Fișa postului: de ce este importantă și cum trebuie să arate!

Ți s-a întâmplat vreodată să primești sarcini care nu sunt incluse în fișa postului? Cum ai reacționat? Te-ai revoltat sau te-ai conformat și ai urmat ordinele managerului? Oricare ar fi răspunsul tău să știi că salariatul poate nu doar să refuze îndeplinirea acestui gen de solicitări, dar și să pretindă la repararea prejudiciilor morale, dacă nu i se creează un climat psihoemoţional confortabil în raporturile de muncă sau dacă este supus discriminării din cauza acestui motiv.  Dar, la care instituții poți solicita  ajutor? Răspunsul îl găsești în acest articol.

Ce diferențe există între contractul individual de muncă și fișa postului?

Pentru început, trebuie să știi că fișa postului este un document esențial care definește detaliat atribuțiile, responsabilitățile, cerințele de calificare și alte aspecte specifice funcției ocupate de către salariat. Cunoașterea și respectarea prevederilor fișei postului contribuie la o colaborare transparentă și eficientă între angajator și salariat. 

Codul Muncii nu definește fișa postului ca un act ce ar genera obligații între angajator și salariat în sectorul privat. Totuși, în sectorul public situația este diferită. Un exemplu în acest sens este Anexa la Ordinul nr. 445/2020 al Ministrului Educației, Culturii şi Cercetării privind aprobarea „Ghidului metodologic pentru transpunerea competențelor profesionale în rezultate ale învățării”. Conform acesteia, fișa postului este elaborată pentru ocupațiile stabilite în Clasificatorul Ocupațiilor al Republicii Moldova și prezintă documentul primar care descrie competenţele profesionale necesare exercitării unei ocupații, are un caracter adaptat cerinţelor unui angajator concret şi reflectă specificul funcţionării unei entităţi economice concrete. 

În temeiul art. 14 al Legii privind funcția publică și statutul funcționarului public nr. 158/2008, funcționarul public are dreptul să cunoască drepturile şi atribuțiile stipulate în fişa postului. Potrivit art. 30 (6) al aceleiași legi, la actul administrativ de numire, se anexează fişa postului de care funcționarul public a luat cunoștință sub semnătură. O copie de pe fişa postului se înmânează funcționarului public şi conducătorului ierarhic superior al acestuia. Metodologia de aprobare a fișei postului pentru funcționarii publici, precum și componentele acestuia sunt identificate în Hotărârea Guvernului nr. 201/2009. 

Așadar, pentru sectorul privat fișa postului este un act opțional, dar recomandat, ca instrument de management, iar pentru sectorul public - fișa postului este obligatorie, conform legislației specifice. Dar, totuși, care este diferența între contractul individual de muncă și fișa postului? Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații” spune că contractul individual de muncă stabilește relația juridică dintre salariat și angajator, conține drepturile și obligațiile părților raportului individual de muncă, elemente precum remunerarea, programul de lucru, durata concediului, atribuțiile funcției, iar fișa postului descrie detaliat atribuțiile, responsabilitățile și cerințele specifice funcției ocupate de către salariat.

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

 „Astfel, fișa postului (fișa de post, regulamentul funcției, lista responsabilităților postului sau orice altă denumire nu ar purta) detaliază informația cuprinsă în contractul individual de muncă privind atribuțiile funcției și poate fi privită ca o anexă la contract. Însă, obligațiile din fișa postului nu pot depăși obligațiile stabilite în contractul individual de muncă. Fișa postului este adusă la cunoștința salariatului prin contrasemnare sau în alt mod ce permite recepționarea, concomitent cu semnarea contractului”, precizează Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”.

De ce este nevoie de fișa postului?

Fișa postului este un instrument important care oferă multiple beneficii. Cele mai importante sunt:

• Planificare strategică: permite definirea clară a rolurilor și responsabilităților în organizație;
• Evaluarea performanței: facilitează o evaluare obiectivă a performanței angajaților;
• Motivație: oferă o imagine clară a așteptărilor din partea salariatului și contribuției individuale;
• Comunicare eficientă: clarifică responsabilitățile și previne confuziile;
• Respectarea ordinii în unitate: asigură respectarea normativelor interne și disciplinei muncii în unitate.

„Importanța fișei postului se manifestă, în special, în cadrul procedurilor de atragere la răspundere disciplinară. Salariatul care încalcă atribuțiile funcției descrise în fișa postului este pasibil de a fi supus sancțiunilor disciplinare. De aceea, fișa postului este și pentru salariat un mijloc de a-și proteja drepturile”, afirmă Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Fişa postului, de regulă, cuprinde: 

• denumirea postului; 
• nivelul de calificare necesar (referire la nivelul de studii al angajatului); 
• atribuţiile și riscurile specifice funcţiei/profesiei; 
• aptitudinile generale și/sau specifice;
• condiţiile specifice de lucru;
• cerinţele specifice (fizice, emoţionale, după caz) față de angajat. 

Fişa postului constituie sursa primară de formulare a competențelor profesionale pentru o anumită ocupație și poate fi diferită de la o întreprindere la alta în funcție de:

• specificul activităţii întreprinderilor de profil;
• cerinţele înaintate de către angajator, inclusiv cu referire la nivelul de calificare/nivelul de studii; 
• cerințe tipice ale ocupației (ocupaţiile care necesită un nivel mai înalt de calificare, competențe avansate în soluționarea problemelor complexe și imprevizibile de la locul de muncă).

Caracterul și structura fișei postului

Întrucât fișa postului nu este un document obligatoriu în unitățile de drept privat, așa cum nu este nici regulamentul intern, în urma modificărilor Codului Muncii din iulie 2023, angajatorul poate determina liber structura acestui document. Dacă ești angajator și trebuie să elaborezi o fișă de post pentru angajații tăi, avocatul Gicu Bloșenco îți recomandă să incluzi următoarele elemente:

• Antet: Denumirea organizației, departamentului, funcției;
• Identificare: Numele și prenumele salariatului;
• Scopul funcției: Descrierea succintă a rolului și a contribuției funcției la obiectivele organizației;
• Atribuții și responsabilități: Lista detaliată a sarcinilor și responsabilităților specifice funcției. Poate fi descrisă fiecare operațiune din sarcinile salariatului și stabilite termene limită pentru finalizarea acestora. La fel, pot fi prevăzute cerințe de instruire pentru salariat (de exemplu, să respecte regulile sanitare sau cele de siguranță împotriva pericolelor de incendiu);
• Relații de colaborare: Descrierea relațiilor cu alte departamente și funcții din organizație;
• Semnătura și data: Semnătura salariatului și a conducătorului unității, data completării.

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

„De altfel, fișa postului poate fi: individuală/personalizată, atunci când un astfel de act este întocmit pentru un anumit salariat și standardă, atunci când fișa de post uniformizată este alcătuită pentru o anumită categorie de angajați sau funcții, fără a indica nume specifice. Fișa postului are caracter obligatoriu pentru salariatul care a consimțit la aceasta prin contrasemnare”, punctează Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Am decis să-ți venim în ajutor și să-ți punem la dispoziție câteva modele de fișe de post pentru diverse funcții și poziții. Așadar, accesează:

• Fișa de post model funcționari publici Word; 

Descarcă model

• Fișa de post model contabil Word; 

Descarcă model

• Fișa de post model manager/director Word (în limba rusă);

Descarcă model

• Fișa de post model asistent manager Word;

Descarcă model

• Fișa de post model director general Word;

Descarcă model

• Fișa de post model vânzător Word.

Descarcă model

Ce se întâmplă dacă angajatul primește sarcini care nu sunt prevăzute în fișa postului?

Răspunsul este mai simplu decât ți-ai putea imagina. Salariatul poate refuza sarcinile care nu sunt incluse în fișa postului. 

„Totuși, aceasta nu înlătură dreptul angajatorului de a cere de la salariat manifestarea unei atitudini responsabile și gospodărești, fapt pentru care este util de a comunica din timp despre refuzul de a îndeplini cerințele conducătorului în unitate”, spune Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Dar, angajatorii pot fi sancționați pentru că nu respectă prevederile fișei postului? Dacă angajatorul impune cu insistență sarcini neprevăzute în fișa postului, salariatul poate nu doar să refuze îndeplinirea lor, dar și să pretindă la repararea prejudiciilor morale, dacă nu i se creează un climat psihoemoţional confortabil în raporturile de muncă sau dacă este supus discriminării din acest motiv. Pretenția privind repararea prejudiciului material se înaintează spre examinare mai întâi angajatorului, iar dacă în termen de 10 zile calendaristice situația nu este soluționată, salariatul se poate adresa în instanța de judecată.

Totodată, dacă cerința de a îndeplini sarcini care nu sunt cuprinse în fișa postului se manifestă prin:

• nerespectarea de către angajator a duratei normale a timpului de muncă; 
• atragerea la muncă suplimentară în zilele de repaus şi de sărbătoare nelucrătoare în lipsa acordului scris al salariatului; 
• refuzul angajatorului de a acorda concedii anuale de odihnă potrivit modului stabilit de lege;
• refuzul angajatorului de a acorda concedii sociale, de studii, garantate de lege

acesta poate fi atras la răspundere contravențională. Salariatul urmează să sesizeze Inspectoratul de Stat al Muncii în acest sens. Atunci când sunt încălcate drepturile salariaților prevăzute în fișa postului, aceștia pot solicita și ajutorul:

• Sindicatelor, acolo unde există: reprezintă interesele angajaților și negociază contracte colective de muncă;
• Comisiilor de conciliere (există în unele companii): oferă consultanță și mediază conflictele colective de muncă;
• Avocaților specializați în dreptul muncii: oferă asistență juridică salariaților în litigiile de muncă.

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

„Sancționarea disciplinară a salariatului poate avea loc pentru încălcarea obligațiilor stabilite în fișa postului și în conformitate cu procedurile disciplinare legale prevăzute în Codul Muncii și actele normative interne, dacă acestea nu reduc garanțiile legale ale salariatului. Pentru încălcarea disciplinei de muncă, angajatorul are dreptul să aplice faţă de salariat următoarele sancţiuni disciplinare: avertismentul; mustrarea; mustrarea aspră; concedierea. În procesul examinării cererii, părţile sunt în drept să-şi explice poziţia şi să prezinte organului de jurisdicţie a muncii toate probele şi justificările pe care le consideră necesare, dar anume angajatorul este obligat să dovedească legalitatea şi să indice temeiurile transferării sau eliberării din serviciu a salariatului”, declară Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Angajatorul are dreptul să impună salariatul să semneze fișa de post?

După cum am menționat deja, raporturile de serviciu care implică aplicarea fișei de post constituie obiectivul principal al reglementărilor Legii nr. 158/2008 cu privire la funcția publică și statutul funcționarului public. Or, această lege consti­tuie cadrul legal care reglementează regimul general al funcției publice, statutul funcționarului public, raporturile juridice dintre funcționarii publici și autoritățile publice (raporturi de serviciu), precum și alte raporturi ce decurg din legea respectivă.

Introducerea în fișa postului a sarcinilor care nu țin de specificul autorității publice și/sau a subdiviziunii structurale din care face parte funcția publică respectivă este interzisă. Cauzele care au ca obiect raporturile de serviciu sunt de competența instanțelor de contencios administrativ, cu excepția situațiilor pentru care este stabilită expres prin lege competența altor instanțe.

În ceea ce privește aspectele raporturilor de muncă, acestea constituie obiectul principal al reglementărilor din Codul Muncii, care nu admite noțiunea de „fișa postului”. Cu alte cuvinte, în ma­teria raporturilor de muncă (individuale și colective) nu se aplică fișa de post. Prin urmare, angajatorul nu are dreptul să propună sau să oblige salariatul să semneze fișa de post. În caz contrar, aceasta ar constitui o încălcare a legislației privind reglementarea raporturilor de muncă.

Concluzii

Fișa de post ca document aparte nu produce efecte juridice, cu excepția cazurilor când este anexată la contractul individual de muncă, iar în contract se specifică expres că salariatul se angajează să-și onoreze obligațiile descrise în fișa de post. Atenție! Contractul individual de muncă produce efecte juridice fără fișa de post, în schimb, fișa de post nu produce efecte juridice fără un contract individual de muncă. 

Fișa postului poate fi utilizată ca probă în litigiile de muncă, de aceea, este important să păstrezi o copie semnată de ambele părți. Acest lucru va facilita utilizarea fișei postului ca probă în caz de necesitate. Totodată, solicită actualizarea fișei postului atunci când sarcinile sau responsabilitățile tale se modifică. 

Nu uita! Fişa postului trebuie să cuprindă un număr rezonabil de sarcini pentru a putea fi realizate, precum și ponderea timpului de muncă alocat pentru fiecare sarcină. Nu tolera expunerea vagă şi fără sens a sarcinilor, precum şi folosirea unor expresii de tipul „exercită şi alte sarcini stabilite de conducătorul subdiviziunii structurale sau al autorităţii publice”.

Drepturile și obligațiile salariatului, în materia raporturilor de muncă, sunt determinate prin negocieri, adică prin acordul părților. Angajarea în câmpul muncii se face nu prin act admi­nistrativ, dar prin încheierea contractului individual de muncă în conformitate cu prevederile Codului Muncii.