5 причин почему нужно проводить встречи one-to-one со своими сотрудниками

Правильное управление сотрудниками — основа для эффективной работы команды и успеха организации. Регулярные встречи 1 на 1 с сотрудниками позволяют руководителю лучше понять их потребности, ожидания и проблемы, построить доверительные отношения и  оперативно решать возникающие вопросы. 

В этой статье разберем, что представляют собой встречи one-to-one, зачем они нужны и как их правильно организовать.

Что такое встречи one-to-one?

Встречи один на один (one-to-one) — это формат личных встреч между руководителем и подчиненным для обсуждения проектов, целей, производительности и карьерного развития сотрудника. Такие встречи могут также использоваться для обмена обратной связью, решения проблем или обсуждения важных вопросов.

Этот формат встреч часто используется как инструмент для управления персоналом, мотивации сотрудников и обеспечения более индивидуального подхода к профессиональному развитию каждого человека в команде. 

Зачем проводить рабочие встречи 1:1 и как они помогают в работе?

Такие встречи не просто формальность — это мощный инструмент для улучшения эффективности и профессионального развития.

• Во-первых, встречи 1:1 предоставляют возможность давать честную обратную связь. Когда человек находится в кабинете один на один с руководителем, его проще разговорить. Поэтому есть возможность получить откровенный отзыв и понять, что в  работе идет хорошо, а где нужны улучшения. Это создает открытое и доверительное общение, что является основой для эффективной работы в команде.

• В ходе таких встреч можно обсудить текущие задачи, поставить новые цели и создать планы на будущее. Это помогает сотруднику лучше ориентироваться в своей работе и понимать, как его усилия соотносятся с общими целями компании.

• Рабочие встречи также предоставляют возможность обсудить обучение сотрудников и их потребности в профессиональном развитии и поддержке. Руководители могут помогать сотрудникам определить свои цели и предоставлять рекомендации для их достижения.

• Регулярные встречи позволяют отслеживать прогресс в работе, выявлять возможные трудности и находить способы их преодоления. Это помогает управлять производительностью и улучшать результаты.

Сотрудники, которые чувствуют, что им уделяется личное внимание и поддержка со стороны руководства, более мотивированы и преданы своей работе.

Как правильно проводить встречи один на один?

Правильное проведение встреч one-to-one требует тщательной подготовки и эффективной стратегии, чтобы максимально использовать их потенциал. Вот несколько советов по организации успешных встреч один на один:

• Определите конкретные цели перед встречей. Чего вы хотите достичь? Это может включать в себя обсуждение проектов, оценку производительности, обмен обратной связью или обсуждение карьерных планов.

• Позаботьтесь о том, чтобы все участники встречи были заранее проинформированы о темах обсуждения. Это поможет им подготовиться и обдумать свои вопросы.

• Создайте доверительную обстановку. Важно, чтобы встреча была местом открытого общения, где участники могут свободно выражать свои мысли и чувства.

• Поддерживайте позитивный тон в разговоре. Признавайте достижения сотрудника и находите положительные моменты в его работе.

• Установите регулярность. Регулярность встреч помогает поддерживать постоянный контакт и следить за изменениями в работе и настроении участников. Решите, как часто вам необходимо проводить встречи в зависимости от особенностей работы и потребностей участников.

• Активно задавайте вопросы и слушайте ответы. Спросите о прогрессе в работе, о возможных трудностях, а также о том, как вы, как руководитель, можете помочь.

• Поговорите о карьерных планах и потребностях в развитии сотрудника. Какие навыки ему нужны для достижения поставленных целей? Обсудите дополнительное образование и курсы, которые может предоставить компания.

• Не превращайте встречу в монолог. Дайте сотруднику возможность высказаться или задать вопросы.

• Фиксируйте результаты и план действий, чтобы впоследствие отслеживать результат. Следите за прогрессом и поддерживайте коммуникацию между встречами.

Запомните, что встречи one-to-one — это возможность не только решить текущие вопросы, но и создать взаимодействие, способствующее лучшему профессиональному развитию и успеху команды.

Как часто стоит  проводить встречи один на один ?

Как часто следует проводить такие встречи зависит от многих факторов, таких как особенности работы, структура команды, индивидуальные потребности сотрудников и предпочтения руководителя. Однако, существует несколько общих рекомендаций:

Еженедельно

Встречи 1:1 еженедельно часто используются в бизнесе. Такая регулярность позволяет оперативно обсуждать текущие вопросы, следить за прогрессом, решать проблемы и обеспечивать постоянную обратную связь.

Ежемесячно

Если команда маленькая или если требуется меньше оперативности в обсуждении рабочих вопросов, то встречи 1:1 могут проводиться ежемесячно. Это дает больше времени на подготовку и обсуждение более детальных планов

По Запросу или Потребности

В некоторых случаях встречи 1:1 могут проводиться по запросу, когда у сотрудника есть конкретные вопросы или проблемы, которые требуют обсуждения. Это подходит для более независимых команд.

В дополнение к регулярным встречам, можно устраивать специальные встречи, например, для обсуждения карьерного развития, обзора проектов или формирования планов на год.

Но, помните, что важно учитывать индивидуальные предпочтения и потребности сотрудников. Некоторым будут полезны  частые встречи для более оперативной обратной связи, в то время как другим может быть комфортнее встречаться реже, чтобы более тщательно подготовиться. 

Какие вопросы стоит задать на рабочей встрече one-on-one

Тема №1

Личные и профессиональные цели, которые сотрудник достиг за определенный период. Здесь можно задать следующие вопросы:

• Какие задачи у вас сейчас в приоритете? Есть ли что-то, что может помочь вам более эффективно работать?
• Какие конкретные шаги и усилия вы приложили для достижения своих профессиональных целей?
• С какими трудностями вы сталкиваетесь в своей работе сейчас? 
• Что вас больше всего огорчает в вашей работе?
• Какие профессиональные цели вы бы хотели достичь в этом году? 
• Если по каким-то причинам у вас не получится достичь цели в запланированные сроки, что вы предпримете?
• Что является наиболее сложным для вас в вашей работе?

Тема №2 Обучение и развитие

Выявляйте области, в которых сотрудник хотел бы улучшить свои навыки, и обсуждайте возможности обучения и развития.

• Что бы вы хотели улучшить в своей работе в этом году? 
• Какой карьерный рост вам ближе — поменять сферу или расти как эксперту?
• Какие личные качества или навыки вам стоит развивать, чтобы обеспечить желаемый карьерный рост?
• Каких знаний вам не хватает для карьерного роста?
• Есть ли какие-то навыки или области, в которых вы хотели бы развиваться?

Тема №3 Баланс работы и личной жизни

Обсуждайте баланс работы и личной жизни. Уточните, какие факторы могут повлиять на уровень стресса и эффективности работы.

• Что вас вдохновляет?
•  Что помогает вам восстанавливаться после рабочего дня?
• Что помогает вам поддерживать баланс работы и личной жизни?
• Что мотивирует вас приходить на работу и выкладываться на 100%?

Тема №4 Обратная связь

Существуют ли какие-то трудности или проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в своей работе?

Как вы оцениваете текущий уровень коммуникации в команде?

Есть ли что-то, что можно улучшить в работе нашей команды?

Тема №5 Онбординг

Если сотрудник недавно устроился в компанию, обязательно проведите с ним личную беседу, чтобы узнать как он себя чувствует в команде, а также предоставьте ему дополнительные сведения о бизнес-процессах, целях компании и ресурсах, доступных для его успешной адаптации и интеграции 

• Как проходит ваш процесс адаптации в компании? Что помогает вам быстрее осваиваться?
• Есть ли у вас вопросы о структуре компании и основным бизнес-процессам?
• Есть ли что-то, в чем вам нужна дополнительная поддержка?
• Какие ресурсы или поддержку вы считаете важными для вашей успешной адаптации?
• Как вы оцениваете корпоративную культуру компании на текущем этапе?
• Что бы вы ещё хотели добавить в ваш онбординг?

Эти правила — основой для создания эффективной системы встреч one-to-one в вашей организации. Важно также прислушиваться к обратной связи и адаптировать правила в соответствии с потребностями команды.