Cum poți să scrii un out of office message?

Suntem siguri că nu este prima oară când auzi acest termen. Out of office message, în traducere „mesajele în afara biroului” îi informează pe oameni de ce nu poți răspunde imediat, indiferent dacă ești plecat o zi, o săptămână sau o lună. Acest tip de mesaje reprezintă răspunsuri automate prin email care sunt trimise colegilor, partenerilor și clienților atunci când ești plecat de la serviciu. Îi anunță pe ceilalți că nu ești disponibil și când se pot aștepta la un răspuns la emailul lor. În funcție de motivul pentru care ești în afara biroului, poate fi necesar să incluzi anumite detalii în mesajul tău. În acest articol, explicăm ce sunt out of office message și de ce sunt importante.

Când folosești un out of office message?

Un out of office message, numit și mesaj de email cu răspuns automat, este utilizat atunci când nu poți răspunde sau citi emailuri pentru o anumită perioadă de timp. În acest mod, informezi persoana de contact de ce răspunsul tău va fi întârziat și cum poate obține informațiile sau serviciile de care are nevoie în timp ce ești plecat.

Colegii, clienții și abonații se așteaptă, de obicei, la răspunsuri rapide și soluții la problemele lor, în special de la oamenii care lucrează în sfera serviciilor pentru clienți, marketing și comunicații. Out of office messagele le oferă acestora o explicație politicoasă, concisă și profesională cu privire la motivul pentru care nu poți răspunde imediat. Motivele pentru care ai putea configura un astfel de mesaj sunt:

• Mergi în vacanță;
• Participi la o conferință, un atelier sau o întrunire profesională;
• Pleci în concediu de maternitate sau concediu medical;
• Îți iei o zi liberă;
• Mergi la o programare la medic.
  

Ce include un out of office message?

Un răspuns eficient prin out of office message include următoarele elemente:

Datele exacte ale concediului tău - dacă pur și simplu reactivezi mesajul de lipsă de la birou pe care l-ai folosit în ultima perioadă de plecare, asigură-te că schimbi datele și verifică din nou dacă toate celelalte informații din mesaj sunt actuale.

Motivul general al absenței tale - nu trebuie să oferi detalii despre unde mergi și de ce, dar este util să indici dacă este vorba despre timpul tău personal sau despre o vacanță. În caz contrar, colegii ar putea încerca totuși să ia legătura cu tine. 

Persoanele care te pot ajuta în timp ce ești în afara biroului - furnizează numele, numerele de telefon și adresele de email ale oricăror colegi de muncă care te vor acoperi în timp ce ești în concediu. Specifică domeniul de expertiză al fiecărei persoane, astfel încât colegii și clienții să știe exact la cine să apeleze pentru asistență.

Este posibil să oferi mai multe detalii în funcție de sarcinile pe care le deții, de serviciu și de informațiile de care crezi că au nevoie persoanele care te contactează în timp ce ești plecat. Majoritatea programelor de email profesionale îți permit să setezi două out of office message simultan - unul pentru colegii interni și altul pentru contactele externe de afaceri.

Dar ce ar trebui să eviți să incluzi într-un astfel de mesaj? Ei bine, mesajele de email cu răspuns automat ar trebui să rămână profesionale și realiste. Ar trebui să eviți să oferi prea multe detalii. Răspunsurile automate ar trebui să fie simple și structurate. Evită să adaugi informații inutile la un email. În mesajul tău, ar fi bine să incluzi că vei răspunde imediat ce te întorci, dar nu trebuie să uiți că îți poate lua timp să revii la emailuri, apeluri telefonice și proiecte. Încearcă să nu setezi așteptarea că vei putea răspunde la un mesaj pierdut imediat după întoarcere.

În timp ce scrii și activezi acest gen de mesaj, nu specifica că ești fericit pentru că nu ești la birou și nu-ți anunța colegii că mergi într-un loc distractiv, în timp ce ei lucrează. Oricât de plictisitor nu ar fi, cea mai bună abordare este să prezinți  mesajul clar, simplu și, mai ales, profesionist.

Totodată, nu poți prezice cât de repede vor putea colegii tăi să răspundă la emailuri în absența ta, așa că asigură-te că nu promiți asistența lor imediată. În această notă, cere permisiunea colegilor înainte de a le furniza adresele de email și numerele de telefon în mesajul tău, deoarece s-ar putea să aibă un proiect mare în derulare, care îi va face prea ocupați pentru a te înlocui.

Tipuri și exemple de out of office message

Iată câteva tipuri de mesaje pe care ai putea să le aplici, în funcție de circumstanțe:

• De bază - un mesaj scurt și profesionist este adesea tot de ce ai nevoie pentru a comunica detaliile principale despre absența ta.

• Amuzant - ar trebui să ții cont dacă un mesaj prietenos sau chiar amuzant se aliniază la cultura companiei în care activezi.

• Intern - dacă configurezi un mesaj doar pentru contactele interne din cadrul companiei sau departamentului, este posibil să furnizezi informații specifice proiectelor la care lucrezi. De asemenea, poți utiliza un ton mai puțin formal, în funcție de specificul companiei.

• Concediu de odihnă - spune destinatarilor exact când vei pleca și când te vei întoarce, astfel încât să știe când să aștepte un răspuns sau să contacteze pe altcineva.

• Conferinţă - dacă mergi la o conferință de afaceri, crează un mesaj prin care să-i informezi pe ceilalți participanți că ești disponibil pentru oportunități de creare de parteneriate. Aceasta este, de asemenea, o șansă de a le arăta oamenilor că ești dedicat dezvoltării tale profesionale.

• Pe termen scurt - specialiștii care trebuie să verifice emailul și să comunice în mod constant ar putea avea nevoie să configureze out of office message de fiecare dată când pleacă de la birou pentru câteva ore. Acest tip de mesaj este util dacă trebuie să mergi la o întâlnire, dar vei reveni mai târziu în cursul zilei sau dacă trebuie să te deplasezi la un eveniment.

• Out of office dar îți verifici emailul - unii angajați monitorizează și chiar răspund la emailuri atunci când sunt în afara biroului. Dacă intenționezi să-ți verifici poșta electronică periodic, informează expeditorii că se pot aștepta la un răspuns, dar că acesta ar putea fi întârziat.

• Vacanță - practicile companiilor în preajma sărbătorilor importante variază. În timp ce partenerii sau clienții tăi s-ar putea să nu se aștepte să fii la birou într-o vacanță, spune-le cât de accesibil vei fi în zilele înainte și după sărbători.

• Concediul medical - dacă ești supus unei proceduri sau te confrunți cu o boală care necesită un tratament îndelungat sau o recuperare, este posibil să dorești să adaugi acest detaliu la mesajul tău, astfel încât persoanele de contact să îți respecte confidențialitatea și timpul în timp ce te vindeci.

• Promovare - angajații din marketing și vânzări ar putea dori să își promoveze conținutul, site-ul web, blogul sau serviciile chiar și atunci când sunt plecați. Aceștia pot include link-uri către produse sau resurse în mesajele lor.

• Partajarea contactelor - angajații care gestionează multe proiecte sau se așteaptă să primească o mulțime de emailuri în timp ce sunt plecați ar putea include mai mulți colegi pe care expeditorii să-i contacteze.

Pentru a fi și mai expliciți și a te face să înțelegi mai bine ce înseamnă un out of office message, am decis să-ți prezentăm câteva modele de mesaje.

Model nr. 1

Buna ziua,

Mulțumesc pentru mesajul dvs. Nu sunt de la birou până pe 25 mai și voi avea acces limitat la email cât timp sunt plecat. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rog să o contactați pe colega mea,  Gabriela Martinez, la adresa de email gmartinez@email.com sau la numărul de telefon 079xxxxxx.  În caz contrar, voi răspunde la emailul dvs. când mă întorc.

Cu sinceritate,

Nume/Prenume

Model nr. 2

Bună,

Nu sunt de la birou până pe 9 ianuarie și voi răspunde la emailuri când mă întorc. Dacă trebuie să accesați planurile pentru proiectul Apex Architecture, am plasat copii pe server în mapa „Proiecte”. Dacă aveți nevoie de ceva urgent, vă rog să o contactați pe colega mea Maria la numărul de telefon 068xxxxxx.

Mulțumiri,

Nume/Prenume

Model nr. 3

Salut,

Mulțumesc pentru mesaj. Sunt plecat din birou, conduc un atelier care se desfășoară în perioada 1–4 decembrie. Voi verifica emailurile pe tot parcursul zilei și voi încerca să răspund prompt la mesaje (vă rog să semnalați mesajele urgente ca fiind de mare importanță). Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rog să-l contactați pe colegul meu Alex, la numărul de telefon 079xxxxxx sau la adresa de email alex@gmail.com.

Vă mulțumesc pentru răbdare,

Nume/Prenume

Model nr. 4

Salutări!

Compania noastră nu va activa în săptămâna 21-25 decembrie. Voi răspunde la mesajul dvs. când mă întorc la birou luni, 28 decembrie. Dacă aveți o urgență, totuși, mă puteți contacta pe mobil la  numărul 079xxxxxx.

Sărbători fericite,

Nume/Prenume

Cinci sfaturi pentru a scrie un out of office message reușit

1. Mesajul trebuie să fie scurt și interesant

Cele mai bune out of office message sunt scurte și succinte. Livrează toate informațiile necesare în câteva propoziții concise. Nu este nevoie să cheltui timpul colegilor tăi cu prea multe detalii despre absența ta.

Nu trebuie să incluzi foarte multe detalii personale despre motivul pentru care ești plecat. De exemplu, nu este indicat să dezvălui bolile personale sau nevoile familiale dacă nu te simți confortabil să faci acest lucru.

2. Editează mesajul înainte de a-l expedia

Niciodată nu este indicat să expediezi un email care include greșeli gramaticale. Calitatea scrierii tale poate afecta modul în care te percep colegii și clienții.

Este întotdeauna o idee bună să rulezi emailurile de afaceri printr-un verificator gramatical de calitate, care te va ajuta să previi astfel de situații neplăcute. 

3. Nu fă promisiuni pe care nu le poți respecta

O greșeală comună cu „emailurile în afara biroului” este să faci promisiuni pe care nu le vei putea respecta. De exemplu, nu promite că vei răspunde la email imediat ce te vei întoarce. Cel mai probabil, la revenire vei avea mult de lucru, așa că nu poți garanta un timp de răspuns rapid.

4. Menține un ton profesional

Este adesea tentant să folosești un ton informal sau prietenos atunci când ești pe cale să pleci în vacanță. Dar este important să reții că un out of office message este totuși un email de serviciu.

Dacă este posibil, ar trebui să utilizezi același ton pe care îl folosești în mod normal la locul de muncă. Aceasta înseamnă că poți expedia un email amuzant dacă lucrezi într-un mediu în care este normal să faci glume cu colegii tăi.

Pe de altă parte, dacă lucrezi într-o slujbă orientată către clienți, unde primești în mod regulat emailuri de la clienți noi, ar putea fi riscant să trimiți un mesaj amuzant. Asigură-te că vei face prima impresie corectă.

5. Ia în considerare toate canalele de comunicare

Emailul este cel mai utilizat canal de comunicare pentru majoritatea companiilor, dar poți lua în considerare și posibilitatea de a lăsa un out of office message în contul tău de Teams, Slack sau orice altă platformă digitală pe care compania o folosește. În acest fel, oricine vă trimite mesaje va ști că nu ești  la birou.

Așadar, este o practică bună să creezi un astfel de mesaj atunci când mergi în concediu, la o conferință sau la o întâlnire. Chiar dacă intenționezi să pleci doar pentru o zi, colegii și clienții tăi vor aprecia că i-ai informat despre disponibilitatea ta. Nu vrei să-i lași să se întrebe de ce nu primesc răspunsuri prompte de la tine sau ce ar trebui să facă în absența ta, mai ales dacă apare o problemă urgentă.

În concluzie, mesajele de email cu răspuns automat reușite tind să aibă unele caracteristici comune. În primul rând, explică de ce nu ești la birou și specifică pentru cât timp intenționezi să absentezi. Este recomandat să specifici când vei putea răspunde la emailuri. Scrie mesaje scurte, dar concise și ia în considerare utilizarea unui ton formal. Furnizează informații de contact alternative, cu acordul colegilor.