Что такое онбординг и как он может изменить ваш бизнес? Практическое руководство для каждого работодателя. 

Исследования подтверждают: 90% сотрудников решают, останутся ли они в компании, в первые шесть месяцев работы, еще 22% уходят в первые 45 дней после найма, а 4% даже не возвращаются после первого рабочего дня. Как не допустить таких потерь? Ответ прост: внедрите эффективный процесс онбординга для новых сотрудников. Рассказываем что это за процесс, зачем он нужен и как его правильно проводить.

Онбординг — это ключевой этап интеграции нового сотрудника в вашу компанию. Этот процесс позволяет не только познакомить нового коллегу с корпоративной культурой и политикой вашей фирмы, но и сделать его эффективным и ценным членом вашей команды.

Чтобы лучше понять, давайте проведем аналогию с полетом на самолете. С первых минут вас дружелюбно встречают, помогают найти место и донести ручную кладь, следят, чтобы ваш полет был комфортным и вы безопасно добрались до места назначения. Онбординг делает то же самое, помогает человеку адаптироваться на новом рабочем месте, познакомиться с коллективом, корпоративной культурой, узнать правила организации.

Онбординг помогает компаниям в нескольких ключевых аспектах:

• Понимание их ролей и обязанностей;
• Обучение и вовлечение в рабочие процессы.;
• Знакомство с командой и налаживание коммуникаций
• Адаптация;
• Знакомство с структурой,  политикой и правилами компани.

Успешная интеграция новых работников способствует повышению эффективности управления персоналом, ускоряя достижение целей. Чем быстрее новичок освоится, тем быстрее начнет показывать высокие результаты. И чем  более гладко протекает процесс онбординга для нового сотрудника, тем выше вероятность того, что он станет эффективным работником и надолго останется в компании.

Удержание сотрудника обходится компании дешевле, чем найм нового, поэтому стоит вкладывать в качественных сотрудников с самого начала. Внедрение программы онбординга приносит пользу каждому работодателю, помогая предотвратить высокую текучесть кадров. Эта проблема негативно влияет на весь бизнес и не дает раскрыть потенциал компании.

Как известно, высокая текучесть персонала мешает формированию стабильной, хорошо организованной и слаженной команды. Онбординг позволяет вовлечь сотрудников  в организационные процессы с первого дня работы и повысить их лояльность. Какой работодатель не стремится к этому? Мы убеждены, что каждый.

В чем разница между инструктажем и онбордингом?

На первый взгляд, разница между инструктажем и онбордингом может показаться незначительной. Однако на практике они играют совершенно разные роли и имеют существенное влияние на успех компании.

Инструктаж, как правило, предоставляет базовую информацию новым сотрудникам в первые дни работы. Это важно, но недостаточно для интеграции в культуру компании и максимальной производительности.

В то время как онбординг — это непрерывный процесс, который начинается задолго до первого дня на работе и продолжается так долго, сколько это необходимо. Хорошая программа онбординга призвана максимально облегчить процесс адаптиции и почувствовать себя полноценным членом команды.

Довольно часто руководители недооценивают важность процесса адаптации и сводят его к формальной процедуре. Однако онбординг — это не просто выдача ноутбука и показ места работы. Это означает полное введение сотрудника во все важные аспекты, с которыми он столкнется в ходе своей рабочей деятельности. Это позволяет новичку начать свою работу без лишнего  стресса, а руководителю — получить специалиста, который останется в компании на длительное время.

Первые впечатления о вашей компании важны для удержания сотрудников. Инструктаж может фактически быть частью процесса онбординга, но онбординг выходит за рамки простой информационной сессии.

Сколько длиться процесс онбординга?

Длительность этого процесса может варьироваться от 90 дней до целого года. Это зависит от размера компании, занимаемой должности и обязанностей, которые выполняет новый сотрудник, а также от уровня поддержки, необходимой ему для успешной адаптации. Стоит помнить, что процесс найма не заканчивается моментом подписания контракта и первым рабочим днем. Онбординг — это долгосрочный процесс, который должен удержать сотрудников, повысить вовлеченность в компанию и уровень удовлетворенности работника и, самое главное, увеличить производительность.

Исследования показывают, что компании могут улучшить уровень удовлетворенности сотрудников, расширив процесс онбординга в первый год работы. Тогда работники становятся более эффективными, чувствуют себя комфортно на рабочем месте, понимают, к  кому обращаться с вопросами и проблемами, успешно адаптируются к бизнес-процессам и строят крепкие отношения с коллегами.

Несмотря на признание многими HR-специалистами необходимости продолжительного процесса адаптации, недавние мировые исследования выявили, что большинство менеджеров по найму и HR-специалистов уделяют всего около месяца на онбординг новых сотрудников. 

И хотя целый год может показаться излишне длительным периодом для инвестиций в новых сотрудников, в долгосрочной перспективе это может оказаться правильным решением. Расширенное обучение делает сотрудников более квалифицированными, что, в свою очередь, приносит пользу вашей компании. Вовлеченные работники получают свои собственные преимущества, включая улучшение качества и объема производства. Это способствует улучшению работы всей команды, повышает репутацию компании и ее финансовое состояние.

Этапы онбординга

Без разницы, будет ли новый сотрудник проходить процесс онбординга удаленно или в офисе, общие этапы остаются неизменными:

Подготовка к приему на работу (Pre-boarding)начинается после принятия предложения о работе и завершается в первый рабочий день.

Ориентация обычно начинается в первый рабочий день и включает в себя знакомство с деятельностью компании и ее корпоративной культурой. Также этот этап включает:

• встреча нового сотрудника в первый рабочий день;
• знакомство с местом работы, рабочими инструментами и системами;
• обзор основных правил, процедур и ценностей компании.
• представление нового сотрудника коллегам и руководству.

Обучение (Training) проводится в течение первых трех месяцев и представляет собой:

• проведение обучения и тренингов, необходимых для выполнения рабочих обязанностей;
• получение знаний о продуктах или услугах компании;
• развитие специфических навыков, если это необходимо.

Интеграция — завершающая фаза онбординга, которая помогает сотруднику стать более продуктивным. Это включает в себя:

• предоставление регулярной обратной связи и оценок производительности;
• постепенная интеграция в команду и участие в проектах и задачах.

Оценка и адаптация: оценка результатов процесса и определение долгосрочных перспектив:

• проведение оценки процесса онбординга и его эффективности;
• внесение корректировок в программу онбординга на основе обратной связи;
• поддержание коммуникации с новым сотрудником для обеспечения его комфорта и успешной адаптации.

Постоянная поддержка (Ongoing Support): это не совсем онбординг, а разработка стратегии работы и повышение квалификации конкретного сотрудника, чтобы он чувствовал себя комфортно и оставался в компании как можно дольше.

• обеспечение постоянной поддержки и развития нового сотрудника в течение всего его пребывания в компании;

• проведение регулярных обзоров и разговоров о карьере для определения долгосрочных целей.

Эти этапы могут быть адаптированы под конкретные потребности компании и, но общая цель остается неизменной — обеспечить успешную интеграцию и адаптацию сотрудника в компанию.

Как должен проходить онбординг?

Pre-boarding(Пребординг)

Онбординг начинается ещё до официальной даты приема на работу сотрудника. Это период между подписанием предложения о работе и первым рабочим днем. На этом этапе HR-отдел и руководитель готовятся к приходу нового сотрудника, заказывая необходимое оборудование, пропуска и другие материалы. Этот этап также предоставляет возможность предоставить новому сотруднику важную информацию о компании, например, рассказать корпоративные правила, предоставить расписание рабочего дня.

Первый рабочий день.

Даже самый общительный человек может чувствовать себя неловко в новом коллективе, поэтому важно сделать все, чтобы он провел этот день комфортно. Главной целью первого рабочего дня состоит в том, чтобы ввести “новичка” в курс дела, рассказать о компании, познакомить с сотрудниками, назначить наставника.

Важно включить следующие шаги в план первого рабочего дня сотрудника:

• Встреча и приветствие. Встретьтесь с новым сотрудником и представьте краткий обзор дня.
• Знакомство с командой.  Познакомьте нового сотрудника с членами команды, чтобы он быстрее освоился.
• Выдача оборудования. Предоставьте необходимое рабочее оборудование или устройства, если они необходимы для его должности (это может быть сделано заранее, особенно если сотрудник работает удаленно).
• Доступ к необходимым программам. Предоставьте доступ к приложениям, программному обеспечению, корпоративной электронной почте и другим ресурсам компании.
• Подписание последних документов. Подпишите оставшиеся документы, связанные с трудоустройством нового сотрудника. Если необходимо, разработайте план отпусков.
• Экскурсия по офису (по желанию проведите экскурсию по офису, если это необходимо, чтобы новый сотрудник чувствовал себя комфортно на новом рабочем месте).
• Подробная информацию о компании. Расскажите о ценностях и миссии организации и поясните, как они влияют на работу всей команды.
• Встреча с руководителем. Назначьте встречу новому сотруднику с его руководителем для обсуждения его обязанностей и ответов на вопросы.

Некоторые компании также предоставляют новым сотрудникам приветственные наборы, в которые входят ежедневник, ручки, чашки с логотипом компании. Это не только улучшает первое впечатление о компании, но и передает ее корпоративные ценности. 

Первая рабочая неделя

В первую рабочую неделю важно обучить нового сотрудника , чтобы он успешно выполнял свои обязанности. Создайте план, который позволит новому сотруднику интегрироваться и начать работать на полную мощность уже с первой недели. Важно установить четкие шаги для достижения этой цели, сотрудничая с его руководителем. Здесь важно не перегружать новичка сразу же семинарами по продуктам компании и сложными задачами. Введение в новую должность должно происходить плавно и поэтапно.

В конце первой недели следует провести еще одну индивидуальную встречу с руководителем. Это позволит убедиться, что новый сотрудник удовлетворен своим рабочим местом и рабочей атмосферой. 

Первый месяц работы

По прошествии первой недели и в первом месяце работы на новом рабочем месте сотрудник начинает активно адаптироваться к окружению и более глубоко погружаться в операционные процессы компании. Этот период позволяет ему более полно ознакомиться с внутренними процедурами и лучше понять, как функционирует организация.

Конец первого месяца — время провести дополнительную проверку и убедиться, что у сотрудника нет никаких проблем, в том числе, касающихся его должности или рабочей среды. В этот время стоит попросить сотрудника поделиться своим мнением о процессе интеграции и спросить, что стоит улучшить.Кроме того, в течение первого месяца HR-специалистам рекомендуется проследить выплатили ли зарплату сотруднику и воспользовался ли он бонусами.

Второй месяц работы уделите особое внимание развитию отношений с коллегами и между различными подразделениями компании. В это время постепенно устанавливаются связи, и сотрудник начинает глубже понимать особенности организации.

Также работодатель может провести дополнительную встречу  с сотрудником, в котором обсуждаются его впечатления о работе и взаимодействии с командой. Это не оценка рабочей деятельности, а возможность для сотрудника поделиться своими мыслями и удостовериться, что его опыт соответствует его ожиданиям.

Третий месяц работы

На третий месяц работы сотрудник уже должен почувствовать уверенность, успешно выполнять задачи и завершать проекты. Важно, чтобы новые сотрудники видели перспективу развития в компании и чувствовали, что они могут строить свою карьеру. Замечательно, если у вас есть план развития для конкретного сотрудника, это покажет вашу заинтересованность в нем. Взамен, вы получите лояльного, мотивированного работника, который будет стремиться к достижению своих профессиональных целей внутри компании. Это создает выигрышную ситуацию для обеих сторон, где сотрудник растет и развивается вместе с компанией, принося пользу ей своими усилиями и преданностью.

В течение этого периода сотрудник должен продемонстрировать свою способность успешно реализовывать проекты, полностью интегрироваться в рабочие процессы, а также наладить хорошие отношения с коллегами.

После 3 месяцев работы

Онбординг, как процесс, охватывает первые 3 месяца работы нового сотрудника и служит ключевым моментом для оценки того, насколько успешно прошла интеграция. Однако, что происходит после завершения этого периода? На 90-й день работы, новый сотрудник должен понять для себя, что принял правильное решение, устраиваясь в компанию. 

• Автономия и расширение области ответственности. После трех месяцев работы, сотрудник должен самостоятельно выполнять поставленные задачи. Он должен принимать решения, без участия руководства. Кроме того, новый работник уже может участвовать в более сложных проектах и расширять свою область ответственности.
• Это время также подходит для оценки производительности сотрудника. Разработанные на этапе онбординга цели помогут обеим сторонам определить, насколько хорошо сотрудник выполняет свои обязанности и какие моменты требуют улучшения. Эта оценка может послужить основой для дальнейшего обсуждения и развития.
• Не менее важно, чтобы новый сотрудник соответствовал корпоративным ценностям и отлично интегрировался в команду. 
• После того как сотрудник узнал больше об организации и ее процессах, он может предложить свои рекомендации по улучшению процесса интеграции. Это может помочь совершенствовать онбординг для будущих новых сотрудников и улучшать его эффективность.

Таким образом, завершение трехмесячного онбординга — это всего лишь начало успешного пути сотрудника в компании. Регулярные оценки, развитие и поддержка важны для того, чтобы новый член команды продолжал расти и развиваться вместе с компанией.

В чем преимущество онбординга для работодателя?

Процесс интеграции новых сотрудников предоставляет ряд значительных преимуществ для работодателя:

• Эффективный онбординг помогает новым сотрудникам быстрее интегрироваться и почувствовать себя частью коллектива. Это снижает риск их ухода с работы в первые месяцы работы.
• Повышение производительности. Хорошо структурированный процесс онбординга помогает новым сотрудникам быстрее понять свои обязанности и начать приносить пользу компании.
• Улучшение адаптации. Знакомства с компанией, ее ценностями, культурой и организационными процессами новые сотрудники быстрее учатся и начинают работать над сложными проектами.
• Уменьшение ошибок и несчастных случаев. Предоставление необходимой информации и обучение новых сотрудников снижают риск ошибок и несчастных случаев на рабочем месте.  А также позволяет избежать потери времени и ресурсов на исправление ошибок и недоразумений, которые могли бы возникнуть без него.
• Повышение репутации компании. Компании, с хорошей организационной системой онбординга улучшают свою репутацию. В будущем это поможет конкурировать с другими организациями и нанимать лучших сотрудников.
• Адаптация к изменениям. С помощью этой системы можно быстро адаптироваться к изменениям в компании, поставить новые цели и достичь высоких результатов.

Комбинация этих преимуществ делает онбординг важной составляющей успешной стратегии управления персоналом и способствует успеху компании.

Преимущества программного обеспечения для онбординга

Программное обеспечение для онбординга — это ваш надежный спутник в области управления персоналом, специально созданный для того, чтобы сделать работу вашей рекрутинговой команды более эффективной. Оно позволяет легко создавать, управлять и отслеживать программы по интеграции новых сотрудников. Проще говоря, это инструмент, который автоматизирует процессы приема на работу в вашей компании.

Интересно, как это работает на практике? Существует несколько различных способов внедрения программы по интеграции сотрудников. Вы можете выбрать гибридный подход, сочетая онлайн-инструменты с офлайн-сессиями ориентации для новых сотрудников. А может быть, вам подойдет полностью онлайн-ориентированный метод – выбор за вами.

Как бы вы ни решили внедрить программу по интеграции, вы можете рассчитывать на существенное улучшение в работе вашей организации. Вашим новым сотрудникам будет легче адаптироваться, они будут знать, что их ценят и будут более мотивированными для выполнения своих обязанностей. К тому же, вы сэкономите время и ресурсы, оптимизировав процесс интеграции.

Сегодня существует множество решений для успешного онбординга. Просто введите запрос в Google, и вы обнаружите множество платформ, некоторые из которых доступны абсолютно бесплатно. Однако, несмотря на разнообразие предложений, существуют ключевые преимущества, которые предоставляет программное обеспечение для успешного внедрения новых сотрудников в коллектив. Давайте подробнее рассмотрим наиболее важные из них.

Экономия времени и ресурсов

После настройки системы онбординга система сама автоматизирует весь процесс приема на работу. Например, регулярно отправляются электронные письма кандидатам, обновляя их статус трудоустройства. Это позволяет сэкономить время как для HR-специалистов, так и для соискателей. Программное обеспечение объединяет множество процессов в один и ускоряет процедуру интеграции, переходя от ручного вида к цифровому. 

Считается, что замена одного сотрудника обходится компании от 90% до 200% годовой зарплаты. Уровень текучести кадров может быть особенно высоким в первые дни работы, когда этот показатель может достигать 31% в первые полгода после приема на работу.

Конечно, невозможно полностью избежать текучести кадров, но его можно значительно снизить, внедряя программное обеспечение для онбординга. Среди прочего, оно может помочь уменьшить время, необходимое для повышения производительности новых сотрудников.

С этим программным решением вы сможете экономить время, требуя от новых сотрудников заполнения необходимых форм перед началом работы.

Централизованное управление процессами

Один из ключевых этапов успешного внедрения новых сотрудников - это обеспечение им всей необходимой информацией о новых рабочих задачах, корпоративной культуре и других важных деталях. Для упрощения этого процесса используется специальное программное обеспечение, которое позволяет централизованно управлять всеми аспектами интеграции.

С таким инструментом вы сможете создавать персонализированные списки задач и подробные руководства, которые помогут новичкам сориентироваться и быстро войти в рабочий ритм. Это гарантирует, что каждый сотрудник будет на верном пути к успеху.

Кроме того, вы можете легко создавать базы данных, которые будут полезны вашей команде в будущем. Не нужно тратить время на поиск информации – она всегда под рукой.

Улучшение коммуникации между ключевыми участниками процесса

Эффективная коммуникация играет важную роль в процессе перехода от уходящих сотрудников к новым членам команды. При использовании специализированного программного обеспечения можно значительно улучшить взаимодействие между отделом кадров и вновь принятыми сотрудниками.

Оно также облегчает общение между новыми сотрудниками и их руководителями и коллегами. Создание центральной площадки, где каждый может задавать вопросы и делиться информацией о задачах, проектах и других деталях, делает общение простым и удобным. Это, в свою очередь, сокращает время, которое обычно тратится на поиск нужного собеседника при возникновении проблемы.

Программное обеспечение способствует созданию дружелюбной и поддерживающей рабочей среды, в которой каждый член команды будет чувствовать себя комфортно.

Повышение вовлеченности и производительности сотрудников

Процесс интеграции новых сотрудников — это не только введение их в корпоративную культуру, но и обучение и подготовка к эффективному выполнению своих обязанностей. Платформы для интеграции сотрудников играют важную роль в оценке навыков своих сотрудников. Когда работники прошли качественную подготовку и знают какие обязанности у них в организации, их производительность повышается.

Программное обеспечение для процесса интеграции сотрудников представляет собой мощный инструмент для предпринимателей, стремящихся увеличить вовлеченность и производительность своего персонала. Каким образом это достигается на практике? Например, такое программное обеспечение способствует более эффективному процессу интеграции сотрудников, а также улучшает взаимодействие между отделами кадров, руководителями и новыми сотрудниками, что в конечном итоге повышает эффективность трудового процесса и создает более привлекательную рабочую атмосферу.

Переход от бумажных документов к электронным формам

Если вы когда-либо занимались процессом найма новых сотрудников, то вероятно, вам хорошо известно, сколько бумаг и документов необходимо заполнить, а также сколько задач требуется выполнить. Программное обеспечение для интеграции сотрудников облегчит этот процесс, автоматизирует его и поможет вам избежать траты времени на рутинные операции.

При помощи программы можно автоматизировать отправку приветственных писем, настроить системы выплат и создать справочники для новых сотрудников. Кроме того, оно предоставляет возможность заменить бумажные формы электронными. Это не только экономит ваше время, но и снижает вероятность возникновения ошибок в процессе.

Создание приятного первого впечатления

Программное обеспечение для интеграции новых сотрудников играет ключевую роль в формировании приятного первого впечатления для каждого нового сотрудника. Это помогает новичкам почувствовать себя частью сплоченной команды уже с первого рабочего дня. С его помощью можно создать цифровой файл с приветствием, включающий в себя все необходимые документы и информационные материалы о компании. Также можно настроить интерактивную информационную панель приветствия, где новые сотрудники могут получить доступ к информации о своей медицинской страховке, компании и руководстве. Это помогает укрепить отношения между сотрудниками и компанией уже с самого начала.

10 советов для успешной интеграции новых сотрудников в команду

• Не ждите прихода нового сотрудника, а начните планирование интеграции заранее. Это покажет сотруднику, что его ценят и ждут в команде.
• Будьте доступными для новых работников. Организуйте короткие индивидуальные встречи с ними в течение первой недели и далее, чтобы они смогли задать все интересующие вопросы и чувствовали  вашу поддержку.
• Назначьте опытного наставника. Определите члена команды, который будет партнером новому сотруднику в его первые месяцы работы.
• Сделайте первый рабочий день особенным. Встречайте нового сотрудника с позитивным настроем, чтобы помочь ему интегрироваться в команду.
• Подробно и четко распишите план работы новых сотрудников на первую неделю, чтобы они смогли планировать свои действия.
• Проговорите и пропишите все обязанности сотрудников, чтобы они четко понимали свои задачи.
• В первое время помогайте новому сотруднику в выполнении сложных задач и и поощряйте его успехи. Обсудите, что получилось хорошо и что можно улучшить. Обратная связь в начале сотрудничества приносит хорошие результаты в будущем.
• Организуйте мероприятия для укрепления команды, такие как совместные обеды  или тимбилдинги, которые способствуют интеграции в корпоративную культуру.
• Относитесь к новым сотрудникам так же, как и к остальным членам команды. 
• Просите обратную связь от сотрудников. После завершения процесса интеграции и даже в процессе его проведения запрашивайте обратную связь от сотрудников, чтобы улучшить процесс. Это можно сделать через анонимные опросы или в ходе индивидуальных бесед.

Заключение

Процесс интеграции (onboarding) — это фундамент для плавного перехода новых сотрудников в вашу компанию и первый шаг в построении хороших отношений. Важно понимать, что интеграция новых сотрудников — это не только задача отдела кадров. Это также ответственность руководителей и всего коллектива.

Сотрудники, у которых был хорошо спланированный онбординг, обычно работают более продуктивно и эффективно. Они более мотивированы выполнять свои обязанности и достигать поставленных целей. Также они склонны оставаться в компании на более длительное время. Это позволяет снизить затраты на найм и обучение новых сотрудников.

В целом, удовлетворенные сотрудники создают здоровую и продуктивную рабочую среду, что влияет на успех и процветание компании.