Ce reprezintă diurna și în ce condiții se acordă

Dacă călătorești frecvent pentru muncă sau ești pe cale să începi un post care necesită deplasări regulate, ar fi bine să te familiarizezi cu termenul de „diurnă”. Se referă la compensarea unor cheltuieli de deplasare în scop de serviciu. O mai bună înțelegere a acestei indemnizații te poate ajuta să primești rambursările corespunzătoare pe măsură ce pleci în călătorii de afaceri. În acest articol îți explicăm ce înseamnă diurna, cum funcționează și ce beneficii are. 

Ce este diurna?

Potrivit Regulamentului cu privire la delegarea salariaţilor entităţilor din Republica Moldova, diurna reprezintă o indemnizaţie zilnică, în monedă naţională (dacă e vorba de deplasări pe teritoriul țării) sau în valută străină (dacă deplasările sunt în străinătate), acordată în scopul compensării cheltuielilor suportate suplimentar de salariat în timpul delegării, pentru hrană, diferite servicii, inclusiv costul transportului pe teritoriul localităţii în care a fost delegat şi alte cheltuieli. Termenul provine de la latinescu „diurna”, care în traducere înseamnă „de zi”, „din timpul zilei”.

„Diurna este suma de bani care i se oferă angajatului atunci când pleacă în deplasare pentru a-i fi acoperite necesitățile zilnice. De aceste alocații pot beneficia toți angajații, care prin ordinul conducătorului au fost delegați în deplasare. Toți salariații au dreptul la această indemnizație, dar nu toți beneficiază de ea” declară Mihai Rusu, fost inspector la Inspecția Financiară.

Hai să analizăm împreună următoarea situație: un agent de vânzări din Chișinău, care trebuie să se deplaseze zilnic în alte localități din țară, un curier care livrează produse în Moldova sau un vânzător ambulant pot beneficia de diurne? Răspunsul este NU. Potrivit Regulamentului indicat mai sus, această alocație nu se achită dacă deplasarea de serviciu durează o singură zi și e pe teritoriul Republicii Moldova și dacă salariatul e delegat într-o localitate de unde are posibilitate să revină zilnic la locul său permanent de trai. 

Totuși, dacă angajatul, la încheierea programului zilei de lucru, rămâne din propria iniţiativă la locul delegării, la prezentarea actelor de cazare angajatorul este obligat să-i restituie cheltuielile de locațiune.

Când se achită diurna?

Pentru început, trebuie să știi că normele diurnelor sunt diferenţiate pe categorii, ținându-se cont de posturile deţinute de salariaţi, scopul şi caracterul misiunii. Potrivit legislației, pentru zilele de plecare şi sosire, diurnele se achită în mărime de 100 % din normele stabilite. Chiar dacă deplasarea salariatului durează o singură zi în afara țării, alocația este achitată, doar că, în acest caz, diurna va constitui 50 % din norma stabilită. Dacă durata deplasării peste hotarele Republicii Moldova depăşeşte 30 de zile calendaristice, cuantumul diurnei se reduce cu 20 % pentru fiecare zi suplimentară.

„Angajatului i se achită diurnă pentru fiecare zi petrecută peste hotare. Chiar dacă la returnare, avionul salariatului ajunge la ora 1:00 în Chișinău, pentru ziua sosirii, diurna se achită integral. Indemnizația poate fi achitată fie în avans, fie după călătorie”, mai adaugă Mihai Rusu.

Ce se întâmplă însă dacă salariatul se află în statele de tranzit pentru mai mult de 24 de ore sau dacă pe parcursul itinerarului este nevoit să se cazeze într-un hotel, din cauza unor situații neprevăzute, care au apărut fără vina lui? În acest caz, angajatorul este obligat să-i achite diurne pentru acele zile, conform normei stabilite pentru statul pe care-l tranzitează. 

Dacă angajatul este în deplasare la o conferință, un seminar sau un simpozion și organizatorul îi acordă mijloace financiare sub formă de diurnă, burse, alte plăţi confirmate documentar (invitație, scrisoare electronică, alte documente emise) pentru compensarea cheltuielilor curente, acesta nu va primi diurnă din partea angajatorului. În cazul în care mijloacele financiare acordate de organizator pentru o zi sunt mai mici decât normele pentru diurnă stabilite prin Regulament, atunci angajatorul va trebui să-i compenseze lucrătorului diferenţa la prezentarea documentelor confirmative (demers oficial al organizatorului). Totodată, dacă ziua plecării și/sau sosirii diferă de perioada pentru care au fost acordate mijloace financiare de organizator, pentru aceste zile diurna va fi achitată de angajator.

La delegarea unei persoane în două şi mai multe ţări, diurna pentru ziua deplasării dintr-o ţară în alta se plăteşte în mărime de 50% în valută străină, conform plafonului stabilit pentru fiecare țară. Pentru reţinerea nemotivată în drum diurna nu se plăteşte şi cheltuielile de locaţiune nu se compensează.

„Delegarea salariatului se efectuează de către conducătorul entităţii sau altă persoană împuternicită prin aprobarea ordinului, cu indicarea scopului şi a termenului delegării, precum şi a ţării gazdă. Delegarea salariatului pe teritoriul Republicii Moldova se efectuează în baza ordinului sau a legitimaţiei de deplasare. Pentru cheltuielile legate de cazare și transport, atât în țară, cât și peste hotare, angajatul trebuie să prezinte la întoarcere documente confirmative”, specifică Mihai Rusu, fostul reprezentant al Inspecției Financiare. 

În legitimaţia de deplasare se indică: denumirea entităţii pe care o reprezintă, numele, prenumele salariatului, funcţia deţinută, localităţile de destinaţie şi denumirea entităţii la care este delegat, scopul şi termenul delegării. La deplasarea în ţări străine, data trecerii hotarelor se determină potrivit documentelor de călătorie. Nu este obligatorie eliberarea legitimaţiei de deplasare în cazul în care salariatul revine din deplasare la locul permanent de muncă în aceeaşi zi în care a fost delegat.

Militarilor detașați în cadrul contingentului militar sau al grupului de observatori militari din zona de conflict li se plătește, pentru perioada aflării în contingent, diurna în mărime de 100% din cea stabilită pe țară pentru zile de aflare în zonă.

Pentru perioada aflării militarilor prin contract în cantonamente, centre (cursuri) de instruire, pe câmpuri de instruire, la exerciţii pe teritoriul Republicii Moldova, în timpul participării la manevre şi exerciţii în afara punctelor de dislocare permanentă a unităţilor şi subunităţilor militare, se plăteşte diurna în mărime de 50% din cea prevăzută pentru localităţile rurale din Republica Moldova.

„De obicei, atunci când se află într-o deplasare de serviciu, salariatul călătorește cu autobuzul, trenul sau orice alt mijloc de transport public (cu excepția taximetrului) pentru a ajunge de la gară, aerogară la locul de cazare sau domiciliu. Se rambursează călătoria cu taxiul doar dacă ora sosirii sau plecării delegatului nu corespunde cu orarul transportului public, în baza actelor de călătorie prezentate. Astfel, dacă este ora 14:00 și salariatul a călătorit cu taxiul de la aeroport la hotel, statul nu va rambursa aceste cheltuieli”, afirmă Mihai Rusu, fost inspector la Inspecția Financiară. 

Important! Diurnele salariaților entităților de transport auto, feroviar și aerian, delegați peste hotare în interes de serviciu se achită conform art. 31-33 din Regulamentul stipulat anterior. 

Cum se calculează mărimea diurnei și cum se stabilește valoarea acesteia?

Spre deosebire de multe țări, Republica Moldova nu dispune de o formulă de calculare a diurnei așa cum este în România, de exemplu. Valoarea acestei alocații este stabilită de Regulamentul cu privire la delegarea salariaţilor entităţilor din țara noastră. Deci, suma diurnei diferă de la un stat la altul și este stabilită în euro, dolari SUA și lei, dacă este vorba despre o deplasare pe teritoriul Republicii Moldova.

Totuși, atunci când un angajator calculează diurna pe care trebuie să i-o achite unui salariat, trebuie să țină cont, în primul rând, de categoria de personal, numărul de zile de deplasare și destinația.

„Mărimea diurnei depinde de țara și de funcția salariatului. Dacă salariatul face parte din categoria I, conform Regulamentului, ceea ce constituie 90 la sută din funcționarii publici, este stipulată o anumită sumă, iar dacă angajatul face parte din categoria II, de exemplu: persoanele cu funcții de demnitate publică, conform anexei la Legea nr. 199/2010 cu privire la statutul persoanelor cu funcții de demnitate publică, șefii misiunilor diplomatice, consilierii Președintelui Republicii Moldova, Președintelui Parlamentului sau ai Prim-ministrului, secretari generali adjuncți ai Parlamentului, etc., atunci diurna va fi mai mare”, punctează fostul inspector Mihai Rusu.

Cert este că, dacă e vorba de o deplasare de serviciu pe teritoriul Republicii Moldova, diurna va fi mult mai mică decât alocația prevăzută pentru o deplasare de serviciu în străinătate. Așadar, pentru un angajat care efectuează o deplasare în Chișinău, diurna constituie 130 lei, iar pentru unul care pleacă în mun. Bălți sau Tiraspol - 120 de lei. Pentru orice alt oraș și sat din țară, este stabilită o alocație de 100 de lei. 

Cele mai mari diurne se alocă pentru salariații care efectuează o deplasare de muncă în Japonia. Ei beneficiază zilnic de 120 dolari. O persoană cu funcţie de demnitate publică va primi o alocație cu 20 de dolari mai mare, adică de 140 dolari. Pentru o vizită de serviciu în orașele New York și Washington din Statele Unite ale Americii este aplicată o alocație de 100 și 120 de dolari, iar pentru Elveția diurna constituie 80 și 100 de euro. 

Cele mai mici diurne, de 20 de dolari, se achită pentru vizitele de serviciu ale angajaților în Maldive și Mali. Valoarea celor mai multe alocații este de 25 de dolari și se alocă pentru deplasările salariaților în India, Nepal, Africa de Sud, Brazilia, Camerun, Columbia, Congo, Republica Populară Democrată Coreană, Costa Rica, Ecuador, Filipine, Haiti, Hong Kong, Indonezia, etc. În cazul persoanelor cu funcţii de demnitate publică, alocația este mai mare cu 5, 10 și cel mult 20 de dolari, în funcție de destinație. 

Pentru țările și orașele CSI alocația variază între 30 și 40 de euro. Pentru deplasarea de serviciu în România este prevăzută o diurnă de 30 de euro, iar pentru Ucraina - 35 de euro. 

Angajatorii pot oferi diurne mai mari decât prevede legea?

Răspunsul la această întrebare este da, doar dacă este vorba despre companiile private. Instituțiile statului sunt obligate să ofere diurne care nu depășesc limitele stabilite de Regulament. 

Este de la sine înțeles că diurnele de 25 de dolari, despre care am scris mai sus, le acoperă cu greu angajaților plățile pentru mâncare, dar nu și cele pentru transport pe teritoriul localităţii în care au fost delegați. De aceea, în aceste cazuri, unele companii acoperă total sau parțial aceste plăți. Sunt și firme care stabilesc o sumă fixă, adică o rată zilnică specifică, pe care o achită în calitate de diurnă, indiferent de țară în care merge salariatul. 

„De obicei, diurna de 30-40 de euro, stabilită pentru țările europene, nu acoperă cheltuielile, pentru că practic această sumă se achită pentru mâncare. Pentru entitățile private, cuantumul diurnei nu este reglementat de legislație, este o decizie lăsată la latitudinea angajatorului”, declară Mihai Rusu.  

Când totuși, conducătorii pot aloca o diurnă mai mică salariaților? Răspunsul ni-l oferă fostul inspector Mihai Rusu, care subliniază că „angajatul poate tăia din diurnă dacă în factura emisă de hotel se indică că cazarea a costat 100 de euro pe noapte, de exemplu, iar micul dejun inclus alți 15 euro. În acest caz, angajatorul are dreptul să scadă cei 15 euro din diurnă. Dar acestea sunt cazuri mai speciale. Dacă valoarea micului dejun nu este specificată separat în factură, aceasta se consideră parte componentă a cheltuielilor de locațiune, dar nu ca parte componentă a diurnei. Sau în unele cazuri, diurnele achitate de către organizatori sunt mai mici decât plafonul prevăzut de Regulamentul cu privire la delegarea salariaţilor entităţilor din Republica Moldova și în acest caz, diferența este achitată de către angajator.”

Potrivit legislației, muncitorilor, conducătorilor şi specialiştilor entităţilor, delegaţi în teritoriul Republicii Moldova pentru executarea lucrărilor în domeniul tehnologiei informaţiei şi comunicaţiilor electronice și poştale, lucrărilor de montaj, ajustare, construcţie, reparaţie şi restaurare, în locul diurnelor li se plăteşte, în modul stabilit, un supliment la salariul. La efectuarea lucrărilor menţionate peste hotarele țării, problema cu privire la achitarea diurnelor sau suplimentelor la salariu se soluţionează de către conducătorii entităţilor respective de comun acord cu beneficiarii. În aceste cazuri, potrivit înţelegerii dintre părţi, mărimea diurnelor poate fi mai mică decât normele stabilite, în conformitate cu Hotărîrea Guvernului nr. 632 din 24 august 1994.

Diurnele sunt impozitate?

Potrivit Codului Fiscal al Republicii Moldova, compensațiile alocate salariaţilor legate de îndeplinirea obligaţiilor de serviciu reprezintă surse de venit neimpozabile. Astfel, compensarea cheltuielilor legate de deplasarea în interes de serviciu în limitele stabilite de Regulament, precum și compensarea cheltuielilor de cazare în cazul depășirii limitelor stabilite prin același document, nu reprezintă venituri ale salariaților detașați. 

Codul Fiscal mai spune însă că atunci când diurnele pe care le primește salariatul sunt mai mari decât valorile indicate în anexa 2 a Regulamentului menționat, cu excepția depășirii limitelor de cazare, potrivit prevederilor art. 18 și 20, suma cu care s-au depășit limitele va fi impozitată, conform art. 88 din Codul Fiscal, deoarece pentru salariatul delegat, reprezintă o sursă de venit impozabilă.

Deci, dacă un angajat care lucrează la o companie privată este delegat într-o țară unde este stabilită o diurnă de 30 euro, dar angajatorul îi achită o alocație de 50 de euro pe zi, atunci cei 30 de euro nu se vor impozita, dar restul sumei - 20 de euro - da, deoarece reprezintă o sursă de venit impozabilă.

Beneficiile acordării diurnelor pentru angajați

Plățile diurne îndeplinesc două funcții oficiale în organizații și companii: acoperirea cheltuielilor legate de îndeplinirea obligațiilor de muncă și încurajarea dezvoltării profesionale. Angajații nu trebuie să plătească din buzunar pentru cheltuieli efectuate în timpul călătoriei de afaceri. Acordarea acestor plăți presupune mai multe beneficii:

• Diurnele pot ajuta companiile să bugeteze mai ușor cheltuielile viitoare;
• Diurnele elimină nevoia angajaților de a păstra și gestiona chitanțele;
• Diurnele pot reduce la minimum alte tipuri de documente atât pentru companii, cât și pentru angajați;
• Angajații pot înțelege din start cât să cheltuiască înainte de a-și începe călătoria de afaceri.

Rambursarea cheltuielilor legate de îndeplinirea obligațiilor de muncă și încurajarea dezvoltării profesionale prin participare la traininguri, ateliere de lucru și seminare internaționale reprezintă beneficii importante pentru personal și o componentă cheie a managementului resurselor umane. Cu toate acestea, diurnele pot produce, de asemenea, stimulente negative și oferă oportunități pentru abuz, dacă nu sunt acordate eficient. Mai multe studii realizate la nivel mondial demonstrează că în unele cazuri, acest ajutor este irosit sau nu are impactul scontat. Unii angajați participă la întâlniri în limbi pe care nu le înțeleg, doar pentru a câștiga diurna sau iau parte la diverse forumuri, chiar dacă prezența lor nu este necesară, justificată sau relevantă. Totodată, unii angajatori sunt mai predispuși să favorizeze anumite tipuri de muncă în raport cu altele. 

Pe cine angajatorul nu are voie să trimită în deplasare?

Conform Codului Muncii articolul 249. Limitarea trimiterii în deplasare (1) Nu se admite trimiterea în deplasare în interes de serviciu a persoanelor cărora deplasarea le este contraindicată conform certificatului medical. (2) Persoanele cu dizabilităţi severe şi accentuate, femeile gravide, părinţii singuri care au copii în vîrstă de pînă la 14 ani, salariaţii care au copii în vîrstă de pînă la 4 ani sau copii cu dizabilităţi, persoanele care îmbină concediile pentru îngrijirea copilului, prevăzute la art.126 şi 127 alin.(2), cu munca, precum şi salariaţii care îngrijesc de un membru al familiei bolnav, în baza certificatului medical, pot fi trimişi în deplasare numai cu acordul lor scris. Totodată, angajatorul este obligat să informeze în scris salariaţii menţionaţi despre dreptul lor de a refuza plecarea în deplasare.

Articolul 256. Interzicerea trimiterii în deplasare a salariaţilor în vîrstă de pînă la 18 ani Se interzice trimiterea în deplasare a salariaţilor în vîrstă de pînă la 18 ani, cu excepţia salariaţilor din instituţiile audiovizualului, din teatre, circuri, organizaţii cinematografice, teatrale şi concertistice, precum şi din cele ale sportivilor profesionişti.

Concluzii

Trebuie să știi că atunci când mergi în delegație, ai dreptul (pe lângă acoperirea cheltuielilor pentru transport și cazare) și la o diurnă – o sumă de bani dedicată cheltuielilor legate de masa, transportul pe teritoriul țării în care ești detașat, dar și cu unele necesități la fața locului. Diurna poate fi o modalitate eficientă, atât pentru companii, cât și pentru angajați de a gestiona cheltuielile de călătorie.

Indemnizațiile pot fi plătite în avans sau după ce au fost efectuate cheltuieli suportate. Angajatorii ar trebui să țină cont de faptul că acordarea acestor alocații contribuie la încurajarea dezvoltării profesionale a salariaților. Oamenii sunt mai predispuși să participe la cursuri opționale sau întâlniri care presupun dobândirea aptitudinilor noi, dacă li se rambursează cheltuielile de deplasare. Companiile care doresc să sprijine dezvoltarea profesională a angajaților sunt dispuse să plătească diurne pentru a încuraja participarea acestora la traininguri, ateliere de lucru și conferințe. Ca urmare, angajații devin mai eficienți și mai productivi, iar companiile se bucură de rezultate mai bune.