Cum te pot ajuta aplicațiile moderne să-ți gestionezi mai eficient sarcinile și munca?

Trăim într-o perioadă în care timpul parcă este tot mai scurt, iar pentru a îndeplini toate sarcinile legate de muncă și pentru a respecta termenii limită, trebuie să fim foarte organizați. Așadar, o agendă virtuală nu mai este doar o opțiune, dar a devenit o necesitate, iar aplicațiile online te pot ajuta să fii mai eficient și punctual. Softurile care eficientizează munca atât la birou, cât și remote sunt tot mai căutate de salariați și angajatori. Dacă vrei să afli cum le poți integra în viața ta profesională, citește articolul de astăzi. 

Agenda clasică vs Agenda digitală

Pentru a ne stabili prioritățile și pentru a ne asigura ca nu ne scapă nimic din tot ce avem de făcut, este foarte important să facem notițe. În prezent, există numeroase variante de agende atât electronice, cât și clasice. De aceea, ne-am gândit să-ți prezentăm câteva avantaje și dezavantaje ale acestora, pentru a te ajuta să descoperi ce tip de agendă este mai potrivită pentru tine.

O agendă digitală poate fi instalată și accesată cu ușurință de pe computere, laptopuri, tablete și smartphone-uri. Acesta este unul dintre principalele avantaje, în special, pentru că putem primi notificări despre ceea ce avem de făcut. Încă un avantaj al agendei electronice este faptul că nu prea are cum să ne lipsească. Majoritatea dintre noi are mereu la îndemână smartphone-ul, laptopul sau tableta.

Dinu Țurcanu

Prorectorul Universității Tehnice din Moldova pentru Digitalizare

„O agendă digitală te ajută să-ți gestionezi eficient timpul. Știi că la 10:00 ai de făcut ceva, la 11:00 trebuie să participi la o ședință, la 12:00 ai programat un interviu. Unde îți scrii toate aceste lucruri, într-o agendă obișnuită, pe care trebuie să o răsfoiești mereu ca să citești? Toată lumea deține un telefon mobil, care oferă o aplicație simplă, Calendar, în care poți să-ți notezi sarcini, ședințe, programări, etc. Și-atunci, de ce să nu-ți fixezi acolo anumite lucruri, dacă tot scrii cu mâna într-o agendă, iar timpul consumat e același? Mai bine notezi într-o agendă electronică, care la sigur te notifică, ceea ce agenda clasică nu o poate face, iar ca urmare, riscul de a întârzia sau rata anumite întruniri, discuții, interviuri se reduce simțitor. Gestionarea eficientă a timpului o permite doar instrumentul digital, deoarece el monitorizează activitățile, îți trimite notificări și, inclusiv, o alertă pentru sarcinile pe care încă nu le-ai bifat ca fiind îndeplinite”, a declarat Dinu Țurcanu, prorectorul Universității Tehnice din Moldova pentru Digitalizare, în cadrul unei emisiuni la postul public de televiziune.

Însă, pe lângă avantajul accesibilității pe care ni-l oferă, există și câteva dezavantaje ale agendei electronice. În momentul utilizarii unui device electronic, există riscul de a ne fi distrasă atenția de mai mulți factori, precum reclamele, notificările de pe rețelele de socializare sau mesajele. De multe ori, se poate întâmpla ca device-ul pe care îl utilizăm să rămână fără baterie sau să nu avem acces la internet.

„Cetățenii din statele UE dețin competențe digitale în proporție medie de până la 20%. Și atunci desigur că, dacă vom întreba cetățenii acelor țări, inclusiv ai Republicii Moldova, ce agendă vor utiliza, vor spune că una clasică. Un dezavantaj al agendei clasice este că trebuie s-o răsfoiești până găsești anumite sarcini, iar uneori, dacă sunt prea multe, se întâmplă să le scrii pentru următoarea zi și apoi nu mai știi ce sarcini și pentru care zi au fost stabilite. Știați că pe locul doi, la nivel internațional, după editarea cărților sunt agendele clasice? De asta eu cred că e timpul să trecem la instrumentele digitale, care au numeroase avantaje. Acestea ne oferă mai multe oportunități și nu ne mai limitează geografic, adică nu mai trebuie să ne întâlnim cu colegii într-un anumit loc pentru a stabili niște sarcini”, mai punctează Dinu Țurcanu, prorectorul Universității Tehnice din Moldova pentru Digitalizare. 

Timpul tău este important, însă atunci când utilizezi o agendă clasică ești nevoit să răspunzi la telefon și să îți notezi programările indiferent de oră. Beneficiul de care te bucuri atunci când utilizezi o aplicație de management al programărilor este că aceasta notează în timp real, în locul tău, fiecare programare într-un singur loc.

Cât de bune sunt aplicațiile moderne?

Nu doar că sunt bune, dar îți gestionează foarte corect și eficient timpul. În cazul în care dorești să faci o ședință și să inviți alți trei colegi, aplicațiile te ajută să gestionezi corect tot procesul, să monitorizezi sarcinile, să vezi când și cum sunt îndeplinite acestea de fiecare dintre ei. În continuare, îți prezentăm 4 cele mai utilizate, la nivel mondial, aplicații moderne, despre care suntem siguri că ai auzit, dar pe care fie încă nu le utilizezi, fie o faci într-o măsură destul de mică.

1. Google Docs

Google Docs este un editor de documente online gratuit care susține munca în echipă, inclusiv de la distanță. Este unul dintre cele mai populare instrumente folosite de companiile din toată lumea, de freelanceri și antreprenori. Google Docs permite echipelor să colaboreze în ceea ce privește crearea, editarea și partajarea documentelor.

În Google Docs se pot lasă comentarii în timp real. Fiecare membru al echipei poate fi etichetat și notificat prin email în privința unui anumit mesaj. În momentul în care sunt notificați, membrii primesc automat o alertă prin email. Accesul în documentele Google Docs se face prin invitație, fie prin email sau printr-un link.

Elevii și studenții utilizează pe larg suita gratuită de aplicații oferită de Google, precum Google Docs, Google WorkSpace, Google Slides, Google Sheets, Google Spreadsheet, care, începând de la un email clasic, conține foi de calcul, Excel, Word, PowerPoint, etc. 

2. Slack

Slack este unul dintre cele mai populare instrumente de colaborare care se folosește atât intern, în cadrul unei companii, cât și pentru persoanele care muncesc de la distanță. Slack are mesagerie instantanee și oferă posibilitatea de a crea canale private sau publice pentru echipe și proiecte. Acest tool permite distribuirea de fișiere precum imagini, documente și videoclipuri, atât de pe computer, cât și din Google Drive. Slack mai oferă posibilitatea membrilor echipei de a comunica prin apeluri audio sau video și permite screen sharing-ul. 

Instrumentul este foarte simplu și intuitiv, extrem de utilizat la nivel global, deoarece nu permite doar crearea sarcinilor, dar și schimbul de fișiere, apeluri video sau clasice, canale de comunicare private și de echipă. 

3. Trello

Trello este un instrument eficient pentru managementul proiectelor. Cu ajutorul Trello, utilizatorii pot să-și organizeze cât mai bine timpul și sunt capabili să administreze numeroase proiecte alături de colegii de echipă. Aceștia au acces la un „organizator” și pot face toate modificările pe care le doresc. Este un instrument foarte interesant și permite vizualizarea clasică a unui proiect, gestionarea fișierelor, foilor de calcul, repartizarea sarcinilor, etc.

Beneficii Trello:

• Are selecții predefinite de șabloane de tablou de bord;
• Interfața este intuitivă și ușor de utilizat;
• Deține un flux de lucru automatizat încorporat;
• Utilizează autentificarea cu doi factori.

4. Asana

Asana este unul dintre cele mai utilizate instrumente pentru munca la distanță. Interfața atractivă și funcția „drag&drop” pun acest tool în topul preferințelor utilizatorilor. Cu ajutorul board-urilor, sunt organizate listele de activități și sarcinile. O sarcină poate avea mai multe subsarcini. Cu ajutorul funcției „timeline” se poate urmări progresul sarcinilor unui proiect. Google Calendar are grijă să nu fie depășite termenele limită.

Asana elimină utilizarea emailurilor din moment ce notificările pot fi setate pentru ca comunicarea asupra proiectelor și sarcinilor să se desfășoare în timp real. Aplicația este disponibilă pe Android și IOS. Automatizarea ajută la simplificarea procesului de lucru, economisește timp și reduce erorile. 

Dinu Țurcanu

Prorectorul Universității Tehnice din Moldova pentru Digitalizare

„Toate aceste instrumente au opțiunea de integrare la Calendar, iar sarcinile sunt trecute automat acolo. Aplicațiile îți vizualizează sarcinile, îți spun cum sunt îndeplinite și toate sunt actualizate în timp real. În cazul în care colegii au îndeplinit o sarcină sau au apărut notificări noi, Calendarul te anunță că raportul îndeplinirii acelui task este de 60 la sută, spre exemplu, și că mai ai la dispoziție încă două săptămâni pentru definitivarea lui. Este extrem de util”, punctează Dinu Țurcanu. 

Cum procedăm dacă pierdem adresa de email?

Toate aplicațiile trebuie să fie conectate cu adresa ta de e-mail. În cazul în care o pierzi, să știi că nu e totul pierdut. Atunci când îți creezi un cont pe o platformă sau o aplicație, ți se cere un cont alternativ, pentru ca ulterior, în cazul în care va trebui să-l restabilești, să-ți poți recupera foarte simplu informația. 

„Un exemplu ar fi același instrument simplist, care este gratuit în educație, Microsoft Teams. Acesta ne-a salvat în pandemie, pentru că permite colaborarea online, nu doar video și audio, dar și crearea echipelor, adăugarea fișierelor. După ce am revenit la etapa clasică de instruire, studenții, atunci când sunt anunțați că urmează anumite sarcini sau consultații, deodată întreabă dacă acestea vor fi incluse în Microsoft Teams”, afirmă Dinu Țurcanu, prorectorul Universității Tehnice din Moldova pentru Digitalizare. 

Concluzii

Munca în echipă n-ar trebui să fie o „pedeapsă” pentru nimeni, chiar dacă se efectuează de acasă sau de la birou. Aceste instrumente au rolul de a ușura procesul de lucru și de a simplifica foarte mult distribuirea sarcinilor, dar și verificarea gradului de îndeplinire a acestora. Indiferent de vârsta pe care o ai, trebuie să înțelegi că aplicațiile nu vin să te înlocuiască, dar să te ajute să fii mai eficient și să nu străbați sute sau poate chiar mii de kilometri pentru a participa la un interviu sau o întrunire. Uneori, efortul se poate rezuma doar la un click distanță. Trebuie doar să-ți dorești să vezi asta. Și să încerci. Delucru.md este mereu alături de tine. Și te susține în orice decizie profesională. Mai ales în procesul de învățare continuă. În orice pas. La fiecare etapă a vieții.