4 exemple de feedback pe care le poți oferi candidaților în timpul procesului de recrutare

Emailul este utilizat foarte des în procesul de recrutare, fiind o cale mai profesionistă și mai eficientă decât apelurile pe telefon, de exemplu. Un feedback prompt și prietenos e baza unei experiențe satisfăcătoare pentru candidați - fie că sunt aleși sau nu pentru job. Cum o mare parte din feedback-ul oferit candidaților constă în mesaje pe email, ne-am gândit că n-ar strica să vorbim mai mult despre cum un angajator poate utiliza emailul cu succes în tot acest proces. 

Deși nu avem statistici locale despre asta, la nivel global peste 85% dintre recruiteri folosesc emailul drept canalul principal în procesul de recrutare. Utilizarea e-mailului se dovedește esențială pentru a comunica transparent și fără greș cu cei care sunt interesați de ofertele de muncă din companie - mulți candidați sunt descurajați și confuzi după ce aplică pentru că nu primesc informație suficientă și nu au un feedback clar și constructiv. 

Emailurile în procesul de recrutare pot fi divizate în 2 mari categorii, despre care vom vorbi pe rând:

1. Emailuri expediate după recepționarea CV-ului (în faza de început)

2. Emailuri finale, expediate după interviu

E nevoie să precizăm câteva aspecte importante: 

• Emailurile către candidați se trimit de pe contul de email de lucru al recruiterului sau de pe cel al companiei, nu de pe contul personal;
• Emailurile trebuie să aibă o formă (template) standart, dar individualizată după caz. 
• Emailul care conține doar generalități și consolări nu e un email bun - candidații spun că preferă să nu fie contactați deloc decât să primească un mesaj fals și sec;
• Emailurile întotdeauna păstrează un ton profesionist și binevoitor, fără a arăta cu degetul la anumite greșeli sau scăpări ale candidatului, oferind o părere constructivă.

Emailurile de după recepționarea CV-ului

Acestea, la rândul lor, pot fi împărțite în: email de respingere și email de acceptare. 

Emailul de respingere a candidaturii.

Da, mulți angajatori de la noi nu se obosesc să revină la candidații mai puțin norocoși, a căror CV nu corespunde cerințelor jobului. Indiferent că acel candidat a fost respins după o scurtă discuție la telefon sau imediat după recepționarea CV-ului, orice candidat merită să știe poziția onestă a companiei față de persoana lui. Oamenii mizează pe un job sau altul atunci când aplică, ca să știe dacă pot aștepta o ofertă de la tine sau trebuie să meargă înainte. 

Așadar, un email de respingere a candidaturii trebuie să fie scurt, dar prietenos, care nu pune accent pe ce-i lipsește candidatului, dar pe un feedback onest și obiectiv (experiența nu este suficientă, sub/supercalificat pentru rol). 

Exemplu:

Subiectul emailul (ROLUL/JOBUL)

Bună, (PRENUME)

 

Ne-am bucurat să-ți recepționăm emailul pentru poziția de (JOBUL) și îți mulțumim pentru interesul manifestat. 

 

Ne pare rău, însă, să te anunțăm că aplicația ta pentru poziția de (JOBUL) nu a mers mai departe și CV-ul tău nu a fost acceptat, din motiv că avem nevoie de un candidat cu un minim de experiență de 3 ani într-o poziție similară. Te încurajăm, însă, să aplici în viitor pentru un alt job în compania noastră, iar noi vom păstra datele de contact pentru a reveni cu o potențială ofertă pentru un rol mai potrivit. 

 

Îți urăm succes în găsirea unui job potrivit și plin de satisfacție!

 

Cu drag/Cele bune/Gânduri bune, 

(NUME RECRUITER / NUME HR SPECIALIST, COMPANIE)

Email de acceptare a candidaturii pentru interviu 

Aici e mai simplu și plăcut. Ce trebuie să știi că-i preferabilă expedierea unui email decât efectuarea unui apel telefonic - or candidatul poate deschide oricând emailul și verifica ora sau locația, fără să umble cu notițe - cum ar fi în cazul unui telefon. 

Exemplu:

Subiectul emailul (ROLUL/JOBUL)

Bună, (PRENUME)

 

Ne-am bucurat să-ți recepționăm emailul pentru poziția de (JOBUL) și îți mulțumim pentru interesul manifestat.

 

Experiența și abilitățile tale sunt impresionante, de aceea îți comunicăm cu plăcere că ai fost acceptat pentru următoarea etapă a procesului de recrutare. Te invităm la un interviu (ONLINE / OFFLINE) cu (PERSOANA CU CARE VA AVEA LOC INTERVIUL) pe data de (ZIUA), la ora (ORA / INTERVALUL DE ORE). 

 

Acesta este link-ul pe Zoom pentru interviul online (DACĂ E ONLINE)

 

Adresa noastră este (ADRESA FIZICĂ - DACĂ E OFFLINE)

 

Așteptăm confirmarea valabilității tale la data și ora respectivă, iar dacă preferi să stabilim interviul pentru o altă zi sau oră, așteptăm cu drag precizările tale. 

 

Pe curând!

 

Cu drag/Cele bune/Gânduri bune, 

(NUME RECRUITER / NUME HR SPECIALIST, COMPANIE)

După această etapă urmează, de regulă, mult-temutul interviu: telefonic, online, offline. La unele poziții, faza de intervievare și testare se poate ramifica în interviuri tehnice, probe, testări, interviu cu echipa, cu managementul, etc. Pentru că fiecare companie poate avea un protocol diferit la această etapă și pentru că joburi diferite presupun emailuri diferite, nu ne vom opri prea mult aici. Vom trece direct la etapa finală, după ce a avut loc interviul propriu-zis și/sau etapele de mai sus. 

Emailuri de după interviu și/sau testare 

Și aici sunt 2 posibilități: fie candidatul a trecut cu brio de toate etapele, fie nu a trecut. În ambele cazuri e indicat (a se citi obligatoriu) să fie înștiințat candidatul, oricare ar fi decizia finală. 

Nota bene: Dacă candidatul a ajuns la una din etapele de mai sus, dar, din motive mai mult sau mai puțin clare, nu a continuat procesul de recrutare din propria inițiativă, se recomandă expedierea unui email. Indiferent care ar fi motivul (candidatul nu e mulțumit de oferta financiară / a primit o altă ofertă / candidatul pur și simplu nu a dorit să continuie), se expediază un email cu o mulțumire pentru timpul acordat și speranța că veți colabora pentru alt rol. 

Email de respingere după interviu. 

E descurajator pentru un candidat să nu primească feedback după finalizarea procesului de recrutare, mai ales când acesta a cuprins mai multe etape și a fost solicitant ca timp și resurse. Emailul de respingere în acest caz nu trebuie să sune de parcă candidatul a suferit un eșec, ci că, pur și simplu, nu v-ați sincronizat și că nu sunteți compatibili pentru a colabora. 

Exemplu:

Subiectul emailul (ROLUL/JOBUL)

Bună, (PRENUME)

 

Îți mulțumim pentru receptivitate și timpul oferit companiei noastre. Ne-a făcut plăcere să te cunoaștem și sperăm că a fost reciproc. 

 

Ne pare rău, însă, să te anunțăm că nu vom continua cu candidatura ta mai departe pentru funcția de (JOBUL). Ne-a bucurat entuziasmul și abilitățile tale, dar într-un final am decis să selectăm pe cineva cu care am simțit că avem o compatibilitate mai bună pentru acest rol (SAU ALTĂ MOTIVAȚIE A DECIZIEI ȘI FEEDBACK CONSTRUCTIV)

 

Decizia nu a fost una ușoară și sperăm să ne auzim pe viitor pentru alt rol în compania noastră. 

 

Îți urăm mult succes pe mai departe și colaborări minunate în viitor! 

 

Cu drag/Cele bune/Gânduri bune, 

(NUME RECRUITER / NUME HR SPECIALIST, COMPANIE)

Email final de acceptare pentru funcția respectivă. 

Aceasta e, evident, opțiunea pe care și-o doresc toți deopotrivă, un „win-win situation”. Recomandăm să lași entuziasmul să se vadă în email, pentru că asta-i confirmă candidatului că viitorii angajatori se bucură sincer că au găsit pe cineva potrivit pentru funcția deschisă. Emailul de confirmare finală poate fi însoțit, uneori, de o ofertă de muncă cu indicarea salariului, bonusurilor și altor aspecte ce țin de lucru nemijlocit. Aceste elemente, însă, sunt individuale pentru fiecare companie, de aceea mai jos vom oferi un exemplu standard de acceptare a candidaturii. 

Exemplu:

Subiectul emailul (ROLUL/JOBUL)

Bună, (PRENUME)

 

Îți mulțumim pentru receptivitate și timpul oferit companiei noastre. Ne-a făcut plăcere să comunicăm pe tot parcursul procesului de recrutare și sperăm că impresia a fost reciprocă. 

 

Am fost foarte impresionați de experiența, abilitățile și sugestiile tale despre domeniul nostru de activitate și vrem să te invităm cu drag să faci parte din compania noastră în funcția de (JOBUL). Te așteptăm, așadar, în echipa noastră începând cu data de (DATA ÎN CARE V-AȚI ÎNȚELES SĂ ÎNCEPEȚI LUCRUL).

 

Colegul/colega noastră (AICI FUNCȚIA PERSOANEI CARE SE OCUPĂ DE ACTE/CONTRACT DE MUNCĂ sau MANAGERUL DIRECT AL CANDIDATULUI) va lua legătura cu tine pentru a stabili detaliile necesare privind procesul de angajare. 

 

Îți mulțumim încă o dată pentru că ai aplicat la noi și ne bucurăm mult că am găsit un nou membru fain al echipei noastre!

 

Pe curând!

 

Cu drag/Cele bune/Gânduri bune, 

(NUME RECRUITER / NUME HR SPECIALIST, COMPANIE)

Sperăm că aceste sugestii și exemple îți vor fi de folos, iar noi o să-ți fim alături pe tot parcursul procesului de recrutare. delucru.md are o bază de peste 14.000 de CV-uri ale candidaților dornici de muncă, care cresc șansele să alegi oamenii potriviți pentru echipa ta. Succes la căutarea (și găsirea) specialiștilor valoroși!