Cât este de legal ca angajatorul să-ți solicite copia buletinului de identitate la angajare?

Unul dintre filmulețele noastre legate de necesitatea prezentării copiei buletinului de identitate la angajare a stârnit mai multe discuții în mediul online. De aceea, ne-am gândit că este de responsabilitatea noastră să venim cu clarificări. Mulți specialiști responsabili de HR spun că, în procesul de recrutare, candidatul este obligat să livreze doar datele din buletin, nu și copia documentului. Unii angajatori își justifică solicitarea prin faptul că vor să verifice dacă persoana care participă la interviul de angajare are sau nu antecedente penale. În acest caz, cel mai indicat ar fi să ceară de la candidat un cazier judiciar, dar nu copia buletinului de identitate. În ce condiții sunt obligați totuși angajații să le prezinte angajatorilor copiile documentelor care conțin date cu caracter personal, află din articol. 

Ce prevede legea?

Legea nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal reglementează cadrul normativ general, care stabileşte condițiile de bază pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, aplicabile operatorilor de date, care ar putea fi orice autoritate publică, orice altă instituţie ori organizaţie care, în mod individual sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal, prevăzute în mod expres de legislaţia în vigoare. Conform legii, prelucrarea datelor cu caracter personal este legală în temeiurile prevăzute la art. 4 şi art. 5.

Astfel, art. 4 statuează că datele cu caracter personal care fac obiectul prelucrării trebuie să fie: 

• prelucrate în mod corect şi conform prevederilor legii; 
• colectate în scopuri determinate, explicite și legitime, iar ulterior, să nu fie prelucrate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; 
• adecvate, pertinente şi neexcesive în ceea ce priveşte scopul pentru care sunt colectate şi/sau prelucrate ulterior; 
• exacte şi, dacă este necesar, actualizate; 
• stocate într-o formă care să permită identificarea subiecţilor datelor cu caracter personal pe o perioadă care nu va depăşi durata necesară atingerii scopurilor pentru care sunt colectate şi ulterior prelucrate.

În ordinea art. 5, alin. (1) al Legii, prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează cu consimțământul persoanei. Alineatul (5) al aceluiaşi articol spune clar că consimțământul subiectului nu este cerut în cazurile în care prelucrarea este necesară pentru: 

• executarea unui contract la care subiectul datelor cu caracter personal este parte sau pentru luarea unor măsuri înaintea încheierii contractului, la cererea acestuia; 
• îndeplinirea unei obligaţii care îi revine operatorului conform legii; 
• protejarea vieţii, integrităţii fizice sau a sănătăţii persoanei; 
• executarea sarcinilor de interes public sau care rezultă din exercitarea prerogativelor de autoritate publică cu care este învestit operatorul sau terţul căruia îi sunt dezvăluite datele cu caracter personal; 
• realizarea unui interes legitim al operatorului sau al terţului căruia îi sunt dezvăluite datele cu caracter personal, cu condiția ca acest interes să nu prejudicieze interesele sau drepturile şi libertăţile fundamentale ale subiectului datelor cu caracter personal [...]. 

Subsecvent, art. 9 al Legii prevede că prelucrarea numărului de identificare de stat (IDNP) al persoanei fizice, a amprentelor digitale sau a altor date cu caracter personal, având o funcţie de identificare de aplicabilitate generală, poate fi efectuată în următoarele condiţii: 

• subiectul datelor cu caracter personal şi-a dat consimțământul; 
• prelucrarea este prevăzută în mod expres de legislație.

„În linii generale, practica condiționării obținerii copiei buletinului de identitate de la subiecții datelor cu caracter personal şi ataşarea acesteia, spre exemplu, la o cerere sau un contract în scop de a demonstra identitatea solicitantului - este o situație, în multiple cazuri, nefondată, din punct de vedere al scopului pentru care se obţine această copie, fiind colectate excesiv date cu caracter personal, care se regăsesc pe copia buletinului de identitate, dar care nu se atribuie la cazul vizat în fapt. În această situație, este necesară depersonalizarea datelor care sunt excesive scopului prestabilit”, menționează Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal într-un răspuns oferit în exclusivitate portalului nostru. 

Cum pot fi prevenite escrocheriile?

Centrul precizează că identificatorii consemnați în copiile de pe buletinul de identitate reprezintă un risc sporit, din motiv că aceştia pot produce efecte juridice pe un termen nelimitat (în anumite situații, chiar și după decesul titularului de drept), precum şi există riscul că de pe aceste copii, fără a fi dusă o evidență strictă a acestora, să fie făcute alte reproduceri, care ar putea fi utilizate cu totul în alte scopuri (ilegale), decât cele pentru care au fost colectate inițial. 

„În aceste condiții, pornind de la dispozițiile art. 4 alin. (1) lit. c) din Legea nr. 133/2011, potrivit cărora, datele cu caracter personal care fac obiectul prelucrării trebuie să fie adecvate, pertinente şi neexcesive în ceea ce privește scopul pentru care sunt colectate şi/sau prelucrate ulterior, Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal recomandă ca candidatul/stagiarul, adică persoana fizică, să completeze personal o cerere/formular, prin indicarea din buletinul de identitate doar a categoriilor de date cu caracter personal strict necesare scopului, spre exemplu: IDNP, numărul și data eliberării buletinului de identitate. În caz de necesitate, entitatea responsabilă, poate verifica corectitudinea datelor indicate, inclusiv accesând registrele informaționale de stat la care are acces”, se mai spune în răspunsul oferit de instituție pentru delucru.md.

Cum rămâne cu dreptul angajatorilor?

Desigur, nu poate fi negat dreptul entităților de a prelucra date cu caracter personal, consemnate în buletinul de identitate, în situația în care legea invocă că prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei obligații care îi revine, conform normelor şi/sau pentru executarea sarcinilor de interes public sau care rezultă din exercitarea prerogativelor de autoritate publică cu care este învestit.

Astfel, un exemplu în acest sens este Regulamentul cu privire la ocuparea funcţiei publice prin concurs, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 201/2009, care stipulează că persoanele candidate, în termenul indicat în informaţia privind condiţiile de desfăşurare a concursului, depun personal, prin poştă sau e-mail, dosarul de concurs, care conţine: 

• formularul de participare, specificat în anexa Regulamentului; 
• conceptul de dezvoltare instituțională, care reflectă viziunea candidatului asupra priorităţilor şi direcţiilor principale de dezvoltare ale autorităţii publice; 
• copia buletinului de identitate; 
• copiile diplomelor de studii şi ale certificatelor de absolvire a cursurilor de perfecţionare profesională şi/sau de specializare; 
• documente ce atestă experienţa profesională; 
• certificatul medical, dacă în fişa postului sunt stabilite cerinţe speciale de sănătate; 
• cazierul judiciar; 
• documentele care atestă prestarea voluntariatului în cazul în care candidatul consideră necesar. 

Totodată, art. 57 din Codul Muncii prevede că la încheierea contractului individual de muncă, persoana care se angajează prezintă angajatorului următoarele documente: 

• buletinul de identitate sau un alt act de identitate; 
• diploma de studii, certificatul de calificare ce confirmă pregătirea specială, pentru profesiile care cer cunoştinţe sau calităţi speciale; 
• certificatul medical, în cazurile prevăzute de legislaţia în vigoare; 
• declaraţia pe propria răspundere cu privire la faptul că, pe durata activităţii la locurile de muncă precedente, nu a încălcat prevederile art. 6 alin. (2) din Legea nr. 325/2013.

Așadar, Codul Muncii stipulează clar că angajatorii NU au dreptul să solicite de la persoanele care se angajează alte documente decât cele indicate mai sus, precum şi de alte acte legislative. 

„Prin urmare, în condițiile descrise, entitatea responsabilă - operatorul de date cu caracter personal este în drept să prelucreze datele cu caracter personal, prin colectarea/stocarea unei copii de pe buletinul de identitate, în cazul în care este abilitat prin act normativ cu un asemenea drept/obligație, cu respectarea strictă a condițiilor de confidențialitate şi securitate a datelor cu caracter personal, a termenilor de păstrare/stocare şi de ştergere/distrugere a acestora”, se subliniază în răspunsul oferit de Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal pentru portalul delucru.md.

De ce este bine să fii „discret” în mediul online?

Odată cu apariția rețelelor de socializare, precum Twitter, Tumblr, Facebook, Telegram, Instagram, LinkedIn, Tik Tok, Snapchat etc., viața socială s-a schimbat radical, acestea devenind un instrument puternic pentru a socializa, a distribui imagini foto, video sau pentru a promova o informație. 

Nu trebuie să uiți însă că divulgarea datelor cu caracter personal în mediul online creează un mediu favorabil pentru companiile de publicitate, persoanele care lansează apeluri pretins caritabile (strângeri false de fonduri în scop umanitar), persoanele care intenționează să se răzbune, infractorii cibernetici, iar acest lucru ar putea presupune colectarea datelor sensibile despre activitățile, interesele, caracteristicile personale, opiniile politice, obiceiurile și comportamentele online ale persoanelor.

Astfel, utilizatorii rețelelor de socializare trebuie să manifeste prudență maximă atunci când decid să publice date cu caracter personal, să plaseze fotografii/înregistrări video sau audio, dar, mai ales, în cine aleg să se încreadă pe o rețea de socializare.

Atenție! Colectarea și prelucrarea de date cu caracter personal pe rețelele de socializare, ca și orice prelucrare de date, trebuie să fie efectuată în strictă conformitate cu prevederile legale. Astfel, Centrul îndeamnă oamenii să-și protejeze confidențialitatea vieții private înainte de a publica sau a distribui anumite informații pe rețelele de socializare sau pe orice altă platformă online.

Concluzii

Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal îndeamnă oamenii să fie atenți la dezvăluirea, transmiterea, diseminarea datelor cu caracter personal. Actele de identitate, cum ar fi buletinul de identitate, pașaportul, certificatele de stare civilă, carnetele de pensionar, cardurile bancare consemnează o multitudine de date cu caracter personal, care necesită protecție din partea deținătorului.

Astfel, oferirea/transmiterea de copii de pe aceste documente, precum și scrierea datelor cu caracter personal în diferite acte, în alte scopuri decât cele expres prevăzute de lege, poate genera utilizarea ilegală a acestora, în scopuri contrare celor prevăzute inițial, în detrimentul persoanei, care ar putea pierde controlul asupra datelor sale cu caracter personal.

Nu uita! Datele cu caracter personal trebuie să fie prelucrate în mod corect şi conform prevederilor legii, colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime, iar ulterior să nu fie utilizate într-un mod incompatibil cu aceste scopuri. Securitatea și confidențialitatea acestor date trebuie să constituie o prioritate pentru fiecare dintre noi.