„Te invit să vorbim, chiar dacă ai decis să pleci”. Ce este și de ce ai nevoie de interviul de exit?

Intuim că nu este tocmai plăcut să pierzi un angajat, mai ales unul valoros, cu care ai construit multe împreună. Dar, te îndemnăm să lași orgoliul la o parte și să-l inviți la un dialog constructiv, mai exact, la un interviu exit. Această discuție la plecare are multe avantaje, mai ales pentru tine, în calitate de angajator sau recruiter. De ce? Foarte simplu. În primul rând, reprezintă o sursă foarte bună de informații privind motivele plecării unui angajat și poate constitui un semnal de alarmă atunci când argumentele sunt identice cu ale altor persoane care au demisionat. Reține! Discuţia de închidere a relaţiei de angajare comunică despărţirea matură dintre cei doi parteneri profesionali şi are ca scop obţinerea şi oferirea de feedback referitor la relaţia de muncă.

Ce este un interviu de exit?

Interviul de exit este discuţia pe care angajatorul o are cu angajatul care părăseşte organizaţia sau compania. Nu este un interviu în sine, sau nu ar trebui să fie. Este discuţia, dialogul între companie şi cel care urmează să părăsească compania. De obicei, discuţia de exit intră în responsabilitatea departamentului de resurse umane, însă managerul persoanei care va părăsi compania poate conduce, de asemenea, o astfel de discuţie.

Interviul de exit sau cum mai este numit - interviul de plecare este unul dintre cele mai importante instrumente pe care le poate folosi o companie pentru creșterea ratei de retenție a angajaților. Fluctuația ridicată de personal, una dintre cele mai mari probleme ale companiilor, poate fi redusă prin aplicarea unui interviu de exit, instrument folosit de angajatori pentru a înțelege motivele reale care îi determină pe salariați să renunțe la joburile lor.

Este important să înțelegi motivele pentru care un angajat a decis să plece. Aceste motive pot ajuta angajatorii la identificarea problemelor specifice care pot afecta retenția. Prin abordarea acestor probleme, organizația poate implementa schimbări pentru a îmbunătăți condițiile de muncă și pentru a menține angajații cheie.

Dacă angajatul a decis să plece, ce rost mai are interviul de exit?

Interviul de plecare poate oferi informații despre abilitățile și competențele pe care angajatul le consideră esențiale pentru poziția sa. Aceasta informație poate fi utilă în planificarea succesorală și în pregătirea pentru înlocuirea angajatului plecat. Prin implementarea unei planificări eficiente, companiile pot asigura stabilitatea, continuitatea și adaptabilitatea în fața schimbărilor de personal și pot dezvolta o bază solidă de lideri pentru viitor.

Prevenirea conflictelor ulterioare este, de asemenea, un răspuns pe care îl vei primi la interviul de plecare. Răspunsul angajatului la acest subiect poate oferi o platformă pentru a aborda eventualele nemulțumiri ale acestuia, înainte ca să escaladeze și să devină conflicte. Abordarea deschisă a problemelor poate ajuta la menținerea unei relații profesionale bune. Feedback-ul primit de la angajații care părăsesc organizația poate oferi indicii valoroase cu privire la modul în care aceasta este percepută în mediul de afaceri. Aceste informații pot fi folosite pentru a îmbunătăți procesul de recrutare și pentru a atrage candidații care se potrivesc mai bine cu cultura și valorile organizației.

Și nu în ultimul rând, un interviu de plecare îți va permite să monitorizezi tendințele în plecările angajaților. Colectarea datelor din interviurile de plecare pe o perioadă mai lungă poate ajuta la identificarea tendințelor și la anticiparea potențialelor probleme. Acest lucru oferă organizației oportunitatea de a lua măsuri preventive pentru a reduce rata de plecare a angajaților.

Nu toată lumea pleacă la un alt loc de muncă din cauza banilor. Este adevărat că nu întotdeauna poți lupta cu o companie concurentă, care ofertează angajatul cu un salariu dublu, însă cazurile acestea sunt rare. Mai sunt cei care pleacă pentru că s-au plafonat și simt că nu au posibilitatea de a se dezvolta profesional.

Cele mai potrivite întrebări pentru interviul de exit

Îți spunem franc: axează-te pe o discuție față în față cu angajatul. Trebuie să asculți mai mult decât să vorbești, să rămâi calm/ă, să nu încerci să iei apărarea angajatorului, să nu-l contrazici pe angajat (mai ales dacă vorbește despre percepții personale asupra locului de muncă) și să creezi un mediu deschis și confortabil pentru discuție. Și totuși, care ar fi cele mai potrivite întrebări pentru interviul de plecare? Ți-am pregătit o listă, după care te poți ghida:

• Ce te-a motivat să cauți un alt loc de muncă?

Răspunsurile pe care le obții la această întrebare vor fi la fel de unice precum oamenii care le oferă. Acest lucru se datorează faptului că fiecare începe să caute un alt loc de muncă din motive diferite. Informațiile valoroase apar odată cu trecerea timpului, când începi să detectezi teme comune în răspunsuri.

• De ce ai luat decizia de a pleca?

Unii pot vedea primele două întrebări ca fiind la fel, dar ele sunt, de fapt, foarte diferite. Angajatul tău ar fi putut începe să caute un alt loc de muncă dintr-un motiv. Dar poate că a luat decizia finală dintr-o mulțime de alte motive. Astfel, poți afla de la nemulțumirea inițială la picătura care a umplut paharul.

• Ce presupune noua ta poziție și cum a influențat decizia ta de a pleca?

Răspunsul la această întrebare va indica detaliile în care compania ta are nevoie de îmbunătățiri. S-ar putea să fie cultura companiei. S-ar putea să fie salariul sau beneficiile. S-ar putea să fie lipsa de flexibilitate. Ar putea fi orice altceva. Lucrul important de reținut este că informațiile oferite de angajatul care pleacă pot fi folosite pentru a acoperi golurile în care compania ta a fost mai puțin eficientă.

• Ai lua în considerare întoarcerea la companie?

Fii pregătit pentru un răspuns afirmativ sau negativ la această întrebare, dar explorează puțin mai adânc, întrebând: „Ce circumstanțe ar putea schimba părerea ta?”. Vezi aceste răspunsuri ca pe o modalitate de a îmbunătăți retenția și de a menține pozițiile cheie ocupate.

• Ce am fi putut face pentru a te reține?

Această întrebare poate adesea dezvălui mai multe motive pentru care angajatul s-a simțit nemulțumit de munca sa și a început să caute altceva. Deoarece pui o întrebare foarte directă, poți primi o serie de răspunsuri directe. Dar asta poate fi foarte valoros. Răspunsurile precum: un salariu mai mare, mai multe beneficii, mai multă avansare pot dezvălui multe atunci când le corelezi cu perioada angajatului în compania ta. Dacă a primit creșteri regulate de salariu, dar totuși era nemulțumit, poate că trebuie să le faci mai frecvente.

• Te-ai simțit pregătit să faci față cerințelor locului de muncă?

Punerea acestei întrebări îți oferă o privire directă asupra modului de a instrui noii angajați. Poate chiar să te ajute să înțelegi cum să menții angajații deja existenți. Poți primi răspunsuri directe, care te pot face să te simți incomod (nimeni nu își dorește să fie confruntat cu propriile sale eșecuri), dar vei primi și informații acționabile cu care poți face schimbări imediate.

• Te-ai simțit confortabil comunicând cu managerul tău?

Ceea ce este unic la această întrebare este că dezvăluie detalii despre doi piloni: angajatul, care pleacă, și managerul, care rămâne. În primul rând, poți folosi informațiile obținute din răspunsul angajatului pentru a îmbunătăți performanța și dezvoltarea managerului care lucrează încă pentru compania ta. În al doilea rând, poți utiliza informațiile pentru a ajuta la identificarea unui nou angajat pentru echipă.

Alte întrebări relevante

Îți propunem în continuare mai multe întrebări, pe care ai putea să le utilizezi în timpul interviului de exit, dacă angajatul care a decis să plece este dispus să discute mai mult cu tine.

• Ce lucruri ar fi putut face managerul tău mai bine?
• Cum ai descrie cultura organizațională a companiei?
• Ai împărtășit îngrijorările unui membru din companie?
• Te-ai simțit o parte valoroasă a companiei?
• Ai avut toate instrumentele necesare pentru a reuși în activitatea ta?
• Simți că activitatea ta s-a schimbat de când ai fost angajat? Cum?
• Ce calități crezi că ar trebui să căutăm la înlocuitorul tău?
• Care a fost cea mai bună parte a muncii tale?
• Care a fost cea mai dificilă parte a muncii tale?
• Cum a fost cea mai bună zi la serviciu pentru tine?
• Cum a fost cea mai dificilă zi la serviciu pentru tine?
• Cum ai îmbunătăți moralul angajaților?
• Ți s-au oferit obiective clare?
• Ai primit feedback pentru a te ajuta să te dezvolți profesional?
• Ce ai schimba la locul tău de muncă?
• Ai recomanda compania noastră unui prieten în căutare de loc de muncă?
• Ai alte probleme sau comentarii pe care ai vrea să le abordezi?

Când ar trebui organizat acest interviu?

Dacă se dorește păstrarea angajatului în cadrul organizației sau al companiei, discuția ar trebui să se desfășoare imediat ce angajatul își anunță demisia. Dacă nu, este recomandat să fie organizat în ultima zi de activitate, după ce a predat toate lucrurile și și-a făcut lichidarea. 

Dar, cu ce provocări ai putea să te confrunți? Cea mai frecventă problemă este cea legată de reticența angajatului față de ceea ce presupune interviul de exit. Ai putea primi întrebări de genul: „Este un fel de interogatoriu?” sau „Ce mai contează acum de ce plec?” sau  „La ce-mi folosește acum, dacă tot plec?”.

Este o muncă de finețe să convingi un angajat reticent să se lase scos din zona de confort și să răspundă la întrebări de tipul celor de mai sus. 

Cum ar trebui să reacționezi dacă discuția devine tensionată? 

Angajatorul sau reprezentantul HR-ului nu trebuie să permită ca discuția să se transforme în ceartă. În esență, reprezentantul companiei trebuie să fie obiectiv, iar interviul nu mai are niciun sens dacă nu știe să-l ducă către o direcție în care poate să obțină un feedback generos și sincer. Interviul de exit nu va degenera niciodata-n ceartă dacă omul de HR nu va emite păreri personale, dacă va asculta și nu-l va judeca pe angajat pentru decizia luată. Într-adevăr, o astfel de discuție este un prilej și pentru angajat să spună sincer ce are pe suflet și se poate întâmpla ca acesta să simtă că are ocazia să răstoarne sacul cu destăinuiri mai puțin plăcute. Aici intervine abilitatea de a-l face pe angajat să plece mai relaxat, mai pozitiv după discuția cu tine.

Concluzii

Relaţia profesională de angajare, ca orice relaţie pe care oamenii o iniţiază, parcurge anumite etape de viaţă: de la iniţiere, la dezvoltare şi încheiere. În orice relaţie, inclusiv cea profesională de angajare, modul în care ne despărţim de celălalt, modul în care închidem relaţia, reflectă calitatea relaţiei în sine.

Interviul de exit sau de plecare este un instrument strategic pentru a îmbunătăți funcționarea companiei, pentru a menține un mediu de lucru sănătos și pentru a asigura succesul continuu al afacerii prin retenția angajaților talentați. Ȋn urma discuţiei de exit, compania învaţă ce poate îmbunătăţi şi ce trebuie să facă mai mult din ceea ce face bine, iar angajatul primeşte feedback cu privire la activitatea lui în general, aprecierea referitoare la impactul muncii sale în performanţa organizaţională.

Profesionalismul procesului de exit al unei companii este unul dintre indicatorii esenţiali ai respectului pe care compania îl are pentru angajaţii ei, iar profesionalismul acestui proces, dincolo de orice formular mai bine sau mai puţin bine construit, este comunicat de profesionalismul discuţiei de exit. Conducând discuţii de exit autentice, managerii şi responsabilii HR contribuie şi în această etapă, la procesul de îmbunătăţire organizaţională continuă, dovedind maturitatea necesară managementului relaţional de business.

La final, venim cu o recomandare. Păstrează conexiunea pe Social Media cu angajații care pleacă. Comentariile la imagini, aprecierea postărilor și discuțiile despre noul lor loc de muncă, de exemplu, vor menține relația pe care ai construit-o deja cu angajatul care a plecat. Astfel, în cazul în care fostul tău coleg se va gândi cândva la opțiunea de întoarcere în compania ta, el va simți că relația voastră mai este „vie” și, respectiv, va fi mai predispus să revină în companie.