  в евро, долларах США или леях, если речь идет о командировке на территории Молдовы.

Однако при расчете суточных, которые должны быть выплачены сотруднику работодателем, необходимо прежде всего учитывать категорию персонала, продолжительность командировки и место назначения.

“Размер суточных зависит от страны и должности сотрудника. Если сотрудник относится к I категории, согласно Регламенту, что составляет  90% государственных служащих, установлена определенная сумма. В случае же, если сотрудник относится к II категории, например, в случае государственных должностей, согласно приложению к Закону № 199/2010 "О статусе лиц с государственными должностями", включая руководителей дипломатических миссий, советников Президента Республики Молдова, Президента Парламента или Премьер-министра, а также заместителей генеральных секретарей Парламента и др., выплата суточных будет выше",  — подчеркивает бывший инспектор Михай Русу.

Если речь идет о служебной командировке на территории Молдовы, суточные будут значительно ниже, чем выплата предусмотренная для командировки за границу. Так, для сотрудника, у кого намечена командировка в Кишинев, размер суточных составляет 130 леев, а для того, кто отправляется в Бельцы или Тирасполь —120 леев. Для любого другого города или села в стране установлена выплата в размере 100 леев.

Самые большие суточные предоставляются сотрудникам, отправляющимся в командировку в Японию. Они получают ежедневно 120 долларов. Сотрудникам госорганов будет выплачиваться дополнительная сумма в 20 долларов, то есть 140 долларов. Для служебных поездок в города Нью-Йорк и Вашингтон в Соединенных Штатах Америки предусмотрена выплата в размере 100 и 120 долларов, а для Швейцарии - 80 и 100 евро.

Самые маленькие суточные в размере 20 долларов предусмотрены для служебных поездок сотрудников на Мальдивы и в Мали. А средняя выплата составляет 25 долларов и предоставляется для командировок в Индию, Непал, Южную Африку, Бразилию, Камерун, Колумбию, Конго, Северную Корею, Коста-Рико, Эквадор, Филиппины, Гаити, Гонконг, Индонезию и др. В случае сотрудников госорганов, ставка увеличивается на 5, 10 и 20 долларов, в зависимости от направления.

Для стран и городов СНГ ставка варьируется от 30 до 40 евро. Для служебных поездок в Румынию предусмотрена выплата суточных в размере 30 евро, а в  Украину — 35 евро.

Могут ли работодатели предоставлять суточные в большем размере, чем предусмотрено законом? 

Ответ на этот вопрос положителен, только если речь идет о частных компаниях. Государственные организации обязаны соблюдать лимиты, установленные Регламентом.

Очевидно, что суточные в размере 25 долларов, о которых мы упомянули выше, едва покрывают сотрудникам расходы на питание, но не на общественный транспорт. Поэтому в таких случаях некоторые компании полностью или частично компенсируют эти расходы. Есть также компании, которые устанавливают фиксированную сумму выплат, независимо от того, в какой стране находится сотрудник.

"Обычно суточные в размере 30-40 евро, установленная для европейских стран, не покрывает расходы, поскольку фактически эта сумма предназначена на питание. Для частных компаний размер суточных не регулируется законодательством, это решение остается на усмотрение работодателя", — говорит Михай Русу.

Когда руководители могут сократить суточные выплаты? 

Ответ на этот вопрос дает бывший инспектор Финансовой инспекции Михай Русу: "Работодатель вправе уменьшить сумму суточных, если в счете отеля указано, что размещение стоило, например, 100 евро за ночь, а завтрак обошелся еще в 15 евро. В таких случаях работодатель может вычесть 15 евро из суточных. Однако это является более специфической практикой. Если стоимость завтрака не указана отдельно в счете, он рассматривается как часть расходов на размещение (командировочные), но не входит в состав суточных. Также бывают случаи, когда выплаты, предоставленные организаторами, могут быть ниже установленного предела, указанного в Регламенте по направлению сотрудников организаций Республики Молдова. В таких ситуациях разница может быть компенсирована работодателем".

Согласно законодательству, рабочим, руководителям и специалистам субъектов, направляемым в пределах территории Республики Молдова для выполнения работ в области информационных технологий, электронной и почтовой связи,  монтажных, наладочных, строительно-ремонтных и реставрационных работ, взамен суточных выплачивается в установленном порядке надбавка к тарифной ставке (должностному окладу). 

При осуществлении указанных работ за пределами Республики Молдова вопрос о выплате работникам суточных или надбавок к тарифной ставке (должностному окладу) решается руководителем соответствующих субъектов по согласованию с заказчиком. В этих случаях по договоренности между указанными сторонами размер суточных может быть уменьшен по сравнению с установленными нормами, в соответствии с Постановлением Правительства № 632 от 24 августа 1994 года.

Облагаются ли суточные выплаты налогами?

Согласно Налоговому кодексу РМ, компенсации, которые связаны с выполнением служебных обязанностей, не облагаются налогами. Сюда входят и расходы при командировках.

Но, если если суточные выплаты  превышают значения, указанные в приложении к Регламенту, за исключением ограничений на проживание, согласно положениям статей 18 и 20, сумма, на которую превышены указанные ограничения, подлежит налогообложению в соответствии со статьей 88 Налогового кодекса. 

Таким образом, если работник частной компании отправляется в страну, где установлен лимит в размере 30 евро, но работодатель выплачивает ему 50 евро в день, то 30 евро не облагается налогом, но остальная сумма в 20 евро подлежит налогообложению. Так как является дополнительным доходом.

Преимущества суточных выплат для сотрудников

Суточные выплаты выполняют две важные функции в организациях и компаниях: покрытие расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей, и стимулирование профессионального роста. Также они имеют ряд преимуществ:

• Удобное планирование бюджета: суточные позволяют компаниям более эффективно планировать будущие расходы;
• Устранение бумажной волокиты: суточные избавляют сотрудников от необходимости сохранять квитанции и чеки, и отчитываться за потраченные деньги;
• Минимизация документации: суточные способствуют сокращению дополнительной документации, как для компаний, так и для сотрудников.
• Прозрачность расходов: сотрудники могут заранее понять, сколько им нужно будет потратить перед началом деловой поездки.
  

Компенсации расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей, способствуют стимулированию сотрудников к участию в тренингах, мастер-классах и международных семинарах.

Тем не менее, выплаты суточных также могут быть использованы неэффективно. Разнообразные исследования, проведенные по всему миру, подтверждают, что в некоторых случаях эта финансовая помощь расходуется без определенной цели или не оказывает ожидаемого воздействия.

Некоторые сотрудники могут участвовать в мероприятиях, проводимых на незнакомых им языках, лишь для того, чтобы получить суточные, или принимают участие в различных форумах, даже если их присутствие не является обязательным, обоснованным или актуальным. 

В заключение, суточные выплаты играют ключевую роль в обеспечении комфорта и финансовой поддержки сотрудников во время командировок и служебных поездок. Они не только позволяют покрыть расходы на питание и перемещение, но и стимулируют профессиональное развитие, повышают мотивацию и эффективность работы. Важно, чтобы как работодатели, так и сотрудники хорошо понимали правила таких выплат, чтобы избежать недоразумений и недопониманий.