Investigațiile de fond în recrutare: unde se trage linia între legalitate și imixtiune?

Ai auzit vreodată despre investigaţiile de fond în procesul de recrutare? Ei bine, să știi că se întâmplă destul de des. Sunt acele „verificări”, care au rolul de a evalua gradul de veridicitate şi corectitudine a datelor prezentate de candidat în CV, în formularele de cerere sau chiar în timpul interviurilor de angajare. Mai mult ca atât, dacă au fost prezentate scrisori de recomandare, acestea, de asemenea, pot fi verificate minuțios. Cu cât compania este mai prestigioasă sau poziția scoasă la concurs mai importantă, cu atât crește miza pentru ca persoana selectată să corespundă tuturor criteriilor. Dar, până unde pot merge angajatorii cu aceste „investigații”? La aceasta, dar și alte întrebări despre investigațiile de fond în recrutare, am răspuns în acest articol, împreună cu Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Experiența de muncă

Înainte de semnarea contractului individual de muncă, angajatorul are interesul de a verifica calificările și atitudinea profesională a candidatului. Însă, Codul Muncii prevede limitativ, la art. 57 lista de documente care poate fi solicitată la angajare. Dar, în ce măsură poate angajatorul să obțină și alte informații despre candidat, fără a-i încălca drepturile?

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

„Dacă anterior experiența de muncă putea fi verificată cel puțin în baza informației din carnetul de muncă, acum acest document nu mai este obligatoriu de a fi prezentat la angajare. Prin Legea nr.123/2017 au fost excluse din Codul Muncii toate normele referitoare la carnetul de muncă. Astfel, angajatorului nu-i rămâne decât să se bazeze pe onestitatea candidatului care a furnizat informația cu privire la experiența de muncă”, susține avocatul Gicu Bloșenco.

Totuși, angajatorul poate solicita informații de la foștii angajatori cu privire la salariat, însă această decizie poate avea anumite riscuri pentru ambele părți, în special în privința prelucrării datelor cu caracter personal. 

„Angajatorul va prelucra datele candidatului cu acordul acestuia, prin prelucrarea datelor înțelegându-se colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, păstrarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea și utilizarea lor. De aceea, este recomandabilă obținerea consimțământului în prealabil al candidatului. La rândul său, fostului angajator îi este interzis să transmită informația cu privire la candidat (date de identificare, durata de angajare, funcția, indicatorii de performanță) fără acordul lui. Or, aceasta nu se înscrie în excepția prevăzută de art. 5 alin. (5) lit. e) din Legea nr. 133/2011 privind datele cu caracter personal, care stabilește că acordul subiectului datelor cu caracter personal nu este cerut în cazurile în care prelucrarea este necesară pentru realizarea unui interes legitim al operatorului sau al terţului căruia îi sunt dezvăluite datele cu caracter personal, cu condiţia ca acest interes să nu prejudicieze interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale subiectului datelor cu caracter personal”, punctează Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Prelucrarea neautorizată a datelor cu caracter personal al candidatului se sancționează, conform art. 74/1 alin. (1) din Codul Contravențional cu amendă de la 60 la 90 de unități convenționale aplicată persoanei fizice, cu amendă de la 90 la 180 de unități convenționale aplicată persoanei cu funcție de răspundere, cu amendă de la 120 la 300 de unități convenționale aplicată persoanei juridice cu sau fără privarea, în toate cazurile, de dreptul de a desfășura o anumită activitate pe un termen de la 3 luni la un an.

Important! Suplimentar, dacă angajatorul anterior oferă o informație defăimătoare, acesta poate fi tras la răspundere civilă pentru prejudicierea reputației profesionale a candidatului. În special, aceasta se poate manifesta dacă informația furnizată influențează negativ șansele candidatului de a obține un nou loc de muncă.

Studii și calificare profesională

Dacă pentru funcția vacantă se cer cunoştinţe sau calităţi speciale, angajatorul poate solicita diploma de studii ori certificatul de calificare ce confirmă pregătirea specială. Candidatul poartă răspundere pentru veridicitatea informațiilor oferite, în caz contrar, riscă să fie concediat dacă se constată că aceste documente erau false, în temeiul art. 86 din Codul Muncii.

„Angajatorul poate verifica autenticitatea diplomei de studii sau a certificatului de calificare adresând demersuri instituțiilor care le-au emis sau verificând sursele publice. Spre exemplu, portalul Centrului Tehnologiilor Informaţionale şi Comunicaţionale în Educaţie permite verificarea diplomelor de studii sau certificatelor de calificare. Aceleași considerații indicate mai sus se aplică și în privința colectării datelor cu caracter personal ale candidatului, în legătură cu studiile și calificările profesionale ale acestuia. Deci, este recomandabil ca angajatorul să obțină în prealabil acordul acestuia de prelucrare a datelor cu caracter personal”, afirmă Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Aptitudinea medicală 

Conform legislației în vigoare, angajatorul poate angaja și admite la locul de muncă doar persoanele care corespund sarcinilor de muncă, în baza examenului medical și, după caz, a testării psihologice, conform art. 13 din Legea securității și sănătății în muncă nr. 186/2008. 

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

„Actul normativ de referință în acest domeniu este Regulamentul sanitar cu privire la supravegherea sănătății lucrătorilor (Anexa nr. 1 la Hotărârea Guvernului nr. 1079/2023 cu privire la examenele medicale profilactice obligatorii ale lucrătorilor). Acesta a intrat în vigoare recent, începând cu data de 05.04.2024”, spune Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Regulamentul sanitar prevede 3 tipuri de examene medicale profilactice obligatorii ale lucrătorilor: la angajare, periodic și la reluarea activității. Examenul medical la angajare trebuie să aibă loc înainte de încheierea contractului individual de muncă și se finalizează cu întocmirea fișei de aptitudine. Fișa de aptitudine întocmită după examenul medical la angajare poate include următoarele concluzii cu privire la candidat: 

• Apt de muncă;
• Inapt de muncă; 
• Inapt temporar de muncă; 
• Apt condiționat.

„Datele privind starea de sănătate reprezintă categorii speciale de date cu caracter personal, care pot fi prelucrate doar cu consimțământul candidatului sau, așa cum prevede art. 6 al Legii nr. 133/2011, dacă „prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea obligaţiilor sau drepturilor specifice ale operatorului în domeniul dreptului muncii, cu respectarea garanţiilor prevăzute de lege şi ținându-se cont de faptul că o eventuală dezvăluire către un terţ a datelor cu caracter personal prelucrate în acest scop poate fi efectuată numai dacă există o obligaţie legală a operatorului în acest sens”. Astfel, datele cu privire la starea de sănătate a candidatului vor fi procesate fără consimțământul său, doar în măsura în care angajatorul este obligat să o facă în contextul examenului medical la angajare”, subliniază Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Date aflate în domeniul public

În mod general, angajatorul poate „investiga” spațiul public și sursele deschise pentru a colecta informații despre candidat. Acest drept vine în contextul excepției de la interdicția de prelucrare a categoriilor speciale de date cu caracter personal, prevăzute de art. 6 din Legea nr. 133/2011, adică dacă „prelucrarea se referă la date făcute publice în mod voluntar şi manifestă de către subiectul datelor cu caracter personal”. Chiar și aici sunt câteva elemente de care angajatorul trebuie să țină cont:

• Date făcute publice în mod voluntar - Persoana a ales în mod activ să facă informația publică (exemplu: postare pe un site personal sau pe un profil de social media setat ca „public”).
• Accesibilitate pentru un număr nedeterminat de persoane/caracterul public – Datele trebuie să fie disponibile, deschise pentru oricine, nu doar pentru un grup restrâns (exemplu: informații într-un registru public, un profil LinkedIn accesibil tuturor).
• Datele au fost făcute publice manifest - Dacă informațiile sunt scurse, partajate fără consimțământ sau deduse din alte date, ele nu sunt considerate „în mod manifest făcute publice”.

Astfel, procesarea categoriilor speciale de date cu caracter personal, dacă acestea nu au fost făcute publice în mod voluntar şi manifest de către subiectul datelor cu caracter personal, riscă să atragă sancționarea angajatorului.

Modul de procesare a datelor candidatului

Orice persoană are așteptarea legitimă că datele sale vor fi colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime, iar ulterior să nu fie prelucrate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri. 

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

„Va submina această așteptare, de exemplu, verificarea în secret a postărilor private ale unui candidat pe rețelele sociale, fără știrea acestuia. Un alt caz ilustrativ de procesare improprie va fi colectarea excesivă a datelor candidatului, chiar dacă acesta și-a dat anterior acordul, cum ar fi solicitarea cazierului judiciar complet pentru un post de birou cu risc scăzut”, precizează avocatul.

Atenție! Un caz de prelucrare excesivă reprezintă stocarea pe un termen nejustificat de lung a datelor furnizate de candidat.

„În continuare, nu poate fi calificată ca fiind legitimă după scopul urmărit colectarea de către angajator a datelor de contact ale unui candidat pentru recrutare, dar utilizarea lor ulterioară în scop de marketing. Legislația privind protecția datelor interzice inclusiv adoptarea unei decizii de angajare/respingere a candidaturii, dacă această decizie se bazează exclusiv pe prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal destinată să evalueze unele aspecte ale personalităţii sale, precum competenţa profesională, credibilitatea, comportamentul, etc. Interdicția este în special relevantă, în contextul răspândirii softurilor de profiling pe bază de inteligența artificială sau algoritmi fără intervenție umană”, spune Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”. 

Respectul la viața privată

Încălcarea modului de procesare a datelor cu caracter personal poate leza viața privată a candidatului. Art. 46 din Codul Civil oferă exemple de astfel de cazuri:

• interceptarea fără drept a unei convorbiri private, săvârșită prin orice mijloace tehnice sau utilizarea, în cunoştinţă de cauză, a unei asemenea interceptări;
• captarea ori utilizarea imaginii sau a vocii unei persoane aflate într-un spaţiu privat, fără consimțământul acesteia; 
• ținerea vieţii private sub observaţie, prin orice mijloace, în afară de cazurile prevăzute expres de lege; 
• difuzarea sau utilizarea corespondenţei, manuscriselor ori a altor documente personale, inclusiv a datelor privind domiciliul, reşedinţa temporară, precum şi numerele de telefon ale unei persoane sau ale membrilor familiei sale, fără consimțământul persoanei căreia acestea îi aparţin sau care, după caz, are dreptul de a dispune de ele.

„În aceeași cheie, Codul Penal al Republicii Moldova incriminează o serie de fapte care aduc atingere dreptului la viață privată, cum ar fi: încălcarea inviolabilităţii vieţii personale (art. 177), violarea dreptului la secretul corespondenţei (art. 178), violarea de domiciliu (art. 179)”, punctează Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”.

Concluzii

În baza informațiilor colectate despre candidat, angajatorul are dreptul să decidă dacă va încheia sau nu contractul individual de muncă cu persoana candidată. Dar, angajatorul trebuie să țină cont de prevederile art. 47 din Codul Muncii, care interzic refuzul neîntemeiat de angajare. Mai mult, dacă un atare refuz este bazat pe criteriu de rasă, naţionalitate, origine etnică, limbă, religie sau convingeri, sex, vârstă, orientare sexuală, dizabilitate, opinie, apartenenţă politică sau pe orice alt criteriu, care are ca efect limitarea sau subminarea egalităţii de şanse sau de tratament la angajare, aceasta poate fi tras la răspundere, conform art. 54/2 din Codul Contravențional.

Gicu Bloșenco

Avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”

„Totodată, potrivit art. 7 alin. (5) din Legea nr. 121/2012 cu privire la asigurarea egalităţii, nu constituie discriminare vreo deosebire, excludere, restricţie sau preferinţă în privinţa unui anumit loc de muncă în cazul în care, prin natura specifică a activităţii în cauză sau a condiţiilor în care această activitate este realizată, există anumite cerinţe profesionale esenţiale şi determinante, cu condiţia ca scopul să fie legitim şi cerinţele proporţionale”, încheie Gicu Bloșenco, avocat în cadrul Biroului Asociat de Avocați „Efrim, Roșca și Asociații”.