Cum poți planifica mai eficient concediile anuale de odihnă ale angajaților tăi?

Decembrie este și despre planificarea concediilor. Pe lângă rapoartele de totalizare și planificările pentru noul an, angajatorii nu trebuie să uite de elaborarea și aprobarea programărilor aferente concediilor anuale de odihnă ale angajaților. Codul Muncii conține prevederi noi în acest caz. Despre ce este vorba, află din articol. 

Trei programări aferente concediilor anuale de odihnă?

Pentru început, îți reamintim că dreptul la concediu de odihnă anual plătit este garantat pentru toţi salariaţii. Angajații beneficiază anual de un concediu de odihnă plătit, cu o durată minimă de 28 de zile calendaristice, cu excepţia zilelor de sărbătoare nelucrătoare. Pentru salariaţii din unele ramuri ale economiei naţionale, precum învăţământ, ocrotirea sănătăţii, serviciul public, prin lege organică, se poate stabili o altă durată a concediului de odihnă anual (calculată în zile calendaristice).

Potrivit art.115 din Codul Muncii, concediul de odihnă anual poate fi acordat integral sau, în baza unei cereri scrise a salariatului, divizat în părți, una dintre care va avea o durată de cel puțin 14 zile calendaristice. Din 2023, concediile de odihnă anuale pentru anul următor pot fi programate de către angajator de comun acord cu reprezentanții salariaților, până la sfârșitul fiecărui an calendaristic. Această reglementare este prevăzută de art.116 din Codul Muncii. Anterior, programarea concediilor anuale era obligatorie și se efectua cu cel puţin două săptămâni înainte de sfârșitul fiecărui an calendaristic.

Respectiv, pentru anul 2025, lipsește obligația de întocmire a graficului de concedii anuale, cu excepția celui pentru concediile anuale nefolosite în anul 2024. Respectiv, fiecare entitate în parte decide dacă va aproba sau nu acest grafic. Decizia se va lua în dependență de mai mulți factori (mărimea entității, numărul de angajați, procesul tehnologic de producție, domeniu de activitate, etc.), astfel încât să nu fie blocată activitatea companiei din cauza plecării simultan în concedii anuale a mai multor angajați. Lipsa acestei obligativități se traduce astfel: angajatorul nu poate obliga salariatul să respecte programarea concediilor anuale pentru anul viitor, iar lucrătorul va putea depune o cerere de concediu anual în afara perioadei stabilite în programare. 

Totuși, nu totul este atât de simplu cum pare la prima vedere.

Din luna aprilie a acestui an, art.118 din Codul Muncii a fost completat cu o nouă prevedere. Astfel, în cazul în care salariatul, din motive întemeiate, confirmate documentar, nu-și poate folosi concediul de odihnă anual la care avea dreptul în anul calendaristic corespunzător, cu acordul salariatului în cauză, angajatorul este obligat să-i acorde acestuia concediul de odihnă nefolosit în decurs de doi ani, începând cu anul următor celui în care i s-a acordat dreptul la concediul de odihnă anual.

Mai mult ca atât. La finele fiecărui an calendaristic, angajatorul informează salariatul, în formă scrisă pe suport de hârtie sau în formă electronică, despre numărul zilelor de concediu de odihnă anual acumulate/nefolosite, termenul de expirare a acestora și dispune utilizarea zilelor de concediu de odihnă anual acumulate/nefolosite de către salariat, conform programării stabilite de comun acord.

Refuzul neîntemeiat al salariatului privind utilizarea zilelor acumulate/nefolosite din concediul de odihnă anual, conform programării stabilite, este nul.

Reține! Refuzul neîntemeiat a angajatului = anularea concediului neutilizat. Prin această reglementare se impune o obligativitate de folosire de către angajat a tuturor zilelor de concedii anuale care nu au fost utilizate conform programărilor anuale precedente.

În concluzie, la sfârșitul anului 2024, urmează să fie efectuată și aprobată:

• OBLIGATORIU: programarea concediilor anuale acumulate/nefolosite la data de 01.04.2024; 
• OBLIGATORIU: programarea concediilor anuale acumulate/nefolosite la data de 31.12.2024;
• OPȚIONAL: programarea concediilor anuale de odihnă pentru anul 2025.

Acum, totul este mai clar, nu-i așa?

Reține! Perioada și durata concediilor de odihnă anuale programate pot fi modificate la solicitarea salariatului, cu acordul angajatorului, ținând cont de funcționarea unității și necesitățile acesteia. Angajaților ale căror soţii se află în concediu de maternitate li se acordă, în baza unei cereri scrise, concediul de odihnă anual concomitent cu concediul soţiilor. 

Modelul programării concediilor de odihnă anuale

Convenția colectivă nr.19/2020 recomandă tuturor unităților, indiferent de tipul de proprietate și forma juridică de organizare, să utilizeze la programarea concediilor de odihnă anuale modelul stabilit de Convenție, dar, entitățile pot utiliza și alte modalități de a programa eficient concediile. 

Pentru ca procesul să fie mai ușor, îți recomandăm să discuți mai întâi cu angajații, după care să începi completarea modelului. Nu uita și despre concediile neutilizate ale lucrătorilor, care pot fi alipite la concediile anuale pentru anul viitor sau programate pentru alte perioade. În acest caz, se poate elabora un grafic comun, obligatoriu cu evidențierea tipului concediului (anual sau neutilizat din anii precedenți) și a perioadei. În acest grafic comun, trebuie să incluzi:

• Denumirea unității;
• Numele, prenumele salariatului;
• Funcția deținută;
• Luna/lunile în care se va acorda concediul;
• Anul de muncă pentru care se va acorda concediul;
• Durata concediului de odihnă anual de bază (zile calendaristice);
• Durata concediului de odihnă anual suplimentar (zile calendaristice);
• Durata totală a concediului de odihnă anual (zile calendaristice).

Atenție! La final, documentul urmează a fi aprobat printr-un ordin (dispoziție, decizie, hotărâre) de către șeful Direcției/Secției/Serviciului resurse umane sau de către directorul unității cu indicarea numelui, prenumelui acestuia și semnătura. Deocamdată, nu este stabilit un termen limită de aprobare a programului concediilor anuale de odihnă, dar, reieșind din necesitatea programării și a concediilor anuale neutilizate, rezultă că ordinul nu trebuie să fie aprobat mai târziu de finele anului curent.  

Art.116 din Codul Muncii precizează că programarea concediilor de odihnă anuale, aprobată cu respectarea condițiilor prevăzute, se aduce la cunoștința salariaților, sub semnătură sau prin altă modalitate care permite confirmarea recepționării/înștiințării, în termen de 10 zile lucrătoare de la data aprobării.

Când și cum se acordă indemnizația de concediu?

Potrivit art.117 din Codul Muncii, pentru perioada concediului de odihnă anual, salariatul beneficiază de o indemnizaţie de concediu, care nu poate fi mai mică decât mărimea salariului mediu pentru perioada respectivă. Atenție! Indemnizația de concediu se plătește de către angajator cu cel puțin 3 zile calendaristice înainte de începerea concediului sau la o dată agreată de părți, dar nu mai târziu de data achitării salariului pentru luna în care a fost acordat concediul respectiv.

Modul de calculare a indemnizaţiei de concediu este stabilit de Executiv. Conform Hotărârii Guvernului nr.426/2004, pentru indemnizația de concediu urmează a fi stabilit salariul mediu, care se calculează pentru o zi calendaristică, cu aplicarea perioadei de decontare de trei luni. Aceasta înseamnă că la calcularea indemnizației de concediu se ia în considerare, de fapt, salariul pe care l-ai obținut în ultimele trei luni. Salariul mediu pentru o zi calendaristică se calculează prin înmulţirea salariului mediu pe o zi lucrătoare cu coeficientul egal cu raportul dintre numărul de zile lucrătoare din perioada de decontare şi numărul de zile calendaristice din aceeași perioadă. La rândul său, salariul mediu pentru o zi lucrătoare se obține prin împărțirea salariului pe trei luni la numărul zilelor efectiv lucrate în această perioadă. Dacă vrei să-ți calculezi singur „concedialele”, te putem ajuta să faci acest lucru. Urmează pașii din acest articol.

În caz de deces al salariatului, indemnizaţia care i se cuvine, inclusiv pentru concediile nefolosite, se plăteşte integral soţului (soţiei), copiilor majori sau părinţilor defunctului, iar în lipsa acestora – altor moştenitori, în conformitate cu legislaţia în vigoare. 

Concluzii

Până în 2023, programarea concediilor de odihnă anuale era obligatorie atât pentru angajator, cât și pentru salariat, care urma să fie prevenit, în formă scrisă, despre data începerii concediului. Anul trecut, însă, această prevedere a fost anulată. Aceasta înseamnă că deși a fost efectuată programarea concediilor anuale pentru anul următor la entitate, respectarea acesteia nu este obligatorie pentru ambele părți. 

Atenție! Nu se admite înlocuirea concediului de odihnă anual nefolosit printr-o compensaţie în bani, cu excepţia cazurilor de încetare a contractului individual de muncă al salariatului care nu şi-a folosit concediul, în condițiile enumerate mai sus. 

Durata concediilor medicale, a celor de maternitate şi de studii nu se include în durata concediului de odihnă anual. În caz de coincidenţă totală sau parţială a concediului cu unul din concediile menţionate, în baza unei cereri scrise a salariatului, concediul de odihnă anual nefolosit integral ori parţial se amână pe perioada convenită prin acordul scris al părţilor sau se prelungeşte, respectiv, cu numărul zilelor indicate în documentul, eliberat în modul stabilit, privitor la acordarea concediului corespunzător în cadrul aceluiaşi an calendaristic.