Sigur faci și tu asta: ce este procrastinarea și cum să nu mai procrastinezi

88% dintre lucrători procrastinează zilnic mai mult de 60 de minute la locul de muncă, spun cercetările. Ni se întâmplă tuturor - să avem o pauză de prânz mai lungă, să facem glume cu colegii de lucru, să-i mai trimitem un meme unui prieten - adică să procrastinăm. Ce este procrastinarea, cum se „tratează” și cine are de pierdut din cauza ei, citește mai jos.

Ce este procrastinarea?

În cuvinte mai simple, procrastinarea este amânarea sarcinilor de la lucru. Exemple de procrastinare este scrollingul pe rețelele de socializare sau rezolvarea lucrurilor personale în timpul zilei de muncă, cum ar fi cumpărarea online a cadourilor de Secret Santa (după perioada de Secret Santa, fraza poate fi modificată în - cumpărarea online a produselor pentru casă).

Procrastinarea înseamnă lene?

Procrastinarea este deseori confundată cu lenea și asta poate părea firesc - nu-ți faci munca la timp, înseamnă că ești lenos. Totuși, procrastinarea este diferită de lene. Atunci când procrastinăm, adică amânăm realizarea task-urilor de la job, facem alte activități, care necesită un anumit efort. Pe când lenea este asociată cu lipsa de acțiune și apatie. Procrastinarea se referă mai mult la amânarea unei sarcini importante și ocuparea în schimb cu o activitate mai ușoară și plăcută.

Cu toate acestea, consecințele procrastinării și amânării sunt aceleași - scăderea nivelului de productivitate și de performanță. Specificul fenomenului este că nu are niciun beneficiu atât pentru persoana, care procratinează, cât și pentru angajator.

Care este cauza procrastinării?

Tragem de timp, lăsăm pe ultima sută de metri ori stăm pe Instagram, în loc să ne facem lucrul și tot noi suportăm consecințele. Deci, de ce totuși oamenii procrastinează?

Când vorbim despre cauzele procrastinării, este important să ținem cont de caracterul angajaților. De exemplu, persoanele introvertite sunt mai eficiente când lucrează independent, pe când extroverții au mai des performanță în echipă. Totodată, dacă oamenii rar procrastinează, pot fi luați în calcul factori personali, cum ar fi lipsa de somn sau o perioadă tensionată în viața personală. Situația devine mai complicată când procrastinarea devine cronică. 

Oamenii procrastinează pentru că:

1. Simt epuizare și anxietate din cauza sarcinilor, pe care le au. Aceste stări pot fi provocate de volumul mare de lucru, de frica de eșec, de distragerile de la job și de lipsa de sprijin.

2. Obiectivele setate de ei sau de manageri sunt abstracte și nu explică clar ce au de făcut.

3. Nu le place ceea ce fac ori consideră inutilă o sarcină.

4. Nu sunt recompensați și motivați pentru efort sau progres. Totodată, lipsa de sprijin și absența unei persoane delegate, cu care să vorbească în caz că au neclarități contribuie la amânare.

5. Suferă de burnout și nu au resurse emoționale pentru a continua să-și facă lucrul cu aceeași eficiență.

6. Nu le place anturajul în care lucrează și/sau nu se înțeleg cu superiorii. De multe ori, printre problemele enumerate de angajații care procrastinează constant, este lucrul într-un open space zgomotos și cu mulți angajați.

7. Au tendința de a se autosabota, pentru a se învinui pe eșecurile lor. De asemenea, aici trebuie luate în calcul problemele de sănătate mintală, care influențează performanțele la job și respectarea deadline-urilor.

Cum să te oprești din a procrastina?

Credem că știi deja că atunci când recunoști o problemă, aceasta este pe jumătate rezolvată. Cel mai important este să începi cu pași mici și să faci măcar ceva pentru finalizarea unui task. De exemplu, dacă trebuie să scrii un email lung și-l tot amâni, schițează ideile, pe care vrei să le transmiți, apoi ajustează textul, ca să aibă sens și fir logic. Top 10  recomandări să nu mai procrastinezi:

1. Îmbunătățește-ți planificarea

Atunci când îți stabilești obiective sau sarcini, setează-ți termeni exacți și străduiește-te să-i respecți. Când poți, împarte munca în pași mici și ușor de gestionat.

2. Limitează accesul pe social media

Descarcă-ți extensii pe browser și pe telefon, care te vor împiedica să petreci prea mult timp pe social media. O altă soluție este să amâni intrarea pe vreo rețea de socializare. Dacă apare dorința să privești videouri pe Tik Tok, numără mai întâi până la 10 și poate această „dorință” va trece.

3. Folosește tehnica Pomodoro

Acest instrument presupune alternarea perioadele de muncă și a celor de odihnă. De exemplu, timp de 25 de minute lucrezi, apoi îți iei o pauză de 5 minute. După câteva seturi de acest fel, iei o pauză mai lungă. 

4. Crește-ți motivația

Poți încerca să te bucuri cu ceva la sfârșitul zilei de muncă ori să asculți muzica preferată în căști, în timp ce muncești.

5. Concentrează-te pe obiective, ci nu pe sarcini

Gândește-te la rezultatul sarcinii și nu la ce ai de făcut în sine. De asemenea, permite-ți să greșești. Cum ziceam mai sus, frica de a greși și dorința de a fi totul perfect din prima, te face să stai pe loc și să procrastinezi ce ai cu adevărat de făcut.

6. Prioritizează task-urile

Fă o listă cu tot ce ai de făcut și alege cele mai urgente/importante sarcini. Totodată, observă când ești în momentul maxim de productivitate și lucrează atunci la cele mai dificile sarcini.

7. Roagă pe cineva să te verifice

Uneori presiunea colegilor funcționează. Găsește un coleg care să-ți fie „partener” în lupta contra procrastinare. Roagă-l să monitorizeze când și cum procrastinezi și la ce etapă sunt sarcinile tale.

8. Rezolvă sarcinile pe măsură ce intervin și nu le lăsa să se adune

Știi și tu, este la fel ca o cană murdară în chiuvetă, care tot „atrage” vase murdare după sine. Or, nu lăsa pe mâine ce poți face azi. De asemenea, termină ce ai  început. Este mai ușor să termini acum ce ai început și să te bucuri de final decât să tot amâni lucrul asupra lor. 

9. Reformulează dialogul intern

Înlocuiește „trebuie” cu „eu aleg”. „Eu aleg să lucrez la acest proiect pentru că vreau să am salariu la sfârșit de lună și vreau să am o carieră.”

La fel de important ca toate cele enumerate este să ai un orar sănătos de lucru, de maxim 8 ore, fără lucru peste program sau fără pauze de prânz. Când suferi de epuizare fizică și emoțională este mult mai greu să-ți aduni gândurile și să fii productiv.

Ce efecte are procrastinarea?

1. Procrastinarea duce le scăderea performanței, nerespectarea termenilor limită, reducerea salariul și la prejudicierea imaginii personale.
2. Când cineva din echipă procrastinează și nu-și face la timp lucrul, apar blocaje în fluxul de lucru, ceea ce provoacă frustrare și anxietate în echipă. 
3. Atunci când devine o problemă cronică și colectivă, se formează un mediu de lucru toxic.
4. Provoacă mai mult stres, epuizarea emoțională și încetinește progresul.

Pentru angajatori, este evident că procrastinarea duce la scăderea veniturilor companiei, la fluctuații de personal și la o satisfacție redusă a angajaților.

Cum să înțelegi când procrastinezi și când ai nevoie de odihnă? 

Simplu: dacă lucrezi și simți nevoia de o pauză, atunci nu este procrastinare. Dacă nu ai început să lucrezi și tot mergi să-ți faci o cafea, să uzi cactusul din birou, să faci curat în actele din 2017 și să discuți cu colegii despre teambuildingul trecut, atunci sigur este procrastinare.

O altă delimitare importantă este că: scrierea mesajelor, petrecerea timpului pe social media sau privitul serialelor - nu este relaxare. Este o altă formă de „lucru” pentru creier, care nu are beneficii pe termen lung decât… o doză mare de procrastinare.

Ce poate face angajatorul pentru a reduce procrastinarea angajaților?

Dacă ești director/directoare de companie și ai ajuns aici, ne bucurăm pentru angajații tăi și că ai interesul să creezi o atmosferă sănătoasă la birou. Ce poți să faci:

1. Stabilește obiective concrete și deleagă persoane responsabile - lidere pe fiecare sarcină, ca să reduci tergiversările în procesul de lucru.

2. Arăte-le acest articol. Da, pare banal, dar atunci când le spui că înțelegi această problemă și că nu este benefică nimănui, îi ajuți să găsească soluții concrete și să depășească această perioadă.

3. Oferă-le ghidare, dar și independență. Atunci când subalternii tăi preiau leading-ul pe anumite procese devin mai responsabili. Astfel, dorința de a nu „păți rușinea” în momentul raportării devine mai importantă decât încă o postare citită pe Facebook. Măcar de-ar fi o postare de pe delucru.md.

4. Încurajează lucrul pe etape și cu deadline-uri fixe. În acest mod, angajații vor fi nevoiți să-și explice întârzierile nejustificate. Totuși, ai grijă să nu exagerezi. Deadline-urile stricte și atmosfera ostilă afectează mediul de lucru și productivitatea mai tare decât procrastinarea. Vezi care sunt cele mai toxice fenomene la locul de muncă

5. Include un sistem de recompensare pentru oamenii proactivi și care fac progrese. De asemenea, poți acționa strategic - avansează în funcție angajatul, care procrastinează cel mai mult. Dacă angajatul are potențial, dar și o problemă cu amânarea, oferă-i o funcție, care să-i crească nivelul de implicare. 

Rolul tău, ca manager al echipei, este să ajuți angajații să evite amânarea, dar să nu-i forțezi, pentru că riști să-i demotivezi mai tare, să crești nivelul de anxietate și de procrastinare. Observă și întreabă care sunt nevoile fiecăruia angajat în parte, pentru că nu există o rețetă exactă pentru fiecare. Uneori, autonomia scăzută duce la stres, anxietate și procrastinare continuă. Alteori, autonomia crescută provoacă apatie, epuizare și frustrare.

Lipsa de motivație și de autocontrol este strâns corelată cu procrastinarea. Începe prin a înțelege cauza a ceea ce simți, apoi aplică soluții. Mai multe sfaturi pentru o carieră de succes, citește pe delucru.md.